Véhicules de l'Université

  • Réf. 0118
  • Date de publication : 04/04/2022

Principes

L'application du règlement en matière d'achats sur les marchés publics pour les véhicules de l'Université
La volonté constante de l'Université de ménager les deniers publics, de privilégier la sécurité et de ménager l'environnement
Respect des normes d'achats et d'entretien pour les véhicules de l'Etat
L'Université favorise le recours aux transports publics ou à l'auto-partage.

Politique d'achats

Institution publique autonome, l’Université de Genève est assujettie à la loi genevoise L 6.05.0 (AIMP) du 12 juin 1997.

De manière à favoriser une utilisation rationnelle des véhicules de propriété de l’Université, vous trouverez en annexe la liste complète des véhicules ainsi que l’adresse E-Mail de la personne responsable

1.1. Responsabilité d'usage

1.1.1. Les chefs de service sont responsables de l'usage et de l'entretien des véhicules qui leur sont confiés.

1.1.2. L'usage des véhicules du service est strictement réservé aux besoins liés à l'accomplissement des tâches du service.

1.1.3. Le remplacement et l'acquisition de nouveaux véhicules à l'Université de Genève sont soumis à la validation préalable du doyen/administrateur et du Rectorat. La demande doit être ensuite transmise à la Division des Bâtiments pour constitution du dossier et validation finale.

1.1.4. Les critères de remplacement sont de nature technique (visite à l' Office cantonal des véhicules (OCV)), économique (frais de maintenance ou de réparation du véhicule excessifs au regard de son coût de remplacement) et environnementaux. En aucun cas l'âge du véhicule ou son kilométrage ne constituent un tel critère.

1.2. Recommandations en prévision du remplacement d'un véhicule

1.2.1. Au terme de la préparation effectuée par le concessionnaire et de la visite opérée par l'OCV, le demandeur fait établir un "diagnostic" quant au potentiel d'utilisation restant de son véhicule.

1.2.2. Les cylindrées des véhicules non utilitaires ne dépassent pas 1399 cm³, sauf dérogation expresse, en fonction de l'usage spécifique du véhicule. D'une façon générale, à niveau équivalent de sécurité et de prestation, on privilégie les véhicules les plus légers, dont la consommation en carburant est la plus basse, aux émissions les plus réduites et dont le poids global sur l'environnement est le plus faible, selon des critères reconnus.

1.2.3. Les équipements et accessoires installés de série sont admis dans la mesure où leur présence n'augmente pas le prix d'acquisition. Les équipements et accessoires supplémentaires ne sont autorisés que dans la mesure où ils contribuent de façon indiscutable à améliorer la sécurité du véhicule et de ses occupant-e-s, en fonction de l'usage spécifique du véhicule.

1.2.4. Pour raison de sécurité, les véhicules sont de préférence choisis de couleur claire, non métallisée, sauf exception dûment justifiée.  

1.2.5. Dans le cas de véhicules neufs présentant un même rapport qualité/prix, préférence est donnée à l'offre de garantie la plus avantageuse en durée ou kilométrage.

1.2.6. L'Université procède aux acquisitions de véhicules, en collaboration avec la Centrale Commune d'Achats de l'Etat, et choisit l'offre la plus avantageuse après consultation du marché.

1.2.7. L'achat de véhicules d'occasion, de direction ou de location est privilégié chaque fois que cela est possible (voir point Vente-destruction de véhicules).

1.2.8. Pour les achats de véhicules se situant en dessous des valeurs seuils définies par la réglementation sur les marchés publics, les offres seront sollicitées en utilisant la procédure sur invitation. (3 offres au minimum).

1.3. Contrôle à effectuer lors de la réception d'un véhicule (neuf ou occasion)

Lors de la réception d'un véhicule, neuf ou d'occasion, qu'il s'agisse d'un remplacement ou d'une nouvelle acquisition, il faut en premier lieu s'assurer des points suivants :

  1. que le véhicule livré corresponde au cahier des charges établi par le service demandeur.
  2. que le véhicule ne présente aucun défaut apparent tant dans son aspect extérieur (rayures, bosses de carrosserie, rouille, etc...) que dans son aménagement intérieur.
  3. que le véhicule soit remis avec son carnet d'entretien qui recense les opérations d'entretien prescrites par le constructeur du véhicule.

Ces vérifications doivent être effectuées avant que ne soit lancée la procédure de paiement et ce, afin de ne pas engager la responsabilité de la personne ayant signé le bon de livraison.

En cas de doute sur la qualité du véhicule, et avant de signer le bon de livraison, veuillez contacter :

M. Philippe Blanchard
Centrale commune d'achats (CCA)
Rue du Stand 15
1204 Genève
(Tél. 022 546 06 23)

qui décidera de la suite à donner en cas de problème.

2.1. Définir les besoins selon le budget disponible (source de financement propre à chaque Faculté)

2.2. Les contrôles périodiques de véhicules constituent une obligation légale s'appliquant à tous les véhicules mis en circulation. Il n'y a pas d'exception pour les véhicules propriété de l'Etat.

2.3. Le refus de se conformer aux exigences de l'Office cantonal des véhicules (OCV) entraîne le retrait des plaques d'immatriculation du véhicule et l'annulation de son permis de circulation.

2.4. A la réception d'une convocation pour un contrôle technique, le service doit vérifier que la date qui lui est proposée lui convient. Dans le cas contraire, il doit contacter l'OCV afin de convenir d'un autre rendez-vous. En aucun cas, il ne doit attendre que l'OCV lui envoie un rappel pour une autre convocation.

2.5. Avant toute visite technique, le service fait procéder par les garages de l'Etat ou un garage agréé, à une mise en conformité aux lois de son véhicule. Si le montant des réparations, nécessaires pour que la visite soit passée avec succès, semble excessif, se poser la question de l'éventuel remplacement du véhicule.

2.6. La préparation du véhicule à la visite technique est obligatoire, notamment le nettoyage. Au besoin, les concessionnaires se chargent de la présentation du véhicule à l'OCV.

2.7. Même dans le cas d'un véhicule appelé à être remplacé, le contrôle technique doit être effectué.

Le service du Campus durable en partenariat avec la Centrale commune d'achats est chargé de veiller à l'application de ces directives et de développer et mettre en œuvre les outils de suivi statistique et de contrôle adéquats.

La partie entretien sera assurée par le garage de l'Etat ou par un représentant de la marque :
 

DU – Service ateliers et garages (Voirie cantonale)
Chemin du Trèfle-Blanc 137
1212 Grand-Lancy

Responsable : M. Alfred MENGOTTI – Tél. 022. 388 10 72

Le répondant Assurances pour l'Université est le Service des subventions et inventaires
Secrétariat 022/379.74.92
marlise.sapey-gfeller(at)unige.ch
 

Pour information, la couverture des assurances de l'Etat s'entend au tiers simple, les véhicules ne sont pas assurés CASCO.
 

4.1. Instructions à suivre lors d'accident de la circulation

Le responsable des véhicules du département concerné établit la déclaration du sinistre pour véhicule moteur ainsi que le rapport interne en cas d'accident (voir annexes) et transmet sans délai les documents au secrétariat des subventions et inventaires de l'Université de Genève (copie de ces documents à transmettre à la Division des Bâtiments).

Les frais de dépannage, les émoluments de mise en fourrière d'un véhicule, les frais de vente et/ou de destruction du véhicule sont à charge du détenteur.

Lorsque des plaques sont déposées et qu'un véhicule est vendu, l'information doit être transmise à la Division des Bâtiments.

6.1. Transport de personnes à l'étranger

Les minibus de plus de 9 places effectuant des transports non rémunérés ou à titre privé sur le territoire de l'Union européenne doivent:

  • être équipés du tachygraphe
  • être au bénéfice d'une attestation de transport de personnes qui doit être conservée dans le véhicule pour pouvoir être présentée lors de tout trajet à l'étranger

Cette attestation peut être obtenue auprès de :

L'Office fédéral des transports
Section trafic marchandises
Monsieur Charles Wicht
Muhlestrasse, 6
3063 ITTIGEN
(031/324.63.43)

Tout transport effectué à titre professionnel et/ou contre rémunération est soumis aux dispositions relatives à l'obtention d'une autorisation auprès de l'Office fédéral des transports.

6.2. Transport de personnes ou marchandises à des fins professionnelles

Les personnes transportant des personnes ou des marchandises à des fins professionnelles devront obtenir un des documents suivants

a) Certificat de capacité pour le transport de personnes

Toute personne conduisant un véhicule de plus de neuf places dans le cadre de son travail devra être titulaire du certificat de capacité pour le transport de personnes dès le 01.09.2014.

b) Certificat de capacité pour le transport de marchandises

Toute personne au bénéfice du permis de conduire C ou C1 et dont le véhicule excède 3'500 kg, devra être titulaire du certificat de capacité dès le 01.09.2014.

cf : Certificat de capacité pour conducteurs/conductrices professionnels (Commande du certificat de capacité pour conducteurs professionnels)

6.3. Amendes

Les amendes sont dues par le chauffeur responsable de l'infraction.
 

 

 


Version Objet de la modification Date de publication
11 Mise à jour des contacts de la Division des Bâtiments dans les fichiers annexés 04.04.2022
10 Modifications du texte, mises à jour des fichiers liés et suppression du fichier "Règles d'usages" 15.09.2020
9 Modifications mineures dans le texte et mise à jour du fichier "Liste des véhicules de l'Université de Genève" 23.04.2019
8 Modifications mineures dans le texte et modifications de la "Liste des véhicules de l'Université" 11.11.2016
7 Annulation du paragraphe qui indique que les formulaires doivent être envoyés à l'assurance de l'Etat.
Modification des points 4 et 5 changement des coordonnées du responsable.
Remplacement de tous les formulaires mis à jour.
Mise à jour de la liste des "Véhicules de l'Université".
03.11.2015
6 Annulation point 1.2.2./point 1.2.3 devient 1.2.2.; modification point 1.2.5; modification rubrique a.  + dernier paragraphe du point 1.3; modification du point 3.1; annulation des fichiers : Processus d'approbation CAVE; Directives sur la commission...; Arrêté relatif à la désignation des membres de la Commission d'achat...; Procédures d'achat des véhicules de l'Etat; modification dans Formulaires du titre du fichier "Cahier des charges MOVE" pour "Cahier des charges, demande d'acquisition d'un véhicule; annulation des formulaires "Demande d'acquisition d'un véhicule supplémentaire" et "Rapport interne en cas d'accidents ou de dégâts..."
Rajout d’un véhicule sur la liste / changement des coordonnées du référent
06.02.2014
5 Annulation du paragraphe qui indique que l’Université doit passer par la MOVE pour la validation d’un véhicule avant commande à la CCA 26.11.2012
4 Changement coordonnées responsable CAVE : Mme Perucchi en lieu et place de M. Furhrer 02.10.2012
3 ajout du formulaire "Demande de remplacement d'un véhicule 14.02.2012
2 Modifications du fichier "Liste des véhicules de l'UNIGE" 17.05.2011
1 Changement de système. Fait suite et remplace : Di 10-62-01 : Véhicules de l'Université 15.02.2010
Vérificateur/trice Sara Carmignani (Cheffe de service)
Approbateur/trice Marco Girani (Directeur de la division des bâtiments)

Dernières modifications : 05/04/2022