La présente directive décrit le processus d’obtention de mobilier administratif à l’Université de Genève.

Exceptions :

Ne sont pas concernés par cette directive :

• L’achat de fournitures de bureau (par exemple tableaux blancs, lampes de bureau, repose-pieds), le mobilier de laboratoire, les équipements scientifiques, médicaux et sécuritaires, les équipements sportifs et culturels, les équipements électroménagers (frigos, ventilateurs, etc.), les canapés (sauf pour les zones d’accueil) et le matériel informatique. L’achat de ces éléments est à la charge du demandeur-euse. 
• Les achats relatifs à un crédit d'équipement liés à un projet de construction. 

Le mobilier administratif comprend les bureaux, tous types de chaises, étagères, armoires, corps de bureau, table de réunion, lampes sur pied, porte-manteaux et divers mobiliers pour des zones d’accueil, salles de cours, salles de réunions, caféterias et coin repos, travail et repas. 

• Toutes les demandes concernant le mobilier administratif doivent être effectuées auprès du secteur Mobilier et Déménagement de la Division des Bâtiments. 

  Le secteur est responsable de mettre à disposition du mobilier, selon les besoins et priorités, en favorisant la réutilisation et valorisation du mobilier existant disponible au dépôt de l’Université. 

  L’Université de Genève dispose également d’un crédit pour renouveler son mobilier administratif. Le secteur Mobilier et Déménagement gère ce budget pour l’Université, dans le respect des règles des marchés publics, et s’assure que le crédit est réparti en fonction des besoins et priorités. Ainsi, chaque année les différentes entités de l’Université expriment leur besoin en nouveau mobilier au secteur Mobilier et Déménagement et ce dernier arbitre les demandes et accorde un budget. 

Toutes demandes concernant le mobilier administratif (obtention de mobilier, renouvellement et réparation) doivent être exprimées par écrit au Secteur Mobilier et Déménagement par le biais de l’adresse générique : mobilier-demenagement(at)unige.ch.

La demande doit préciser les éléments suivants :  

• Le bâtiment et le numéro de bureau ou local concerné  
• Le type et nombre de postes de travail / mobilier nécessaires 
• Le contact du demandeur et du destinataire 

Il est recommandé d’effectuer ses demandes de mobilier au minimum 3 mois à l’avance (les délais de livraison de mobilier peuvent être longs, entre 10 - 12 semaines). 

Mobilier spécial ergonomique : En présence d’une pathologie particulière, attestée par un certificat médical délivré par le médecin traitant, une demande d’acquisition de mobilier spécial (bureaux « assis-debout », chaise spécialement adaptée etc.) doit être effectuée selon la marche à suivre mentionnée dans la directive Mémento 0350 "Aménager un poste informatisé". 

Les demandes sont traitées par l’équipe d’acheteurs-trices spécialisé-es par ordre d’arrivée et en fonction de la disponibilité en stock au dépôt. La livraison se fera ensuite selon le planning des déménageurs. Afin de limiter l’empreinte carbone de l’Université, les tournées sont optimisées au maximum.  

Si le mobilier demandé par l’entité est disponible en stock au dépôt de l’Université, le demandeur se verra proposer ce mobilier en priorité. Plus d’information sur le mobilier disponible sera transmis pour validation au demandeur (ex. photo, dimensions) et une visite du dépôt, en compagnie de l’acheteur-eusespécialisé-e, pourra éventuellement être organisée. 

Si le mobilier demandé n’est pas disponible au dépôt, l’acheteur -euse spécialisé-e s’assurera d’abord que le demandeur a bien fait une demande de budget pour l’année en cours. 

Le cas échéant, l’acheteur spécialisé proposera au demandeur-euse du mobilier pouvant correspondre à ses besoins (selon les catalogues d’offres des prestataires validés par l’Université de Genève). 

Dès que le demandeur-euse aura validé le mobilier proposé, l’acheteur-euse spécialisé-e procèdera à une demande d’achat auprès du prestataire. Après confirmation de la livraison par le fournisseur, l'acheteur spécialisé confirmera la date de la livraison au demandeur. 

Dans le cas d’un renouvellement de mobilier il est important que le demandeur –euse communique à l’acheteur -euse spécialisé-e la quantité et le type de mobilier à évacuer afin qu’il puisse organiser une intervention par les déménageurs. 

Le secteur Mobilier et Déménagement organise deux tournées hebdomadaires pour livrer et évacuer le mobilier ; les mardis et les jeudis.  

Le mobilier est installé soit par le service logistique du fournisseur (lors de commande), soit par les déménageurs (mobilier du dépôt), sous la responsabilité de l’acheteur-euse spécialisé-e. La présence du demandeur-euse est fortement recommandée. 

L’installation de mobilier peut nécessiter de déplacer des meubles et du matériel informatique. Le secteur mobilier et déménagement ne débranche pas les appareils, il est donc important de débrancher le matériel informatique avant l’arrivée des déménageurs (contacter son répondant informatique ou la DiSTIC). Le secteur mobilier et déménagement se dégage de toute responsabilité en cas de dommage ou perte de données. 

L’ancien mobilier est évacué par les déménageurs et, selon son état, stocké au dépôt pour être réutilisé au sein de l’Université. 

En cas de soucis par rapport à une installation de mobilier, veuillez-vous adresser le plus rapidement possible à l’adresse générique : mobilier-demenagement(at)unige.ch afin qu’une solution puisse être trouvée.