Directive en matière de télétravail pour le PAT

  • Réf. 0349
  • Date de publication : 06/10/2021

Préambule
 

Par décision du 28 mai 2019 le Rectorat a décidé d’introduire la possibilité du télétravail régulier pour les membres du personnel administratif et technique afin de promouvoir des conditions de travail plus flexibles pour ses collaborateurs et collaboratrices. La présente directive a pour but de définir les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail régulier.

Dans le cadre de cette directive, il est important de rappeler que les principes fondamentaux du travail à l’Université de Genève sont :

  • La confiance : tout-e collaborateur/trice est respecté-e et considéré-e a priori comme honnête, responsable, engagé-e et motivé-e ;
  • Le service : tous et toutes travaillent pour les étudiant-es, la recherche, la communauté académique et la cité avec loyauté et dans l’intérêt général
  • La collaboration : tous et toutes travaillent dans une logique de collaboration, tant à l’interne qu’à l’externe ;
  • L’esprit d’initiative : l’esprit d’initiative de tous et toutes est encouragé au bénéfice de l’institution.
Article 1 - Champ d'application

La présente directive concerne le personnel administratif et technique (PAT) au bénéfice d’un engagement de durée déterminée ou indéterminée et quelle que soit la source de financement.
 

Article 2 - Définition
  1. Le télétravail, ou travail à distance, est défini comme l’exercice d’une activité professionnelle en tout ou en partie à distance, c’est-à-dire en dehors du lieu où le résultat du travail est attendu, grâce aux technologies de l'information et de la communication.1
  2. Ce mode d’aménagement du temps de travail permet à un membre du PAT d’effectuer une partie de son travail, en principe à son domicile ou, avec l’accord de sa hiérarchie, à un autre endroit.
  3. D’autres formes de télétravail peuvent être accordées exceptionnellement, comme par exemple le télétravail mobile (sans place de travail fixe) ou le télétravail collectif (collaboration de plusieurs personnes au même lieu du télétravail)
  4. La loi fédérale sur le travail à domicile n’est pas applicable au télétravail.
  5. Le passage au télétravail n’affecte pas le statut du/de la télétravailleur/euse.
     
Article 3 - Principes généraux
  1. Le télétravail peut être autorisé lorsque les conditions mentionnées ci-après sont cumulativement remplies :
    • Les activités découlant du cahier des charges comportent un degré élevé d’autonomie et la nature des tâches le permet ;
    • Le télétravail est organisé de manière à garantir en tout temps l’exécution des tâches et sa qualité, dans les délais impartis. Pendant le temps de télétravail, le/la
      collaborateur/trice est disponible et ne doit pas être sollicité-e par des tâches non professionnelles ;
    • Le télétravail n’altère pas le fonctionnement du service ou l’interaction avec les autres services ;
    • La présence physique au lieu de service ordinaire, ainsi que le contact direct avec la hiérarchie, les collègues, le public ou autres interlocuteurs/trices ne sont pas requis en permanence;
    • Le taux minimal d'occupation de la personne candidate au télétravail est un mi-temps.
  2. Le/la responsable hiérarchique décide de la faisabilité du télétravail sur un poste, et veille à une répartition équitable et fonctionnelle des jours de télétravail pendant la semaine
    parmi les membres de son équipe.
  3. Il n'existe aucun droit au télétravail et le principe du télétravail n'est pas un droit acquis.
  4. Le télétravail revêt un caractère volontaire de la part du membre du PAT comme de l'employeur-euse. Il est réversible de part et d'autre, moyennant un préavis d'un mois pour la fin d'un mois. Demeure réservé l'arrêt immédiat en présence de justes motifs. Une interruption temporaire est également possible en cas de panne technique (par exemple interruption persistante de la connexion Internet).
  5. En cas de révocation du télétravail, le/la supérieur-e hiérarchique garantit une place de travail en adéquation avec le cahier des charges de l'employé-e.
     
Article 4 - Conditions
  1. Le télétravail est au minimum d'une demi-journée par semaine et au  maximum du taux contractuel, soit deux jours si le taux de travail est de 100%. Les personnes travaillant à 90% qui souhaitent obtenir un temps de télétravail de deux jours par semaine, peuvent demander une dérogation (voir Annexe I).
  2. En cas de contraintes liées à la situation sanitaire, le télétravail s'exerce selon les prescriptions spécifiques de l'Université.
  3. Pour les collaborateurs/trices domicilié-es en France voisine, le télétravail exercé au lieu de résidence est possible jusqu'au 31 décembre 2021, date à laquelle prendra fin l'accord amiable provisoire du 13 mai 2020 entre la Suisse et la France concernant l'imposition des frontaliers et frontalières exerçant en télétravail à la suite des mesures prises dans le contexte de lutte contre le COVID-19. La situation sera ensuite réévaluée et les modalités de télétravail pour les frontaliers et frontalières suivront les accords en vigueur.
  4. Pour les collaborateurs/trices domicilié-es en France voisine de nationalité suisse, le télétravail reste possible au-delà du 31 décembre 2021.1
     
 Article 5 - Autorisation
  1. Le cadre du télétravail est fixé par un accord entre la personne concernée et son/sa supérieur-e hiérarchique selon le modèle d'accord en annexe. Dans cette perspective, la hiérarchie prendre en compte les éléments suivants :
    • La nature des tâches du collaborateur ou de la collaboratrice;
    • La sécurité des données traitées par celui-ci ou celle-ci;
    • L'organisation et l'effectif du service;
    • La nécessité de la présence physique du collaborateur ou de la collaboratrice à son poste de travail;
    • La fréquence et l'importance des contacts directs avec la hiérarchie, les collègues, les partenaires internes ou externes, les usagers/ères;
    • La possibilité concrète du collaborateur ou de la collaboratrice de mettre à disposition un espace de travail adapté ainsi que les outils informatiques et la téléphonie.
  2. Les directions de départements dans les facultés, de centres interfacultaires, de divisions et services administratifs sont compétents pour valider l'accord de télétravail entre un-e collaborateur/trice et son/sa responsable hiérarchique.
  3. Les ressources humaines reçoivent une copie de l'accord de télétravail signé et l'archivent dans le dossier du collaborateur ou de la collaboratrice.
  4. La division des systèmes d'information et de communication (DISTIC) établit les directives qui fixent les moyens et modalités techniques.
 
Article 6 - Modalités
  1. Les modalités du télétravail sont décrites dans l'accord signé par la personne concernée et son/sa supérieur-e hiérarchique.
  2. Une définition des missions faisant l'objet du télétravail oui des objectifs de travail concrets à atteindre durant une période déterminée sont définis entre le responsable et le collaborateur ou la collaboratrice, qui suivent ensemble régulièrement leur degré de réalisation.
  3. Sauf dérogation attribuée par le/la responsable hiérarchique, le transport de documents originaux, dossiers imprimés ou informatiques n'est pas autorisé au domicile. Les personnes concernées doivent pouvoir atteindre électroniquement depuis leur domicile tous les documents dont elles ont besoin, prévenant ainsi la perte possible de documents potentiellement sensibles.
  4. Lorsque l'organisation du service l'exige, notamment à l'occasion de séances requises par l'activité, ou pour pallier l'absence d'un-e collègue, la présence du/de la télétravailleur/euse sur le lieu de travail peut être requise un jour où il/elle effectue d'ordinaire du télétravail. Dans la mesure du possible, un préavis sera donné.
 
Article 7 - Organisation temporelle du travail
  1. La journée de travail correspond à 8 heures de travail. Sauf accord préalable de la hiérarchie, les heures supplémentaires ne sont pas autorisées.
  2. Le/la télétravailleur/euse est réputé-e accomplir le télétravail pendant les horaires usuellement pratiqués dans son service, les jours ouvrables durant lesquels il ne se rend pas sur son lieu de service.
  3. Excepté les cas où le/la collaborateur/trice assure un service de nuit ou les jours fériés, le télétravail ne devra pas être effectué de nuit, soit entre 20h00 et 06h00. Le cas échéant, le télétravail effectué de nuit ou les jours fériés ne donnera lieu à aucune indemnité ou compensation.
  4. Les dispositions applicables en matière d'annonce des incapacités de travail s'appliquent de la même manière durant le télétravail.
 
Article 8 - Espace de travail, outils de travail et matériel informatique, frais

                Espace de travail :

  1. Le/la collaborateur/trice veille à disposer d'un espace de travail, en principe à son domicile, qui garantit la confidentialité des données et lui permet de travailler sans dérangement.
  2. Il/elle veille à ce que les documents confidentiels ou ceux comportant des données personnelles soient rangés dans une pièce ou un meuble susceptible d'être fermé à clef et non accessible à des tiers.

    Outil de travail et ressources informatiques :
  3. En l'absence de connexion Internet stable, de matériel (ordinateur) et d'espace de travail appropriés, le télétravail ne peut pas être appliqué.
  4. Le/la collaborateur/trice bénéficie de l'accès sécurisé aux systèmes informatiques de l'Université de Genève, en particulier d'une authentification forte lui permettant l'accès à un poste virtuel VDI ou à une connexion réseau sécurisée VPN jusqu'au Système d'information de l'UNIGE. Il/elle bénéficie aussi de l'accès à sa ligne téléphonique professionnelle à travers l'application mise à disposition par l'Université.
  5. Dans la mesure où il/elle bénéficie du matériel de l'institution pour effectuer du télétravail, il peut lui être demandé une certaine flexibilité pour l'utilisation de sa place de travail dans les locaux de l'Université, par exemple de partager en alternance son bureau avec un ou une autre télétravailleur/euse après accord réciproque.
  6. En l'absence d'un ordinateur portable mis à disposition par l'entité, le/la collaborateur/trice est invité-e à mettre à disposition son équipement informatique privé.

    Frais :
  7. Aucune indemnité, ni remboursement de frais ne sont accordés pour la mise à disposition de l'espace de travail, du matériel personnel ainsi que pour la connexion informatique et l'usage du téléphone privé.
  8. Le petit matériel de bureau du service (papier pour imprimante par exemple) ou les supports fournis par le service pouvant servir à la sauvegarde des données informatiques peuvent être utilisés.
 
Article 9 - Santé et sécurité au travail
  1. Les accidents qui se produisent durant l'exécution du télétravail sont considérés comme des accidents professionnels.
  2. Le/la collaborateur/trice veille à ce que son espace de travail soit conforme aux règles  de sécurité, d'hygiène et d'ergonomie.

 
Article 10 - Secret de fonction et protection des données
  1. Le/la collaborateur/trice qui effectue du télétravail est responsable de la protection des données qu’il/elle traite. Il/elle s’engage à utiliser un mot de passe sur son ordinateur et à systématiquement utiliser les systèmes de sécurisation mis à disposition par l’Université de Genève, en particulier l’accès au poste de travail virtuel où les fichiers de travail sont stockés. Il/elle évite d’effectuer des copies de fichiers sur ses équipements informatiques privés : ordinateur, clef USB, disque dur externe, etc.
  2. Il/elle est soumis au secret de fonction également à l’égard des membres de sa  famille, de ses proches et des personnes qui partagent son espace de travail.
  3. Lorsque la convention de télétravail se termine ou lorsque les rapports de travail prennent fin, le/la télétravailleur/euse supprime tous les fichiers professionnels éventuellement copiés sur son ordinateur privé ainsi que les copies de sauvegardes faites sur d’autres médias (clés USB, disques durs externes etc…) qui lui appartiennent.
 
Article 11 - Management d'équipe en télétravail
  1. Le télétravail nécessite en général une communication active et un degré élevé de planification et de coordination interne pour que les processus internes continuent à fonctionner de manière optimale.
  2. L’organisation du travail suit le principe général du „management par objectifs“, conçu pour organiser le travail autour d’objectifs fixés ensemble par le responsable et ses collaborateurs/trices. Ainsi le/la responsable hiérarchique conduit son équipe en maintenant une communication souple et efficace qui permet d’échanger sur la production de résultats. Cette organisation du travail doit pouvoir s’appliquer équitablement à tous et toutes les collaborateurs/trices d’un même service qu’ils/elles soient en télétravail ou non.
  3. Le/la responsable hiérarchique vérifie régulièrement le degré de réalisation des objectifs. Le/la responsable hiérarchique ou le/la collaborateur/trice en accord avec son responsable peut exclure certaines tâches du télétravail.
  4. Une plateforme met à disposition des responsables et des employé-es, les outils nécessaires pour bien connaître leurs droits et devoirs respectifs, afin de gérer au mieux le télétravail.
 
Article 12 - Litiges

En cas de litige à propos de l’autorisation ou de l’organisation du télétravail, chacune des parties peut s’adresser soit à l’administrateur ou administratrice de son UPER/UER, soit à la Division RH via l’adresse: teletravail(at)unige.ch

 

Article 13 - Adoption
Cette directive a été adoptée par le Rectorat dans sa séance du 6 octobre 2021 et entre en vigueur le 6 octobre 2021.

 

1  Cf. Conséquences juridiques du télétravail, Rapport du Conseil fédéral du 16 novembre 2016 en réponse au postulat 12.3166 (Meier-Schatz), p. 7 ss. Cf. également GEISER, p. 565.

Annexe I

Taux de travail effectif Temps maximal hebdomadaire de télétravail (40%) Commentaires
< 50% 0 heure Pas autorisé
50% 8 heures (1 jr)  
60% 8 heures (1 jr)  
70% 11.2 heures (1.5 jr)  
80% 12 heures (1.5 jr)  
90%  14.4 heures (1.5 - 2 jrs) 2 jrs si dérogation
100% 16 heures (2 jrs)  

 


Version Objet de la modification Date de publication
1 Nouveau document 06.10.2021
Vérificateur/trice Aude Thorel (Directrice RH)
Approbateur/trice Didier Raboud ( Secrétaire général)

Dernières modifications : 08/12/2021