Le service de la comptabilité est habilité à octroyer des avances dans le cadre défini ci-dessous.

Le cumul des avances est prohibé pour un-e même bénéficiaire. L’obtention de toute nouvelle avance est conditionnée par la régularisation de la précédente et son remboursement.

1. Le-la bénéficiaire doit justifier les raisons de la demande d’avance et fournir un budget estimatif au service de la comptabilité.
2. Si le montant de l'avance est inférieur ou égal à CHF 3'500.--, la demande d'avance doit être signée par le responsable du fonds.
3. Si le montant de l’avance est compris entre CHF 3'501.-- et CHF 5'000.--, la demande d’avance doit être contresignée par le-la supérieur-e hiérarchique direct-e du bénéficiaire au sens de la directive 0069 - Signature d’un contrat ou d’un accord au nom de l’Université .
4. Si le montant de l’avance est supérieur à CHF 5'000.--, la demande d’avance doit être contresignée par le Doyen de la Faculté du bénéficiaire, par le Recteur pour les Doyens, les membres du Rectorat et les services rattachés, par les Vice-Recteurs pour l’administration centrale.
5. Chaque dépense doit être conforme aux procédures en vigueur à l'Université.
6. Le bien-fondé de la dépense est attesté par le-la bénéficiaire.
7. Chaque dépense doit être légitimée par un justificatif original acquitté.

Au plus tard deux semaines après le déplacement, les documents doivent parvenir au service de la comptabilité.

Au moment de l’octroi, le service de la comptabilité s’assure :

1. de la pertinence de la demande (par exemple, utilisation de carte de crédit  impossible, pas de règlement sur facture),
2. de la plausibilité de la prévision budgétaire,
3. de l’existence de la couverture financière (solde budgétaire suffisant).

Au moment du remboursement, le service de comptabilité s’assure :

1. du respect du délai de remboursement,
2. de la présence des justificatifs de dépenses originaux acquittés,

Dans les cas d'écarts répétés aux procédures par un même bénéficiaire, la division comptabilité et gestion financière peut refuser toute nouvelle avance pour déplacement / repas et annoncer les cas au Rectorat (organe de surveillance).

Les avances de petite caisse sont plafonnées à CHF 500.-- par avance.

Le cumul des petites caisses est prohibé pour un-e même bénéficiaire [1].

1. Lorsque le besoin est démontré (au minimum une opération par mois) pour des opérations qui ne peuvent être réalisées dans un flux ordinaire d'achat, une petite caisse est autorisée pour les seuls départements, avec au maximum une petite caisse par département. Avec le préavis favorable du service de la comptabilité, le chef de la division comptabilité et gestion financière peut accorder des dérogations mais ces dernières doivent faire l’objet d’une justification par le demandeur.
2. Un-e responsable de la petite caisse est identifié-e et ses coordonnées sont communiquées au service de la comptabilité.
3. Les liquidités avancées doivent être déposées dans un endroit sûr dont l’accès est exclusivement réservé au responsable de la petite caisse.
4. Chaque dépense doit être conforme aux procédures en vigueur à l'Université.
5. Le bien-fondé de la dépense est attesté par l’utilisateur-trice.
6. Chaque dépense est légitimée par un justificatif original acquitté.

1. Tous les six mois, le service de la comptabilité demande au responsable de fournir les pièces justificatives pour permettre leur enregistrement dans la comptabilité de l’Université.
2. Le réapprovisionnement ne peut être réalisé que si la remise des justificatifs a été effectuée et que la réconciliation du solde est concluante.
3. De plus, le service de la comptabilité vérifie que le montant de la nouvelle demande d'avance n'excède pas de façon significative l'utilisation habituelle de la petite caisse.

1. Un journal de caisse doit être tenu par le responsable de la petite caisse sur une base systématique. Au minimum sur une base mensuelle, la réconciliation des mouvements et du solde doit être réalisée par le responsable, visée et conservée (contrôle de premier niveau).
2. Lors du réapprovisionnement de la petite caisse, le service de la comptabilité vérifie le décompte des dépenses (supervision des contrôles).
3. En tout temps, le service de la comptabilité se réserve le droit de contrôler le solde de la petite caisse, les justificatifs de dépenses et l'endroit où les liquidités sont déposées (contrôle de deuxième niveau). Le service de la comptabilité effectue semestriellement ce type de contrôle.

Le secrétariat du-de la Professeur-eure vient à la caisse de l'Université muni du formulaire "demande d'avance" rempli et signé par le-la titulaire du fonds.

1. Seul-e le-la titulaire d'un fonds ou de centre financier peut demander une avance pour expérience (patient simulé).
2. Le-la bénéficiaire est la personne qui distribue les sommes aux "patients-es simulés-es" de la recherche.
3. Chaque paiement est justifié soit par une quittance soit par un décompte global signé par chaque participant-e.
4. Le bien-fondé de la dépense est attesté par le-la bénéficiaire, lequel fournit un budget estimatif au service de la comptabilité.

Dès que la recherche se termine mais au plus tard une semaine après la fin de l'expérience, les justificatifs sont remis en mains propres à la caisse de l'Université s'il y a un solde. Dans le cas contraire, les justificatifs sont envoyés par courrier interne à la caisse de l'Université.

Le service de la comptabilité s'assure :

1. Au moment de l'octroi, de la couverture financière (solde budgétaire suffisant);
2. Lors du retour des justificatifs, des signatures et du solde éventuel concordant avec le décompte.

Dans le cas d'écarts répétés aux procédures par un même bénéficiaire, la division comptabilité et gestion financière peut refuser toute nouvelle avance et annoncer les cas au Rectorat (organe de surveillance).