Les activités de l'Université de Genève bénéficient très fréquemment du soutien de tiers, de droit privé ou de droit public, sous la forme de dons, legs ou de subsides.

Le dénominateur commun de ces diverses contributions est l'absence de contrepartie en faveur du tiers : celui-ci ne peut ni exiger un droit de regard sur le déroulement des activités qu'il soutient, ni requérir l'utilisation à son profit des résultats de ces activités. Par conséquent, les mandats de service sont exclus de la présente directive ; ils sont soumis à la directive Conclusion des accords de collaboration en matière de recherche et des mandats de service.

Formellement, tout octroi d'un don, d'un legs ou d'un subside doit faire l'objet d'une procédure d'acceptation par l'Université. Cette étape permet avant tout de vérifier que les contributions offertes à l'Université de Genève respectent les valeurs de l'institution et, notamment, qu'elles ne portent pas atteinte à son indépendance.

La présente directive a ainsi pour but de déterminer les conditions d'acceptation des dons, des legs et des subsides, et de désigner les autorités et subdivisions compétentes pour accepter les contributions accordées.

Article 1 : Définitions

a) Contribution :
Aux fins de la présente directive, le terme de contribution désigne indifféremment les dons, les legs ou les subsides.

b) Cédant :
Toute personne, physique ou morale, de droit privé ou de droit public, suisse ou étrangère, octroyant à l'Université un don, un legs ou un subside.

c) Bénéficiaire/récipiendaire :
La bénéficiaire d'un don, d'un legs ou d'un subside est l'Université. Les récipiendaires sont en principe des collaborateur-trice-s de l'Université désigné-e-s en cette qualité par la cédante ou le cédant.

Lorsque celle-ci ou celui-ci désigne l'Université ou l'une de ses subdivisions en tant que telle, sans mention d'un-e collaborateur-trice particulière, le recteur ou la rectrice, respectivement le-la responsable de la subdivision concernée, est considéré-e comme récipiendaire au sens de la présente directive.
 

Article 2 : Conditions générales d'acceptation

1. L'examen des conditions d'acceptation a lieu au moment où le tiers informe l'Université de sa décision de lui apporter son soutien.

2. Quels que soient leur montant, les contributions sont acceptables lorsque les conditions suivantes sont remplies :

• L'identité de la cédante ou du cédant est connue, directement ou par un-e intermédiaire reconnu-e par l'Université.
• La qualité de don, de legs ou de subside est attestée dans un document qui peut prendre par exemple la forme d'une lettre de confirmation, d'un acte notarié ou d'une décision.
• La contribution vise le financement d'activités entrant dans le cadre des missions de l'Université.
• La contribution ne provient pas d'une personne, physique ou morale, dont la réputation ou les activités pourraient porter atteinte à l'image de l'Université.
• La contribution n'est pas soumise à des conditions ou des charges non admissibles au sens de l'article 3 de la présente directive.

3. La contribution ne doit pas provenir d'une activité illicite, ni constituer une manœuvre visant à influencer ou tromper les autorités fiscales, douanières ou judiciaires suisses ou étrangères. En cas de doute sur l'un de ces points, la contribution doit être refusée.
 

Article 3 : Admissibilité de conditions et/ou de charges

1. La cédante ou le cédant peut soumettre l'octroi d'une contribution au respect de conditions et/ou de charges, comme la transmission d'un rapport d'activité, la mention de son nom ou de son logo en cas de publications, ou le remboursement de la part d'un subside non utilisée par les récipiendaires.

2. Les conditions et les charges ne sont pas admissibles lorsque :

• elles sont susceptibles de porter atteinte à l'indépendance de l'Université ou de mettre en doute, aux yeux du public, cette indépendance ;
• s'agissant d'un don ou d'un legs, elles génèrent pour l'Université des frais qui dépassent la valeur de la contribution accordée par le cédant.

Article 4 : Principes

1. Sont soumises à la procédure d'acceptation prévue aux articles 6 et suivants toutes les contributions accordées à l'Université, pour autant qu'elles ne proviennent pas d'un organisme public mentionné à l'alinéa 2 ci-dessous.

2. Les fonds de recherche publics compétitifs font l'objet d'une procédure particulière décrite à l'alinéa3. Il s'agit notamment des fonds émanant des bailleurs suivants :

• l'Administration fédérale et ses programmes de financement de la recherche scientifique
• le Fonds national suisse de la recherche (FNS)
• Swissuniversities et ses programmes
• le Swiss Network of International Studies
• la Commission européenne, le Parlement européen et leurs divers programmes de financement de la recherche scientifique
• l'Organisation européenne de biologie moléculaire (EMBO) et la Conférence européenne de biologie moléculaire (EMBC)
• la Fondation européenne de la science (ESF)
• le réseau intergouvernemental EUREKA
• le Human Frontier Science Program (HFSP)
• le partenariat Innovative Medecines Initiative (IMI)
• le National Institute of Health (USA) et ses partenaires
• la National Science Foundation (USA)
• les agences nationales de recherche étrangères

3. Les récipiendaires d'un fonds de recherche public compétitif informent sans délai le Service Recherche de l'octroi du subside, et lui transmettent tout document requis par le bailleur de fonds pour évaluation. Le Service Recherche informe les récipiendaires de la suite du processus d'acceptation et des tâches spécifiques qui leur incombent. Il soumet tout document requis par le bailleur de fonds à la vice-rectrice ou au vice-recteur en charge de la recherche, ou à la rectrice ou recteur pour acceptation et signature.
 

Article 5 : Activités au-delà de l'âge de la retraite

Les collaborateur-trice-s de l'Université ne peuvent pas demander ou accepter une contribution pour une activité dont la durée dépasse l'âge de leur retraite, sans autorisation préalable du rectorat. La procédure est régie par la directive relative aux activités post-retraite des membres du corps professoral.
 

Article 6 : Compétences d'acceptation

1. Lorsque les conditions d'acceptation prévues par les articles 2 et 3 sont remplies, les contributions sont acceptées, selon leur valeur :

2. La contribution qui ne consiste pas en un versement d'une somme d'argent est estimée au plus près de sa valeur sur le marché. Elle est soumise au rectorat pour acceptation.

3. La contribution dont la valeur ne peut être estimée, est soumise au rectorat pour approbation.

4. Si la contribution est versée en plusieurs tranches, le cumul de celles-ci est pertinent pour la détermination de la compétence d'acceptation.

5. Lorsque la contribution a pour but le versement ultérieur, par l'Université, de bourses ou de prix, la compétence d'acceptation incombe au rectorat, quel qu'en soit le montant.
 

Article 7 : Annonce

1. Dès que les récipiendaires ont connaissance de l'octroi en leur faveur d'une contribution, quelle qu'en soit la valeur, ils-elles en informent immédiatement et concomitamment :

• le doyen ou la doyenne, ou le directeur ou la directrice du centre/institut interfacultaire concerné, en fonction de la subdivision dans laquelle l'activité soutenue va être réalisée ou, lorsque la contribution ne vise pas d'activité précise, en fonction de la subdivision à laquelle le récipiendaire est rattaché ;
• le service de la comptabilité

2. Les annonces sont accompagnées :

• d'une copie du document par lequel le cédant confirme l'octroi de la contribution et la nature de celle-ci,
• d'un résumé du projet financé,
• de tous autres éventuels documents permettant la vérification du respect des conditions des articles 2 et 3 et plus particulièrement de ceux attestant de la conformité aux règles éthiques en vigueur à l'Université et aux règles afférentes à l'expérimentation animale.

3. Lorsque la compétence d'acceptation revient au rectorat, le doyen ou la doyenne, ou le directeur ou la directrice du centre/institut interfacultaire, transmet les informations et documents reçus du récipiendaire à la Cellule de développement (cellule-developpement(at)unige.ch). Il-elle communique également le formulaire d'ouverture de fonds institutionnel ou d'annonce de versement de fonds et un courrier sollicitant l'autorisation de pouvoir accepter la contribution.

 4. Une fois la contribution dûment acceptée, le formulaire d'ouverture de fonds est complété par la DIFIN en vue d l'ouverture du fonds.
 

Article 8 : Déclaration d'acceptation

1. Une lettre de remerciement, adressée à la cédante ou au cédant, vaut confirmation de l'acceptation. Ce courrier est signé par l'autorité compétente au sens de l'article 6 al.1.

2. L'autorité compétente au sens de l'article 6 l'est également pour signer tout éventuel document requis par le cédant concernant l'octroi de la contribution.
 

Article 9 : TVA et prélèvement d'overhead par l'Université

1. Les contributions visées par la présente directive ne sont pas soumises au prélèvement de la TVA puisqu'aucune contrepartie n'est fournie au cédant.

2. Les dons et legs ne sont pas soumis au prélèvement d'un overhead. Les conditions de prélèvement de l'overhead sur les subsides sont fixées par la directive Prélever des overhead.

Article 10 : Information au rectorat

1. Les doyens ou les doyennes et les directeurs ou directrices de centres ou instituts interfacultaires remettent à la fin de chaque année civile au rectorat une liste des contributions acceptées en faveur de leur subdivision dont le montant est inférieur à 100'000 CHF.

2. La liste indique :

• la valeur de la contribution,
• l'identité de la cédante ou du cédant ou de sa-son représentant-e;
• le nom du-de la récipiendaire et de la structure dont il-elle dépend;
• l'intitulé du projet financé et sa durée;
• l'existence ou l'absence de documents signés conjointement par la cédante ou le cédant et par l'Université.

3. Le rectorat tient la liste de l'ensemble des contributions acceptées conformément à la présente directive.

4. Cette liste est rendue publique et mise à jour chaque année. Elle contient dans la règle les informations suivantes : le nom de la ou du bénéficiaire, la structure d'appartenance, le nom du donateur, le titre du projet, sa durée, le montant total octroyé et le versement annuel.

Article 11 : Sanctions disciplinaires

Toute collaboratrice ou tout collaborateur contrevenant à la présente directive s'expose à des sanctions disciplinaires.
 

Article 12 : Entrée en vigueur

La présente directive entre en vigueur le 15 juillet 2020.