Lorsque des membres de l'Université effectuent des prestations ou vendent des biens à des tiers, ils doivent préalablement obtenir l'accord du Décanat de leur Faculté. Celui-ci se prononce sur l'opportunité de la vente, il doit également s'assurer des modalités, de la tarification et de l'existence d'un système de contrôle interne. Enfin, les membres ou les entités de l'Université annoncent cette vente à l'antenne comptable concernée.

Il faut distinguer du point de vue comptable trois catégories de vente :

1. Les ventes au comptant
Il s'agit de biens ou de prestations vendus sur site avec un paiement immédiat, en principe par carte bancaire. Un décompte détaillé des ventes doit être tenu et présenté au service de la comptabilité. Par exemple, la boutique de l'Université, la vente de polycopiés.

2. Les ventes en ligne
Il s'agit de ventes à distance via un écran de saisie paramétré. Le paiement se réalise par carte bancaire. La comptabilisation de cette transaction est automatique.

3. Les ventes sur facturation
Selon la situation, l'antenne comptable peut décider d'effectuer elle-même la facturation ou de déléguer cette tâche à l'entité concernée.

3.1. Facturation centralisée au service de la comptabilité
L'entité remplit et signe la demande de facturation qu'elle envoie ensuite au service de la comptabilité. Dès réception, le service de la comptabilité :

• édite la facture et comptabilise le produit sur le fonds du titulaire,
• envoie au client ou au donneur d'ordre la facture,
• enregistre le paiement,
• le cas échéant, envoie un ou plusieurs rappels,
• assure le suivi des débiteurs douteux.

• L'entité concernée est en capacité de gérer son activité et possède un logiciel de facturation,
• L'activité est récurrente et spécifique,
• les risques de non paiement sont limités,
• la gestion du contentieux est maîtrisée,
• les compétences comptables de l'entité sont avérées.