Lors d'une réorganisation, le/la responsable de l'unité concernée par un déménagement adresse sa demande au service de la logistique via le formulaire Demande de déménagement / mobilier / déchetterie.

Afin de pouvoir organiser votre déménagement de la manière la plus optimale, quelques informations sont nécessaires. Dès réception de toutes ces informations l'un/e de nos spécialistes prendra en charge votre demande.

Une fois toute ces informations fournies, l'agent-e d'équipement prendra contact avec vous afin de coordonner une visite. Lors de cette visite il déterminera le volume, estimera le coût du déménagement et vérifiera la prise en charge du financement du déménagement.

En fonction de l'importance du déménagement, le service de la logistique établira un plan d'aménagement avec l'aide du dessinateur du service des bâtiments et le propose pour approbation au demandeur.

Lorsque le coût évalué est supérieur à 10'000.-CHF, il établit un cahier des charges et effectue un appel d'offre sur invitation. Sur la base des offres et devis reçus des entreprises, il choisit une entreprise qui propose les meilleures prestations au niveau de la qualité, du coût et en informe les parties concernées.

A savoir que si le montant estimé dépasse 250'000.-CHF, une procédure ouverte de minimum 75 jours sera nécessaire pour avoir les services d'une entreprise de déménagement.

En collaboration avec l'entreprise de déménagement, il établit un planning en tenant compte des dates données par le demandeur et des délais prévisibles de l'entreprise de déménagement et le confirme au demandeur.

Il organise la mise à disposition des cartons, bacs plastiques et palettes, confirme la date, l'heure et le lieu et informe les personnes concernées des différentes dates.

Durant le déménagement, l'agent-e d'équipement,  avec le/la répondant-e,  assure son bon déroulement et contrôle l'aménagement et/ou déménagement, ainsi que le respect du planning.

L'agent-e d'équipement en charge du déménagement établira une commande, soit sur le compte du service de la logistique, soit sur le compte du demandeur, cela dépendra de la nature et du type de déménagement.