Demander une avance pour déplacement ou repas, pour petite caisse et pour expérience (patient simulé)

  • Réf. 0047
  • Date de publication : 20/06/2019

Trois catégories d'avance sont distinguées, à savoir :
  • Les prestations fournies par des tiers doivent faire l’objet d’une facture envoyée aux bénéficiaires. Le règlement des factures s’effectue de préférence par virement bancaire hebdomadaire du service de la comptabilité de l’Université après que cette dernière ait réalisé tous les contrôles prévus notamment par la directive en matière de signature d’un contrat ou d’un accord au nom de l’Université (0069) ou par l’établissement d’un bon de commande sur Baseware (SIEA).
  • Lors de l’achat de prestations ou de service dans le cadre de ses activités professionnelles, un-e collaborateur-trice de l’Université peut être amené-e à effectuer des paiements avec sa carte de crédit personnelle. Dans ce cas, il faut rappeler que le service de la comptabilité rembourse le-la collaborateur-trice dans les 48 heures via e-banking, à condition que tous les justificatifs requis aient été joints à la demande de remboursement.
  • Le règlement de certaines factures ne peut pas toujours être réalisé par des moyens électroniques et via le workflow mis en place par le service de la comptabilité. L’Université peut alors octroyer une avance de trésorerie à l’un de ses collaborateurs-trices. Ces cas doivent toutefois être exceptionnels et les montants rester « marginaux » pour des raisons liées à la gestion des risques de vol pour le bénéficiaire de l’avance, de malversations ou de fraude pour l’Université.
  • Lorsqu'une expérience est réalisée dans le cadre d'un projet dont la gestion est confiée à l'Université, l'équipe de recherche chargée de ladite expérience convoque des personnes (patients simulés) ayant des caractéristiques bien définies nécessaires à la réalisation de l'expérience. S'agissant d'une participation unique, le "sujet d'expérience" est rémunéré sur place par le secrétariat du professeur, qui établit au préalable une demande d'avance de caisse.
  • La présente procédure détermine les règles de gestion (critères d’octroi, d’utilisation et de remboursement), ainsi que les contrôles prévus dans le cadre du système de contrôle interne.
  • La présente procédure ne s’applique :
Règles de gestion

Le service de la comptabilité est habilité à octroyer des avances dans le cadre défini ci-dessous.

Le cumul des avances est prohibé pour un-e même bénéficiaire. L’obtention de toute nouvelle avance est conditionnée par la régularisation de la précédente et son remboursement.

Critères d'octroi
  1. Le-la bénéficiaire doit justifier les raisons de la demande d’avance et fournir un budget estimatif au service de la comptabilité.
  2. Si le montant de l'avance est inférieur ou égal à CHF 3'500.--, la demande d'avance doit être signée par le responsable du fonds.
  3. Si le montant de l’avance est compris entre CHF 3'501.-- et CHF 5'000.--, la demande d’avance doit être contresignée par le-la supérieur-e hiérarchique direct-e du bénéficiaire au sens de la directive 0069 - Signature d’un contrat ou d’un accord au nom de l’Université .
  4. Si le montant de l’avance est supérieur à CHF 5'000.--, la demande d’avance doit être contresignée par le Doyen de la Faculté du bénéficiaire, par le Recteur pour les Doyens, les membres du Rectorat et les services rattachés, par les Vice-Recteurs pour l’administration centrale.
  5. Chaque dépense doit être conforme aux procédures en vigueur à l'Université.
  6. Le bien-fondé de la dépense est attesté par le-la bénéficiaire.
  7. Chaque dépense doit être légitimée par un justificatif original acquitté.
Remboursement et remise des justificatifs
Au plus tard deux semaines après le déplacement, les documents doivent parvenir au service de la comptabilité.
Contrôle

Au moment de l’octroi, le service de la comptabilité s’assure :

  1. de la pertinence de la demande (par exemple, utilisation de carte de crédit  impossible, pas de règlement sur facture),
  2. de la plausibilité de la prévision budgétaire,
  3. de l’existence de la couverture financière (solde budgétaire suffisant).

Au moment du remboursement, le service de comptabilité s’assure :

  1. du respect du délai de remboursement,
  2. de la présence des justificatifs de dépenses originaux acquittés,

Dans les cas d'écarts répétés aux procédures par un même bénéficiaire, la division comptabilité et gestion financière peut refuser toute nouvelle avance pour déplacement / repas et annoncer les cas au Rectorat (organe de surveillance).

En pratique, pour demander une avance
  • La demande d'avance est réalisée dans l'application SI Notes de frais.
  • Le-la demandeur-euse d'une avance pour un bénéficiaire insère dans l'application SI Notes de frais
    • Le nom du-de la bénéficiaire interne (ses coordonnées bancaires s'inscrivent automatiquement),
    • La date et la destination du voyage / déplacement / repas pour les avances liées au voyage / déplacement / repas,
    • Le fonds d'imputation des dépenses s'il est connu,
    •  Le montant de l'avance souhaitée.

Dans tous les cas, la somme demandée est virée sur le compte bancaire du bénéficiaire par le service de la comptabilité.

Exceptionnellement, avec l'aval du service de la comptabilité exclusivement, le-la bénéficiaire peut retirer l'avance en espèces à la caisse de l'Université. Pour cela, il doit se munir du formulaire "Avance" rempli, signé et approuvé via l'application SI Notes de frais. La personne qui reçoit dès lors l'argent signe une quittance de caisse.

En pratique, pour rembourser une demande
  • au plus tard deux semaines après la fin du voyage, le-la titulaire du fonds ou le-la bénéficiaire saisit dans SI-Notes de frais les dépenses qu'il a déboursées lors de son déplacement professionnel.
  • il joint à sa demande les justificatifs originaux acquittés.
  • S'il existe un solde en espèces, celui-ci doit être restitué à la caisse.

Lorsque le décompte a été vérifié, le service de la comptabilité enregistre le montant des dépenses dans le fonds du titulaire.

En cas de non restitution d'une avance au terme de l'échéance convenue, le service de la comptabilité prend contact avec le-la titulaire pour obtenir les justificatifs. Sans obtention de ces derniers, il est autorisé à débiter le fonds du montant de l'avance ou des dépenses et régularise ainsi l'avance due.

Formulaire et documentation en ligne via SI Notes de frais

Le formulaire est disponible en ligne .

La documentation Notes de frais (guide d'utilisation) est également disponible en ligne.

Règles de gestion

Les avances de petite caisse sont plafonnées à CHF 500.-- par avance.

Le cumul des petites caisses est prohibé pour un-e même bénéficiaire [1].

Critères d'octroi
  1. Lorsque le besoin est démontré (au minimum une opération par mois) pour des opérations qui ne peuvent être réalisées dans un flux ordinaire d'achat, une petite caisse est autorisée pour les seuls départements, avec au maximum une petite caisse par département. Avec le préavis favorable du service de la comptabilité, le chef de la division comptabilité et gestion financière peut accorder des dérogations mais ces dernières doivent faire l’objet d’une justification par le demandeur.
  2. Un-e responsable de la petite caisse est identifié-e et ses coordonnées sont communiquées au service de la comptabilité.
  3. Les liquidités avancées doivent être déposées dans un endroit sûr dont l’accès est exclusivement réservé au responsable de la petite caisse.
  4. Chaque dépense doit être conforme aux procédures en vigueur à l'Université.
  5. Le bien-fondé de la dépense est attesté par l’utilisateur-trice.
  6. Chaque dépense est légitimée par un justificatif original acquitté.
Régularisation et remise des justificatifs
  1. Tous les six mois, le service de la comptabilité demande au responsable de fournir les pièces justificatives pour permettre leur enregistrement dans la comptabilité de l’Université.
  2. Le réapprovisionnement ne peut être réalisé que si la remise des justificatifs a été effectuée et que la réconciliation du solde est concluante.
  3. De plus, le service de la comptabilité vérifie que le montant de la nouvelle demande d'avance n'excède pas de façon significative l'utilisation habituelle de la petite caisse.
Contrôle
  1. Un journal de caisse doit être tenu par le responsable de la petite caisse sur une base systématique. Au minimum sur une base mensuelle, la réconciliation des mouvements et du solde doit être réalisée par le responsable, visée et conservée (contrôle de premier niveau).
  2. Lors du réapprovisionnement de la petite caisse, le service de la comptabilité vérifie le décompte des dépenses (supervision des contrôles).
  3. En tout temps, le service de la comptabilité se réserve le droit de contrôler le solde de la petite caisse, les justificatifs de dépenses et l'endroit où les liquidités sont déposées (contrôle de deuxième niveau). Le service de la comptabilité effectue semestriellement ce type de contrôle.
En pratique, pour demander une avance de petite caisse
  • Le demandeur d'une avance pour un bénéficiaire remplit et signe le formulaire "demande d'avance pour petite caisse ou pour expérience".
  • Muni du formulaire, le titulaire ou le bénéficiaire peut retirer l'avance en espèces à la caisse de l'Université, rue Général-Dufour 24, bureau 205, 2ème étage.
  • La personne qui reçoit l'argent signe une quittance de caisse.
Règles de gestion
Le secrétariat du-de la Professeur-eure vient à la caisse de l'Université muni du formulaire "demande d'avance" rempli et signé par le-la titulaire du fonds.
Critères d'octroi
  1. Seul-e le-la titulaire d'un fonds ou de centre financier peut demander une avance pour expérience (patient simulé).
  2. Le-la bénéficiaire est la personne qui distribue les sommes aux "patients-es simulés-es" de la recherche.
  3. Chaque paiement est justifié soit par une quittance soit par un décompte global signé par chaque participant-e.
  4. Le bien-fondé de la dépense est attesté par le-la bénéficiaire, lequel fournit un budget estimatif au service de la comptabilité.
Régularisation et remise des justificatifs
Dès que la recherche se termine mais au plus tard une semaine après la fin de l'expérience, les justificatifs sont remis en mains propres à la caisse de l'Université s'il y a un solde. Dans le cas contraire, les justificatifs sont envoyés par courrier interne à la caisse de l'Université.
Contrôle

Le service de la comptabilité s'assure :

  1. Au moment de l'octroi, de la couverture financière (solde budgétaire suffisant);
  2. Lors du retour des justificatifs, des signatures et du solde éventuel concordant avec le décompte.

Dans le cas d'écarts répétés aux procédures par un même bénéficiaire, la division comptabilité et gestion financière peut refuser toute nouvelle avance et annoncer les cas au Rectorat (organe de surveillance).

En pratique, pour demander une avance pour une expérience (patient simulé)
  • La demande d'avance est réalisée sur le formulaire intitulé "demande d'avance".
  • Muni du formulaire rempli et signé, le-la titulaire ou le-la bénéficiaire retire l'avance à la caisse de l'Université, rue Général-Dufour 24, bureau 205, 2ème étage.
  • La personne qui reçoit l'argent signe une quittance de caisse.
En pratique, pour régulariser une avance pour une expérience (patient simulé)
  • Une semaine après la fin de la recherche, le-la titulaire du fonds ou le-la bénéficiaire envoie par courrier interne le décompte concernant l'avance avec tous les justificatifs.
  • S'il existe un solde en espèces, celui-ci doit être restitué à la caisse.
  • Lorsque le décompte a été vérifié, le service de la comptabilité enregistre le montant des dépenses dans le fonds du-de la titulaire.

En cas de non remboursement d'une avance au terme de l'échéance convenue, le service de la comptabilité est autorisé à débiter le fonds du montant de l'avance et prend contact avec le-la titulaire pour obtenir les justificatifs. Sans obtention de ceux-ci, il est autorisé à débiter le fonds du montant de l'avance ou des dépenses et régularise ainsi l'avance due.


Version Objet de la modification Date de publication
7 corrections mineures de sémantique 20.06.2019
6 Modification de la procédure et séparation des thématiques (déplacement et repas, petite caisse, expérience patient simulé)            13.03.2018
5 Clarification du texte 08.09.2016
4 Document contrôlé à jour en juin 2014
Ajustement des liens du formulaire
26.05.2011
3 Corrections de forme de la directive et de son formulaire 03.05.2011
2 Actualisation de la directive et refonte complète 11.04.2011
1 Changement de système. Fait suite et remplace : F 10-50-04 : Demande d'avance & P 10-40-17 : Avances 25.03.2010
Vérificateur/trice Roger Amoos (Chef du service de comptabilité)
Approbateur/trice Raphaël Ferrillo (Directeur de la DIFIN)

Dernières modifications : 21/11/2022