La présente directive vise à préciser les compétences en matière de signature des collaborateurs de l’Université lorsque, dans le cadre de leur fonction universitaire, ils passent une commande ou concluent un contrat ou un accord avec un tiers au nom et pour le compte de l’institution.

Elle s’applique, en particulier, dans les domaines suivants :

• contrats d’achat de biens et services,
• accords de confidentialité,
• contrats de licence,
• accords de transfert de matériel (MTA).

Elle ne s’applique pas :

• aux contrats conclus en son nom et sous sa propre responsabilité par un membre du corps enseignant dans le cadre d’activités accessoires ou extérieures,
• aux décisions ou mesures prises par un membre du personnel au nom de l’Université ou d’une Faculté et agissant dans le cadre de la puissance publique (par exemple un doyen prononçant une décision d'élimination),
• à la signature des diplômes,
• aux accords de collaboration en matière de recherche et aux mandats de service, lesquels sont régis sont par une directive spécifique.

1. Le recteur dispose du pouvoir général de conclure tout contrat ou tout accord avec un tiers au nom et pour le compte de l’Université.
Il conserve ce pouvoir indépendamment des délégations de signature consenties par le Rectorat en application de la présente directive.

2. Seul le recteur bénéficie d’une compétence générale avec signature individuelle.
Chaque vice-recteur est compétent pour engager l’institution avec signature individuelle dans ses domaines d’attribution (recherche, enseignement et formation, gestion du personnel…) et le secrétaire général dans les cas mentionnés au chapitre 3 chiffre 1.

3. Par l’adoption de la présente directive, le Rectorat délivre un pouvoir de signature collective à deux aux personnes exerçant les fonctions ou responsabilités suivantes:

• vice-recteur (dans les autres domaines que ceux dont il a la charge),
• doyen de faculté (y. c. président d’école),
• secrétaire général,
• administrateur de faculté,
• directeur de la division,
• vice-doyen de faculté,
• président de section,
• directeur de département,
• chef de service,
• responsable de programme plurifacultaire et directeur de centre interfacultaire,
• professeur, à l’exception du professeur invité,
• administrateur de section,
• responsable de recherche,
• titulaire d'un fonds,
• responsable de centre financier.

La compétence ainsi conférée ne peut s’exercer que dans le cadre strict de la fonction exercée par l’intéressé. Ainsi, à titre d’exemple, les doyens ou vice-doyens sont compétents pour signer les actes relevant de leur subdivision, les administrateurs de section pour les engagements liés au fonctionnement de la section selon leur cahier des charges et les professeurs pour les engagements liés à leurs activités d’enseignement, de recherche et de service, telles que prévues dans leur cahier des charges.

4. Pour les autres collaborateurs de l’Université, un pouvoir de signature spécifique peut leur être consenti par procuration écrite du recteur. Cette délégation peut se limiter à la signature d’un acte particulier (délégation de signature) ou s’étendre à des engagements de même nature sur une période donnée (procuration).
Un pouvoir de signature spécifique peut également être consenti à une tierce personne par procuration écrite du recteur, si les circonstances le justifient. Cette délégation sera toujours limitée à la signature d’un acte particulier.

5. Par notification écrite, le recteur peut restreindre ou interdire l’exercice du pouvoir de signature conféré par la présente directive à tout membre du personnel ou par le biais d’un pouvoir de signature spécifique.

6. Dans le cadre d'achat de biens ou services uniquement, les collaborateurs titulaires d'un fonds peuvent déléguer leur pouvoir à un autre collaborateur de l'Université. Les délégataires ne peuvent déléguer à leur tour leur pouvoir (pas de délégations en cascade).
Le signataire ayant délégué son pouvoir (signataire d'origine) ne peut contresigner l'engagement pris par son délégataire. Dans le cas spécifique d'un titulaire de fonds, le contresignataire sera toujours le responsable hiérarchique du titulaire de fonds, à savoir le responsable du centre financier.

 7. Avant la signature de tout acte générant des droits et/ou obligations pour le compte de l’Université, le signataire, qu'il soit d'origine ou délégataire, doit s'assurer que : doit s’assurer  que :

1. l’engagement répond à un besoin de l’Université et s'inscrit dans les missions d'enseignement, de recherche et de service de l'Université (pertinence de la dépense),
2. le prix prévu n'est pas supérieur à celui du marché (économicité),
3. le financement est acquis (disponibilité budgétaire),
4. les termes et clauses de l’acte à signer correspondent à l’état actuel des négociations,
5. les termes et clauses décrivent clairement les droits et obligations de chacune des parties,
6. les termes et clauses respectent les lois et les règlements ainsi que les directives de l’Université (en particulier la loi sur l’Université et le règlement cantonal sur la passation des marchés publics),
7. les termes et clauses permettent une évaluation pertinente des risques associés à l’engagement contractuel de l’Université. Les contrats doivent comporter une clause d’élection de for à Genève et d’assujettissement du contrat au droit suisse. Dans des cas de rigueur, une dérogation à ces exigences peut être accordée par le responsable du secteur des affaires juridiques de l’Université.

Dans les cas où la présente directive exige une signature collective à deux, le contresignataire procède à sa propre évaluation des points a) à g). S’il s’estime insuffisamment renseigné pour procéder valablement au contrôle requis, le contresignataire réclame les précisions nécessaires au signataire. A défaut de réponse satisfaisante, il refuse la signature.
En cas de besoin, l’avis du secteur des affaires juridiques est sollicité.

8. Le contrôle opéré par le contresignataire se fait préalablement à la conclusion de l’engagement pris au nom de l’institution et non à réception de la facture afférente.
Aucun engagement au nom de l'Université ne peut être contresigné par un membre du personnel ayant un lien de parenté avec le signataire (cf. 0065 : Rapports de travail entre membres du personnel ayant des liens de parenté).

9. En apposant leur signature, le signataire (d'origine ou délégataire) et le contresignataire confirment également ne pas avoir de conflit d’intérêt (que ce soit financier, parental ou autre) s’opposant à ce qu’il représente l’Université dans le cadre dudit engagement.

10. Chaque collaborateur au bénéfice d’une signature collective à deux désigne un autre collaborateur autorisé à signer à sa place, en qualité de signataire ou de contresignataire, en cas d’absence d’une certaine durée (vacances, voyages, maladie…). La personne désignée doit se situer à un niveau de responsabilité comparable à celui du collaborateur qu’elle est amenée à remplacer. Le supérieur hiérarchique direct « de compétence » avalise le choix de la personne désignée. Toute autre délégation n’est pas autorisée, (sous réserve des règles spécifiques de délégations prévues au chiffre 6 en matière d'achat de bien et services).
Les collaborateurs au bénéfice d’un pouvoir de signature spécifique au sens du chiffre 4 du chapitre II ne sont pas autorisés à déléguer à leur tour le pouvoir de signature consenti.

11. Les professeurs autorisés par le rectorat à poursuivre leurs activités de recherche au-delà de l’âge de la retraite et, dans ce cadre, à gérer des fonds de l’Université (DIP ou institutionnels) doivent requérir la contresignature du doyen de la faculté ou du directeur de l'UER à laquelle ils appartenaient.

Le tableau récapitulatif, figurant en annexe à la présente directive, indique quels sont les collaborateurs habilités à conclure un engagement au nom de l’Université, en qualité de signataire et de contresignataire, et ce en fonction du type de contrat ou d’accord envisagé.

1. Achats de biens et services

Jusqu'à un montant de CHF 5'000,-- (hors taxe)  l'achat de biens et services peut-être effectué par chaque collaborateur de l'Université détenteur d'une signature individuelle, d'une signature collective à deux ou au bénéfice d'une délégation pour les fonds concernés.

Mode de signature pour la passation d'une commande ou la conclusion d'un contrat :

• individuelle si la valeur du marché est inférieure ou égale à CHF 5'000.-- (hors taxe) en cas d’achat de biens ou services,
• collective à deux si la valeur du marché est supérieure à CHF 5'000.-- (hors taxe) en cas d’achat de biens ou services, avec contre-signature du supérieur hiérarchique direct de compétence ou du responsable du centre financier. Sont réservées la signature individuelle du recteur, du vice-recteur en charge du domaine concerné et du secrétaire général.

Disposition particulière

• Si la valeur présumée d’un marché de biens excède CHF 100’0000.--, respectivement CHF 150'000.-- pour un marché de services, l’adjudication de gré à gré n’est en principe pas autorisée. La procédure d’acquisition est fixée dans le règlement cantonal sur la passation des marchés publics (L 6 05.01). (Mémento 0192).
• Achats de documents et d'abonnements via le système Alma par les bibliothécaires  :
  • Jusqu'à un montant de CH 5'000.-- (hors taxe), l'achat de documents et abonnements peut être effectué par les bibliothécaires qui disposent d'un profil spécifique pour cette activité.
     

Non respect de la directive
Lorsque l’achat de biens et services a été effectué de manière non conforme à la présente directive, notamment en dehors du SI Engagement/Achats, la facture est retournée à son fournisseur et son paiement est bloqué.

2. Accords de collaboration en matière de recherche et mandats de service

Les règles à respecter lors de la négociation et la signature d’accords de collaboration en matière de recherche et de mandats de service sont fixées dans la directive sur la signature des accords de collaboration en matière de recherche et des mandats de service. Sont régis par cette directive spécifique, les engagements répondant aux définitions suivantes :

• Accords de collaboration en matière de recherche : tout accord entre l’Université et un tiers, lorsque le tiers et l’Université disposent de compétences dans des domaines identiques, similaires ou complémentaires et qu’ils s’accordent pour les mettre en commun dans le cadre de la réalisation d’un projet de recherche.
• Mandats de service : tout accord impliquant un projet réalisé exclusivement ou principalement dans l’intérêt du tiers. Des compétences et l’infrastructure scientifique de l’Université sont mises à contribution et le tiers sollicite une prestation définie, notamment en matière de recherche ou d’enseignement (exemples : expertises, conseil, tests, mesures, analyses).

3. Accord de coopération

Un accord de coopération est un accord entre l’Université ou l’une de ses subdivisions et une institution publique tierce telle qu’une université ou une organisation gouvernementale pour le développement d’activités académiques. Sont notamment des accords de coopération, la participation dans des programmes financés par l’Etat, l’adhésion à des organisations interuniversitaires ou des accords portant sur la mobilité des étudiants ou encore la création de filières de formation.
En cas de besoin, l’avis du secteur des affaires juridiques et/ou du service des relations internationales est sollicité.

Mode de signature : collective à deux, avec la réserve de la signature individuelle du recteur et du vice-recteur en charge du domaine concerné.

4. Accords de confidentialité et contrats en matière de propriété intellectuelle

• Accord de confidentialité en cas de divulgation de données confidentielles : l’accord de confidentialité règle les obligations de la partie à laquelle un bien immatériel et/ou des données confidentielles sont divulgués. En outre, l’accord fixe la durée de la clause de confidentialité et les sanctions en cas de violation. Un accord de confidentialité peut être inclus dans un autre type de contrat. Dans ce cas, il faut appliquer les règles prévues en matière de signature d’accords de confidentialité.
• Contrat de licence : le contrat de licence est le contrat par lequel l’Université cède, en sa qualité de titulaire de droits de propriété intellectuelle, certains droits à un tiers, tout en gardant la propriété intellectuelle. L’accord doit principalement définir les droits de jouissance, par exemple droit d’usage, droit d’exploitation, territoire de vente, déterminer l’ampleur de la licence, régler les questions de responsabilité et fixer le montant des redevances. Il convient d’adapter le contrat de licence aux exigences du cas d’espèce.
• Cession de droits de propriété intellectuelle : l’accord de cession d’un droit de propriété intellectuelle est un contrat par lequel l’université cède à un tiers (personne physique, morale ou organisation) ses droits de propriété intellectuelle. Cette cession peut s’opérer à titre gratuit ou onéreux, selon des modalités particulières.
• Accord de transfert de produit – Materiel Transfer Agreement MTA : l’accord de transfert de produit est un accord par lequel une partie transfère à une autre du matériel biologique tel que des cultures cellulaires, lignes de cellules, nucléotides, protéines, bactéries, animaux transgéniques, produits pharmaceutiques, chimiques et autres. L’accord vise à régler l’utilisation de ce matériel et définit les droits et obligations des parties relatives aux inventions qui pourraient découler de son utilisation.

En cas de besoin, l’avis du service des transferts des technologies et compétences (UNITEC) est sollicité.

Mode de signature : collective à deux, avec la réserve de la signature individuelle du recteur et du vice-recteur en charge du domaine concerné.

5. Litige ou procédure 

Règlement amiable extrajudiciaire ou transaction judiciaire:
pouvoir de transiger sans saisie des tribunaux ou dans le cadre de l’instruction judiciaire d’un dossier afin de mettre un terme à un litige ou prévenir un recours à la justice impliquant l’Université.

Mode de signature : collective à deux, avec la réserve de la signature individuelle du recteur.

L’Université n’est en aucun cas engagée par un contrat ou un accord qui n’aurait pas été signé conformément aux dispositions de la présente directive.

Aucun collaborateur de l’Université ne doit conclure de contrat, accepter des droits ou contracter des obligations au nom et pour le compte de l’Université sans être au bénéfice d’un pouvoir de signature correspondant à l’engagement à prendre et sans respecter les exigences spécifiques des modes de signature prévues dans la présente directive.

Tout collaborateur agissant en violation des règles établies par la présente directive s’expose à des sanctions disciplinaires et à une demande en dommages et intérêts en réparation du préjudice éventuel subi par l’Université.

La présente directive a été publiée sur le site intranet de l’Université.

Elle entre en vigueur le lendemain de sa publication et abroge celle précédemment adoptée par le Rectorat en date du 19 janvier 2009 en matière de signatures et de compétence d’engager l’Université.

_{Annexe 1 : Tableau des pouvoirs de signature par thème et fonction}