L'Université de Genève dispose d'un parc important de mobilier administratif. Le renouvellement de ce parc est assuré par le secteur Mobilier et Déménagement de la Division Bâtiments.

La présente directive décrit le processus de demande de mobilier administratif à l’Université de Genève. C'est-à-dire: bureaux, tous types de chaises, étagères, armoires, corps de bureau, table de réunion, lampe sur pied*, porte-manteaux et divers mobiliers pour des zones d'accueil, salles de cours, salles de réunions, cafétérias et coin repos, travail, repas. 

Exceptions :

Ne sont pas concernés par cette directive :

• L’achat de fournitures de bureau (par exemple tableaux blancs, lampes de bureau, repose-pieds), le mobilier de laboratoire, les équipements scientifiques, médicaux et sécuritaires, les équipements sportifs et culturels, les équipements électroménagers (frigos, ventilateurs, etc.), les canapés (sauf pour les zones d’accueil) et le matériel informatique. L’achat de ces éléments est à la charge du/ de la  demandeur-euse. 
• Les achats relatifs à un crédit d'équipement liés à un projet de construction. 

• Toutes les demandes relatives au mobilier administratif doivent être adressées au secteur Mobilier et Déménagement de la Division des Bâtiments via l'adresse mobilier-demenagement(at)unige.ch. Ce secteur dispose d'une expertise reconnue dans le domaine et assure la gestion efficiente des acquisitions de mobilier de l'Université. 

L'Université de Genève bénéficie d'un budget d'investissement alloué par le canton, appelé Crédit de renouvellement, destiné notamment au remplacement du mobilier administratif. Ce budget est géré par le secteur Mobilier et Déménagement, dans le respect des règles en matière de marchés publics. 

Le secteur veille également à ce que les investissements soient répartis de manière équitable, selon les besoins exprimés et les priorités définies. 

On entend par priorités, selon si l'achat est: 

• Urgent: Mobilier dont l'absence empêche le bon fonctionnement d'une activité ou représente un risque pour la sécurité ou la santé.
• Nécessaire: Mobilier requis pour garantir le fonctionnement optimal ou répondre à des normes institutionnelles, sans urgence immédiate.
• Souhaitable: Mobilier améliorant le confort, l'esthétique, la modularité des espaces, sans impact direct sur les fonctions opérationnelles. 

Afin de répondre à la majorité des demandes, le secteur gère également un stock de mobilier, favorisant ainsi la réutilisation et la valorisation du mobilier d'occasion disponible au dépôt de l'Université. 

Arbitrage annuel des besoins

Les demandes de mobilier doivent être formulées dans le cadre de processus annuel d'arbitrage, afin d'être traitées de manière optimale par le secteur Mobilier et Déménagement et de permettre la distribution des ressources de façon équitable et au plus proche des besoins réels. 

Au mois de septembre, le secteur contacte chaque administrateur-rice et responsable d'entité pour recueillir leurs besoins en mobilier. Il intervient également de manière proactive pour identifier les besoins à venir, notamment ceux liés aux projets immobiliers planifiés. 

Une fois que toutes les demandes ont été reçues, le secteur, en présence de la Cheffe du Service Campus Durable, arbitre les demandes selon les priorités et le mobilier déjà disponible au dépôt. 

Les acheteur-euses spécialisé-es prennent ensuite contact avec les demandeur-euses afin de les informer du statut de leurs demandes.

Demandes urgentes / imprévus au cours de l'année

En cas d'urgence ou de besoins non prévus dans le cadre de l'arbitrage annuel, des demandes ponctuelles de mobilier administratif peuvent être adressées par écrit au secteur Mobilier et Déménagement via l'adresse suivante: mobilier-demenagement(at)unige.ch. 

La demande doit comporter les informations suivantes: 

• Le bâtiment et le numéro de bureau ou local concerné
• Le type et le nombre de postes de travail ou de mobilier souhaité
• Les coordonnées du demandeur et, le cas échéant, du destinataire final
• Au moins une photo de l'espace (bureau, salle, etc.) où l'installation sera prévue.

Exception: Pour les entités situées dans le bâtiment du CMU, les demandes doivent être adressées au Service logistique de la Faculté de Médecine via leur formulaire de contact. 

Mobiliers spéciaux  : 

Mobilier ergonomique: En présence d’une pathologie particulière, attestée par un certificat médical délivré par le médecin traitant, une demande d’acquisition de mobilier spécial (bureaux « assis-debout », chaise spécialement adaptée, etc.) doit être effectuée selon la marche à suivre mentionnée dans la directive Mémento 0350 "Aménager un poste informatisé". 

Pour les nouvelles acquisitions, des bureaux réglables en hauteur peuvent être pris en considération selon les besoins liés au projet et sur dérogation de la directive 0350.

*Lampe sur pied : L’acquisition de lampes sur pied additionnelles est possible uniquement lorsque les valeurs mesurées se situent en dessous des niveaux d’éclairages minimums requis pour un poste de travail. À titre indicatif, ces valeurs pour les bureaux sont : 

• Travail général (écriture, lecture, traitement informatique) : 500 lux. 
• Espaces de circulation : 100 à 200 lux. 
• Salle de réunion : 300 lux. 

Pour plus des précisions, veuillez-vous référer à l’OLT 3, art 15 (Éclairage, y compris postes de travail) et à la Norme SN EN 12464-1 (lumière et éclairage parte 1).  

Pour les demandes effectuées dans le cadre du processus annuel d'arbitrage:

Chaque demande validée fait l'objet d'un échange détaillé entre le/la demandeur-euse et un-e acheteur-euse spécialisé-e, afin de préciser les besoins, les caractéristiques souhaitées et de définir une période de livraison. 

Si le mobilier demandé est disponible en stock au dépôt de l'Université, celui-ci sera proposé en priorité. Le/la demandeur-euse recevra alors les informations nécessaires à la validation du mobilier (par exemple: photos, dimensions). Une visite du dépôt peut également être organisée avec l'acheteur-euse spécialisé-e, si souhaité.

Dans le cas où aucun mobilier en stock ne correspond aux besoins, l'acheteur-euse spécialisé-e proposera des alternatives issues des catalogues des prestataires partenaires de l'Université de Genève. 

Une fois le mobilier sélectionné et validé par le/la demandeur-euse, l'acheteur-euse procède à la commande auprès du fournisseur. Dès réception de la confirmation de livraison, la date de livraison est communiquée au/à la demandeur-euse.

Attention: Les délais de livraison pour du mobilier neuf peuvent être longs, entre 10 et 12 semaines. 

Pour les demandes en cours d'année, non prévues dans le cadre du processus annuel d'arbitrage: 

Les demandes sont analysées par les acheteur-euses spécialisé-es. Des informations complémentaires peuvent être demandées dans le cadre de cette analyse. Une validation de la Cheffe du Service Campus Durable est nécessaire pour les cas plus complexes (par exemple: agencement complet d'un espace). 

• Si la demande n'est pas urgente, le/la demandeur-euse sera invité-e à effectuer une demande de mobilier lors du prochain arbitrage annuel.
• Si la demande est urgente, et ne pouvait pas être anticipée, le secteur prendra en charge les dépenses liées à l'achat du mobilier. L'achat s'effectuera alors de la même façon que lors du processus annuel d'arbitrage.

Les demandes sont traitées par l'équipe d'acheteur-euses spécialisé-es par ordre d'arrivée et en fonction de leur urgence.

Si le mobilier demandé est disponible en stock au dépôt de l'Université, celui-ci est toujours proposé en priorité. 

La livraison du mobilier s'effectue selon le planning des déménageurs, établi de manière à optimiser les tournées et ainsi limiter l'empreinte carbone de l'Université. 

Le secteur Mobilier et Déménagement organise deux tournées par semaine, les mardis et jeudis, pour assurer la livraison et/ou l'évacuation de mobilier. 

Installation du mobilier

Le mobilier est installé: 

• par le service logistique du fournisseur dans le cas d'une commande de mobilier neuf,
• ou par les déménageurs, dans le cas de mobilier issu du dépôt de l'Université.

L'installation est coordonée par l'acheteur-euse spécialisé-e. La présence du/de la demandeur-euse est fortement recommandée lors de l'installation.

Important: L'installation de mobilier peut nécessiter le déplacement de meubles et d'équipements informatiques. Le secteur Mobilier et Déménagement ne procède pas au débranchement des appareils informatiques. Il est donc impératif que ce matériel soit débranché au préalable avant l'arrivée des déménageurs (contacter son répondant informatique ou la DISTIC). 

Le secteur se dégage de toute responsabilité en cas de dommage ou de perte de données résultant d'un non-respect de cette consigne. 

Évaluation de l'ancien mobilier

En cas de remplacement de mobilier, il est indispensable que le/la demandeur-euse informe l'acheteur-euse spécialisé-e du type et de la quantité de mobilier à évacuer, afin que l'intervention des déménageurs puisse être planifiée en amont. Selon son état, le mobilier est soit:

• stocké au dépôt pour être réutilisé au sein de l'Université,
• soit orienté vers une filiale de valorisation ou de recyclage, en conformité avec les principes du développement durable.

En cas de problème par rapport à l'installation ou à la livraison, merci de contacter rapidement mobilier-demenagement(at)unige.ch afin qu’une solution puisse être apportée dans les meilleurs délais.