Conditions générales de mise à disposition et location des locaux universitaires

  • Réf. 0354
  • Date de publication : 12/05/2022

Conditions générales

L’Université de Genève est un établissement de droit public dédié à l’enseignement supérieur de base et approfondi, à la recherche scientifique fondamentale et appliquée et à la formation continue.

Afin de mener à bien ses missions, l’Université de Genève dispose de nombreux locaux qui lui sont mis à disposition par l’Etat de Genève, par des tiers ou dont elle est propriétaire.

Ces locaux comprennent notamment :

  • Des locaux ouverts à tout public (bibliothèques, cafétérias, auditoires lors de conférences publiques...), sous réserve de restrictions ;
  • Des locaux ouverts à la communauté universitaire uniquement ou à des tiers dans certains locaux (salle de cours, laboratoires, bureaux, infrastructures sportives ou culturelles,…) ;
  • Des locaux mis à disposition de la communauté universitaire ou à des tiers à titre exclusif incluant notamment les résidences universitaires et les salles mises en location.
     

Article 1 – Champ d’application

Les présentes conditions règlent la mise à disposition et la location des locaux universitaires.

En cas de mise à disposition ou en location de locaux universitaires sur du long terme, un contrat, qui en définit les modalités, est conclu entre l’Université de Genève et le tiers. Les présentes conditions générales ne sont pas applicables dans un tel cas.

Les règles spécifiques applicables à certains locaux universitaires ou édictées par les autorités sont réservées.

Les présentes conditions générales ne sont pas applicables aux résidences universitaires gérées par le Bureau des Logements de l’Université (BLOG) qui sont soumises à des règles particulières.
 

Article 2 – Définitions

Par locaux universitaires, il faut entendre tout bâtiment ou partie de bâtiment appartenant à ou mis à disposition de l’Université de Genève pour l’exercice de ses missions et/ou leurs abords immédiats gérés par l’Université de Genève, en particulier les salles de cours, les auditoires, les parties communes, etc.

Par mise à disposition, il faut entendre la mise à disposition de locaux universitaires sans contrepartie monétaire.

Par location, il faut entendre la mise à disposition de locaux universitaires à titre payant.


Article 3 – Principes généraux de mise à disposition ou location

La mise à disposition ou location de locaux universitaires est soumise à autorisation de l’Université de Genève qui prend notamment en compte les critères suivants pour l’attribution :

  • La disponibilité des locaux universitaires. A ce titre, les activités académiques et les autres activités organisées par l’Université de Genève sont prioritaires ;
  • La compatibilité des activités envisagées avec les missions de l’Université de Genève, la Charte d’éthique et de déontologie des Hautes Ecoles universitaire et spécialisée de Genève et la réglementation applicable au sein de l’institution, en particulier la directive sur l’utilisation des locaux de l’Université de Genève. Les activités exercées ne doivent pas être de nature à troubles les bonnes mœurs ou l’ordre public.

Le Rectorat de l’Université de Genève réserve certaines périodes à l’organisation de grands évènements, tels des congrès, des conférences ou des manifestations, il s’agit des semaines suivantes :

  • Semaine(s) précédant la reprise des cours en février ;
  • Semaine(s) suivant le lundi de Pâques ;
  • Semaines 26 à 34 (mi-juin à mi-août) ;
  • Semaine(s) précédant la reprise des cours en septembre.

Ces grands évènements peuvent être organisés en dehors de ces semaines avec l’accord du Rectorat.

La disponibilité des locaux universitaires mis à disposition ou en location, est visible sur la plateforme Mobilys.
 

Article 4 – Bénéficiaires

Les bénéficiaires de la mise à disposition ou de la location des locaux universitaires peuvent être des personnes morales ou physiques (ci-après : le/la Bénéficiaire).

La demande de mise à disposition ou location doit être remplie par le/la Bénéficiaire ou son/sa représentant-e dûment autorisé-e. Le/la signataire de la demande est solidairement responsable du respect des conditions applicables à la mise à disposition et à la location, du paiement de la facture de location et de toute dégradation commise par le/la Bénéficiaire.

Le/la Bénéficiaire doit remplir sa demande de mise à disposition et location de manière complète et véridique. Il/elle ne peut, en particulier, servir de prête-nom ou sous-louer les locaux universitaires à un tiers.

Le/la Bénéficiaire doit informer le service compétent de tout modification ultérieure des informations communiquées, en particulier en cas de changement d’adresse ou de représentant-e.

L’Université de Genève est en droit de demander toute information utile, notamment sur le/la Bénéficiaire et/ou l’activité envisagée avant de se déterminer. Elle peut exiger que le/la Bénéficiaire lui communique une adresse en Suisse.

Les Bénéficiaires doivent respecter les conditions d’utilisation des locaux universitaires, ainsi que toutes autres dispositions légales applicables.

Ils/elles doivent en outre respecter les horaires et la durée de location et de mise à disposition convenues, ainsi que la capacité des locaux universitaires.

Le/la Bénéficiaire doit s’informer des autorisations officielles éventuelles à obtenir pour l’organisation de son activité. Il/elle est seul-e responsable d’entreprendre les démarches pour les obtenir et de prendre en charge les éventuels frais en découlant.

Les membres de la communauté universitaire sont en outre soumis au respect des règles qui leur sont applicables de par leur statut, en particulier la Charte d’éthique et de déontologie des Hautes Ecoles universitaire et spécialisée de Genève.
 

Article 5 - Procédure de réservation

Les réservations s’effectuent directement auprès des personnes et/ou services compétents selon la répartition définie dans le tableau de répartition ou au moyen d’un formulaire disponible en ligne :

Réservation de courte durée :

Pour les locaux gérés par le Bureau des réservations des salles (BRS) :
-    Demande interne de réservation de salle
-    Demande externe de réservation de salle

Pour les locaux gérés par la Faculté de médecine :
-    Réservations des salles et auditoires universitaires du CMU et des HUG

Le/la Bénéficiaire doit indiquer dans sa demande s’il/si elle souhaite bénéficier de prestations supplémentaires, à savoir :

  • Une assistance technique ;
  • Une mise à disposition de mobilier ;
  • Un service de nettoyage ;
  • Un service de sécurité (obligatoire dans certains cas, voir article 5 « Mesures de sécurité ») ;  
  • Un service de traiteur ;
  • Un service d’impressions.

Le service compétent statue sur la demande de réservation conformément aux critères mentionnés à l’article 3 et transmet les demandes de prestations supplémentaires aux services concernés.

Les modalités d’accès aux locaux universitaires, notamment la remise de clé et/ou de passe, sont fixées par la personne et/ou le service compétent.

Lorsque des clés et/ou des passes sont confiés au/à la Bénéficiaire, il/elle s’engage à en faire usage et à les conserver avec tout le soin et la diligence nécessaire. Il/elle s’engage à ne pas les transférer et à déclarer immédiatement toute casse, perte ou vol.
 

Réservation de longue durée :

Une demande spécifique sera adressée au Service des bâtiments de l'Université de Genève.
 

Article 6 – Mesures de sécurité

Les mesures de sécurité en lien avec la location de locaux universitaires sont définies par le Service STEPS dans le cadre de la sécurité évènementielle.

Pour les évènements se déroulant à la Faculté de médecine, le/la Bénéficiaire doit s’adresser à la personne de contact indiquée lors de la réservation.

Un service de sécurité est obligatoire dans les cas suivants :

  • lors de l’utilisation des auditoires répertoriés sur le site du Service STEPS ;
  • après 18h du lundi au vendredi, un samedi, un dimanche ou un jour férié ou de fermeture de l’Université de Genève ;
  • pour tout évènement accueillant plus de 300 personnes.
     

Article 7 – Mise à disposition gratuite et tarifs de location

Mise à disposition gratuite

Les locaux universitaires sont mis à disposition gratuitement aux personnes et entités suivantes, pour autant que l’activité organisée par elles ne soit pas payante :

  • Collaborateurs/trices de l’Université de Genève dans le cadre de leur activité professionnelle ;
  • Associations reconnues ou enregistrées par l’Université de Genève dans le cadre de leurs activités associatives ;
  • Entités tierces avec lesquelles l’Université de Genève a conclu un accord de gratuité ;

Toute prestation supplémentaire fait l’objet d’une facturation aux tarifs usuels.
 

Tarifs de location

En dehors des situations visées ci-dessus, la mise à disposition des locaux est payante. Les tarifs de location sont disponibles en ligne.

Le prix global de la location est arrêté dans la confirmation de location. Toute prestation supplémentaire postérieure à cette confirmation est facturée au tarif susmentionné.

Les factures doivent être payées dans les 30 jours suivant leur réception.

Les mises à disposition de longue durée font l'objet d'une tarification spécifique au cas par cas.



Article 8 – Tarifs des prestations supplémentaires

Les tarifs des prestations supplémentaires sont fixés par l’Université de Genève ou par devis des services ou entités concernées. Les tarifs fixés par l’Université de Genève peuvent être modifiés en tout temps par cette dernière.

Le prix global des prestations supplémentaires est arrêté dans la confirmation de location. Toute prestation complémentaire postérieure à cette confirmation est facturée au tarif usuel.

Les factures doivent être payées dans les 30 jours suivant leur réception.
 

Article 9 – Restriction, suspension ou annulation de la mise à disposition ou location

L’Université de Genève se réserve le droit de restreindre, de suspendre ou d'annuler toute mise à disposition ou location sans aucune indemnité, ni remboursement du montant déjà payé si le/la Bénéficiaire transgresse une clause des présentes conditions ou une règle en lien avec la mise à disposition ou la location.

L’Université de Genève se réserve le droit de restreindre, de suspendre ou d'annuler toute mise à disposition ou location sans aucune indemnité en cas de justes motifs ou d’un cas de force majeure, notamment en cas de besoins universitaires prioritaires, travaux, manifestations officielles etc. Dans un tel cas, l’Université de Genève en avise le/la Bénéficiaire dans les meilleurs délais et pourra, sans garantie et dans la limite de ses possibilités, proposer une solution alternative. L’Université de Genève remboursera les montants déjà versés par le/la Bénéficiaire qui n’auront pas déjà été engagés de bonne foi par l’Université de Genève.


Article 10 – Conditions d’annulation par le/la Bénéficiaire

Le/la Bénéficiaire doit informer le service compétent de l’annulation d’une mise à disposition ou d’une location dans les meilleurs délais, par courrier recommandé ou par e-mail. Il incombe, le cas échéant, au/à la Bénéficiaire de prouver que l’annulation a bien été reçue par le service compétent.

Le/la Bénéficiaire peut annuler sa réservation, sans frais, jusqu'à 1 mois avant la date de mise à disposition ou de location.

Passé ce délai, les conditions d’annulation sont les suivantes :

  • Si l’annulation parvient au service compétent entre 15 jours et un mois avant la date de mise à disposition ou de location, une indemnité égale à 30% du prix global de la location (prestations supplémentaires comprises) est facturée au/à la Bénéficiaire ;
  • Si l’annulation parvient au service compétent dans les 15 jours avant la date de mise à disposition ou de location, la totalité du prix global de mise à disposition ou de location (prestations supplémentaires comprises) est facturée au/à la Bénéficiaire.


Article 11 – Communication et promotion de l’activité organisée

Toute communication et promotion de l’activité organisée au sein des locaux universitaires doit clairement indiquer qui est l’organisateur/trice de l’activité concernée.

La mention "L'Université de Genève est étrangère à l'organisation de cette manifestation ou activité" doit apparaître clairement sur toute affiche ou annonce promotionnelle de la manifestation ou activité en question.

Pour le surplus, la publicité au sein des locaux universitaires est réglée par la directive « Conditions générales d’utilisation des locaux de l’Université de Genève »

L’Université de Genève peut en revanche apparaître comme lieu de la manifestation en précisant notamment le nom du bâtiment et la localisation de l’espace et/ou du local concerné.

L’utilisation du logo de l’Université de Genève pour illustrer la communication et/ou la promotion de l’activité concernée est soumise à l’autorisation préalable du Service de communication: communication(at)unige.ch.

Lorsque l’activité organisée comprend l’accueil de personnalités politiques en fonction ou de personnalités dites « exposées », la directive « Annoncer la visite de personnalités « exposées » » est applicable.
 

Article 12 – Restitution des locaux universitaires

Le/la Bénéficiaire s’engage à restituer les locaux universitaires, ainsi que tout le mobilier emprunté, dans un état qui résulte d’un usage conforme. Il/elle doit s’assurer de la fermeture des locaux universitaires (porte, fenêtres, lumière,…) et de la remise en place du mobilier.

A cet égard, le/la Bénéficiaire est tenu-e d’informer la personne et/ou le service auprès de laquelle/duquel la réservation a été effectuée de tout dégât, dégradation ou salissure constaté ou causé dans les locaux universitaires ou sur le mobilier lors de la restitution des locaux universitaires.

Les clés et/ou passes confiés doivent être restitués dans les délais et selon les modalités fixées par la personne et/ou le service compétent en matière de réservation.

En cas de non-restitution dans les délais prescrits ou de perte des clés et/ou de passes, l’Université de Genève se réserve le droit de demander au/à la Bénéficiaire le remboursement des frais occasionnés par cette non-restitution ou cette perte.


Article 13 – Responsabilité

L’Université de Genève décline toute responsabilité en cas de perte, de vols et/ou de dégâts d’objets appartenant au/à la Bénéficiaire et/ou aux participant-es dans les locaux universitaires.

L’Université de Genève ne pourra être tenue pour responsable si le/la Bénéficiaire n’a pas fait les démarches nécessaires ou n’a pas obtenu les autorisations officielles pour la tenue de l’activité concernée.

Le/la Bénéficiaire est tenu-e responsable des dégâts causés de manière intentionnelle ou par négligence aux locaux universitaires, au matériel et au mobilier qui s’y trouve, de toutes nuisances disproportionnées et répond des actes des prestataires qu’il/elle a engagés. A cette fin, il/elle est tenu-e d’avoir ou de contracter, le cas échéant, toute assurance adéquate pour l’utilisation des locaux universitaires et la réalisation de l’activité concernée.

L’Université de Genève est en droit de facturer au/à la Bénéficiaire tous les frais de réparation, remplacement ou nettoyage supplémentaires qui auraient été causés en lien avec la location ou la mise à disposition des locaux universitaires au/à la Bénéficiaire.

Le/la Bénéficiaire est tenu-e de respecter les présentes conditions générales et toute la règlementation applicable à la mise à disposition et à la location. Le non-respect de ces conditions générales ou de la règlementation applicable peut entraîner des sanctions administratives, civiles et pénales, en particulier l’interdiction d’entrée dans les locaux universitaires, le retrait d’autorisation de mise à disposition ou de location et l’interdiction de demander une nouvelle mise à disposition ou location de locaux universitaires pour une durée fixe ou indéterminée.

Les dispositions particulières applicables aux membres de la communauté universitaire sont réservées.


Article 14 – Droit applicable et for

Pour tout litige en lien avec l’interprétation ou l’application des présentes conditions générales, le droit suisse est applicable et les tribunaux genevois sont compétents, sous réserve d’un recours au Tribunal fédéral.
 

Article 15 – Entrée en vigueur et modifications

Les présentes conditions générales entrent en vigueur le 12 mai 2022

Elles peuvent être modifiées en tout temps.


Version Objet de la modification Date de publication
1 Nouveau document 12.05.2022
Vérificateur/trice  
Approbateur/trice Didier Raboud (Secrétaire général)

 


Dernières modifications : 14/06/2022