Ouvrir et gérer un fonds institutionnel, un fonds générique

  • Réf. 0053
  • Date de publication : 06/01/2020

Les fonds sont classés en 3 catégories :

Les fonds étrangers

Il s'agit de fonds reçus de tiers envers lesquels l'Université a contracté des engagements :

  • FE Mandats de recherche
  • FEFN Mandats de recherche du FNS
  • FEUE Subvention Européenne
  • FEUS Subvention NIH
  • FEAS Subvention accordée par un tiers dans un domaine précis

Les fonds génériques

Il s'agit des fonds d'attente avant imputation budgétaire définitive :

  • FGEN Fonds génériques

Les fonds propres

Il s'agit de fonds pour lesquels l'Université n'a pas d'engagement particulier :

  • FPAU Fonds affectés par l'Université à la recherche
  • FPLU Fonds libres d'utilisation, regroupés au Rectorat
  • FPID Fonds pour l'innovation et le développement

Cette procédure s'applique uniquement aux fonds cités ci-dessus; les fonds "DIP" et "Investissements"ont d'autres règles.

A partir de CHF 20'000.--, il y a lieu d'ouvrir un nouveau fonds. En dessous de ce seuil, les montants reçus peuvent être comptabilisés dans un fonds existant (multi-baileurs), sauf si le bailleur exige un rapport financier. Dans le cadre d'une donation sans contrepartie, le montant doit être versé sur un fonds propre indépendamment du seuil de CHF 20'000.--.

Les collaborateurs des HUG qui ne sont pas membres du personnel de l'Université ne peuvent pas être titulaires d'un fonds institutionnel sauf pour le FNS.

Les activités accessoires des membres du corps enseignant ne donnent pas lieu à l'ouverture de fonds. Par activités accessoires, on entend que les activités exécutées par les membres du corps enseignant hors Université, en leur nom propre et sous leur propre responsabilité, selon la directive 0186 Activités accessoires des membres du corps enseignant.

Recteur-trice et vice-recteur-trice
Secrétaire général-e
Chef-fe de division
Chef-fe de service
Doyen-ne de faculté, directeur-trice d'institut et président-e d'école
Administrateur-trice de faculté, de section, d'institut et d'école
Directeur-trice de centre ou de département
Membre du corps professoral, chargé-e de cours, chargé-e d'enseignement, MER, collaborateur-trice scientifique, privat docent

Les personnes externes ayant des relations de recherche avec l'Université peuvent confier la gestion de leur fonds à un membre du personnel de l'Université mentionné dans le tableau ci-dessus.

Les professeurs honoraires ne peuvent en aucun cas être titulaires de fonds institutionnels.

Cas particulier

Lorsqu'un fonds spécifique est créé à l'occasion de l'organisation d'une conférence ou d'un séminaire, faisant suite à une subvention octroyée d'un bailleur (FNS ou autres), le responsable de ce fonds peut être un maître assistant.

Dès l'évènement terminé, l'éventuel solde doit être transféré et le fonds clôturé.

a) Mandats confiés à l'Université (FE)

Ces  fonds sont accordés par des organismes externes et sont destinés à financer des projets particuliers de recherche. En contrepartie, l'Université fournit des prestations (obligation de résultat).

b) Dons, legs ou subventions (FEAS)

Ces fonds sont accordés par des organismes externes sans obligation de contrepartie de la part de l'Université (obligation de moyens). Leur utilisation peut être précisée. Ces fonds sont la plupart du temps utilisés dans des projets de recherche.

Pour mémoire, il peut être précisé que toute ouverture de subvention, don et leg, est soumise aux règles émises dans la directive 0217  : Accepter des dons, legs et subventions. Leur acceptation est de la compétence des requérants, des doyens, du rectorat, selon leur montant.  Il en va de même pour la copie de la décision des requérants, des doyens, du rectorat, laquelle doit être jointe à la demande d'ouverture de fonds.

c) Recettes et dépenses liées à une activité fournie par l'Université (FPAU)

Les facultés et l'administration peuvent ouvrir des fonds pour enregistrer des recettes provenant de prestations internes à l'Université.

d) Subsides du Fonds national suisse (FEFN)

Conformément à l'article 8 de la loi fédérale sur la recherche "LR" et à ses propres statuts, le FNS accorde des subsides pour encourager la recherche scientifique. Il soutient tant la recherche libre que la recherche orientée. Toute personne physique est habilitée à déposer une requête auprès du FNS, pour autant qu'elle mène en Suisse des recherches scientifiques sans but commercial direct.

a) Ouverture

  • Pour l'ouverture de fonds hospitalo-universitaire, le nouveau fonds doit s'ouvrir dans l'institution où les ressources vont être principalement consommées pour réaliser les tâches et objectifs fixés par le bailleur.  Il y a ainsi lieu de se référer à la directive d'application HUG-UNIGE jointe à la présente, accompagnée du processus HUG-UNIGE (arbre de décision). Lorsque la personne habilitée en faculté de médecine veut ouvrir un fonds institutionnel, elle remplit le formulaire via la plateforme dédiée
  •  Lorsqu'une personne habilitée pour toutes les autres facultés veut ouvrir un fonds institutionnel, elle remplit et signe le formulaire Demande d'ouverture de fonds institutionnel ou annonce de versement de fonds.

Dans tous les cas, la formule finale doit parvenir au service de la comptabilité, accompagnée de tous les documents utiles : lettre d'acceptation pour les dons, les legs ou les subventions, convention, contrat et avenant pour les mandats.

Les montants et les échanciers de facturation aux bailleurs doivent être indiqués sur le formulaire d'ouverture de fonds.

Le titulaire de fonds peut nommer si nécessaire un second responsable de même niveau de fonction ayant la capacité de signer des contrats de travail.

Par sa signature, l'administrateur, le doyen ou le Rectorat assure que la procédure d'approbation de fonds a été respectée et que les contrats ont été signés par les personnes autorisées.

Le formulaire et les documents joints permettent au service de la comptabilité de valider l'ouverture du fonds, de classifier le fonds, de prélever ou pas la TVA et les Overheads et d'enregistrer la répartition budgétaire.

Dès la validation de l'ouverture du fonds, le service de la comptabilité

  • attribue un numéro de fonds,
  • crée les accès nécessaires pour la consultation du Web reporting,
  • établit une formule de délégation de signatures et l'envoie au titulaire de fonds qui doit la retourner munie des signatures des personnes autorisées,
  • enregistre le budget et comptabilise les recettes.

b) Règles de gestion

  • Lorsqu'un contrat lie un bailleur à l'Université, que la durée de la recherche est définie et que des rapports financiers sont demandés par le bailleur, le service de comptabilité ouvre un fonds "multi-annuel".
  • Lorsqu'il s'agit d'un contrat de mandat ou de recherche, celui-ci est contresigné par le Rectorat.
  • Le contrat contient dans tous les cas le montant alloué et les échéances de versement. Il n'y a pas de report en fin d'année civile, puisque ce type de fonds fonctionne indépendamment de l'exercice comptable.
  • Périodiquement et à la demande du bailleur, la comptabilité établit un rapport financier et le requérant est parfois amené à fournir un rapport scientifique.
  • Lorsqu'il n'y a pas de nécessité d'ouvrir un fonds "multi-annuel" (UNIGE), les fonds (UNIA) sont gérés par année civile et les soldes disponibles en fin d'exercice sont reportés l'année suivante sur la rubrique "Solde fonds".

c) Disposition particulière

  • En faculté des Sciences, un contrat de mandat ou de recherche, supérieur ou égal à CHF 20'000.--, doit être obligatoirement signé par le doyen de la Faculté avant contre-signature par le Rectorat.
     

Fonds national suisse (FEFN)

a) Ouverture

La gestion des fonds FNS se fait via le site MySNF mis en place par le fonds national pour les chercheurs et les services de gestion de subsides (SGS).

Le requérant :

  • soumet sa requête,
  • reçoit la "décision" d'une manière électronique par le FNS,
  • confirme au service de la comptabilité la date de début de subside,
  • effectue sa demande de "déblocage de subside",
  • fournit s'il y a lieu l'attestation sur les "principes d'éthique et directives concernant les essais sur les animaux",
  • fournit le document "confirmation de l'état du personnel".

Le service de la comptabilité :

  • ouvre le fonds et renseigne le numéro fourni par SAP, dans MySNF (N° SGS),
  • établit une formule de délégation de signatures et l'envoie au titulaire de fonds, lequel la retournera munie des signatures autorisées,
  • enregistre le budget et comptabilise les recettes.

b) Règles de gestion des fonds nationaux suisses

  • le budget accordé par le FNS doit être respecté,
  • tout transfert entre rubriques budgétaires doit être autorisé par le FNS dès CHF 20'000.--,
  • pour toute modification de salaire, le formulaire du FNS "Avis de mutation" doit être renseigné,
  • pour prolonger la durée d'un fonds, l'autorisation du FNS est indispensable,
  • les demandes de tranches sont établies par le service de la comptabilité,
  • à certaines échéances, le service de comptabilité établit un rapport intermédiaire ou final,
  • le requérant fournit un rapport scientifique final,
  • le FNS accorde un délai de six semaines pour la remise des deux rapports,
  • aucun prélèvement overhead n'est effectué.
  • il n'y a pas d'assujettissement à la TVA, excepté pour certains fonds comme les "décharges".

Fonds génériques

Il s'agit de fonds d'attente utilisés lorsqu'au moment de la commande du bien ou du service, le fonds qui est censé supporter la dépense n'est pas encore connu.

a) Ouverture

Les fonds génériques sont destinés uniquement aux titulaires de fonds possédant déjà au moins trois fonds (en comptant les fonds DIP). Dans ce cas, la personne remplit et signe le formulaire intitulé Demande d'ouverture de fonds générique.

b) Règles de gestion

Les fonds génériques ne peuvent pas être utilisés lors d'achats de biens immobilisables (appareils scientifiques, informatique, mobilier).

Chaque mois, le titulaire du fonds reçoit un relevé des achats payés avec le fonds générique. Il faut alors effectuer les transferts des dépenses sur les fonds appropriés. Ce travail peut être réalisé par le titulaire lui-même ou l'une des personnes figurant sur la liste des délégataires du fonds.

Autres règles de gestion pour type de fonds

a) Elaboration de factures

Seul le service de la comptabilité a la capacité d'émettre des factures au nom de l'Université.

Le titulaire doit transmettre une demande de facturation à l'antenne comptable qui se charge elle-même d'établir la facture, d'effectuer les rappels éventuels et de comptabiliser les encaissements.

En cas de litige, le titulaire du fonds peut faire une demande d'annulation de facture écrite motivée au service de la comptabilité. Si le montant de la facture à annuler est supérieur à CHF 10'000.-- cette demande est adressée directement au directeur financier.

b) Fonds déficitaires

Le titulaire du fonds doit s'assurer que les dépenses ne dépassent pas le budget alloué. Le cas échéant, il doit justifier le dépassement et entreprendre les démarches nécessaires afin de régulariser au plus tôt la situation.

Le titulaire doit être tout particulièrement vigilant lors de la signature de contrat de travail engageant des sommes importantes sur son budget.

Par ailleurs, il doit s'assurer que les versements des tranches correspondent bien à l'échéancier figurant sur le contrat de recherche.

Les titulaires de fonds qui partent à la retraite ne peuvent pas continuer à gérer leurs fonds. Ces fonds doivent être soit clôturés et les soldes transférés sur d'autres fonds de l'Université, soit mis au nom d'un nouveau responsable. Dans les deux cas, la Faculté doit au préalable donner son accord.

En cas de départ du titulaire dans une autre institution, la procédure 0218 Transfert de fonds institutionnels ou FN sur des comptes de tiers doit être appliquée.

Le titulaire souhaitant donner accès la consultation de ses comptes via Intranet remplit le formulaire Demande d'accès au WEB reporting et le fait parvenir au service de la comptabilité centrale.

c) Assujettissement à la TVA

Se référer au site de l'Administration fédérale des contributions.

d) Prélèvement de l'Overhead

Se référer à la procédure 0041 Prélever des overheads.


Version Objet de la modification Date de publication
13

Document contrôlé à jour en juillet 2022
Ajout d'un point c) intitulé disposition particulière pour la faculté des Sciences sous le chapitre "ouverture et règles de gestion des fonds"

06.01.2020
12 Ajout de l'ouverture de fonds hospitalo-universitaire avec une directive spécifique HUG-UNIGE et un processus HUG-UNIGE 21.11.2018
11 Précisions quant à l'acceptation d'une subvention, d'un don, d'un legs, selon le montant 05.03.2018
10 Création d'une plateforme spécifique pour les ouvertures de fonds en faculté de Médecine 22.12.2017
9 Désignation d'un second responsable de même niveau de fonction que le titulaire du fonds ayant la capacité de signer les contrats de travail 07.02.2017
8 Ajout d'un cas particulier pour les subsides FNS accordés aux HUG, ainsi que diverses modifications 12.05.2016
7 Ajout d'un cas particulier pour les maîtres assistants 21.12.2015
6 Actualisation des règles de gestion pour les fonds génériques 04.05.2015
5 Actualisation de la procédure suite à l'introduction du SI Engagement Achats 20.11.2014
4 Modifications introduites dans le formulaire de demande d'ouverture de fonds (catégorisation des fonds) 24.05.2013
3 Mise à jour complète de la procédure et des formulaires (collaborateurs des HUG ne sont plus autorisés à ouvrir des fonds, ajout d'un seuil CHF 20'000.-- pour ouvrir un fonds) 10.08.2012
2 Document contrôlé à jour en novembre 2011
Mise à jour du lien TVA
30.11.2010
1 Changement de système. Fait suite et remplace : F 10-72-01 : Demande d'ouverture de fonds institutionnel ou annonce de versement de fonds & P 10-72-01 : Ouverture et gestion d’un fonds 26.11.2009
Vérificateur/trice Roger Amoos (Chef du service de comptabilité)
Approbateur/trice Raphaël Ferrillo (Directeur de la DIFIN)

Dernières modifications : 18/07/2022