Cette directive vise à clarifier le processus de déménagement lorsqu’il est pris en charge par le secteur Mobilier et Déménagement du Service Campus Durable, les différentes étapes du déménagement et les services à impliquer. 

Lorsqu'une réorganisation au sein des locaux de l’Université nécessite un déménagement, la personne responsable du service concerné doit adresser sa demande au secteur Mobilier et Déménagement du Service Campus Durable de la Division des Bâtiments de l’Université.  

 

Le rôle du secteur Mobilier et Déménagement  

L’objectif du secteur Mobilier et Déménagement est de faciliter les processus de déménagement de l’Université tout en assurant une coordination efficace et conforme aux besoins de l'Université. 

Le secteur prend à sa charge la gestion des déménagements dans les situations suivantes : 

• Rocades ou déménagements liés aux travaux ou rénovations des bâtiments, ainsi que pour les évènements institutionnels. 
• Rocades ou déménagements décidés par le Rectorat. 
• Grands projets associés à la rénovation, à l'acquisition ou à la libération des bâtiments, conformément à la stratégie immobilière de l'UNIGE. 
• Sous réserve de disponibilité, petits déménagements et travaux de manutention nécessitants d’un maximum une demi-journée de temps (estimation à faire par un-e acheteur-euse du secteur). 

Le secteur ne peut pas prendre à sa charge, mais reste disponible pour la mise à disposition de la liste des compagnies de déménagement et fournir des conseils , dans les situations suivantes : 

• Rocades internes décidées par les Facultés, Centres, Divisions. 
• Redistributions des locaux décidées par les Facultés, Centres, Divisions. 
• Déplacements d’électroménager décidés au sein des structures. 
• Les installations et déplacements d’équipements scientifiques, médical et sécuritaire, ni l'évacuation des anciens équipements et leurs emballages. 

 

Le rôle du service concerné par le déménagement  

Il est primordial de désigner au sein du/des équipe-s impactée-s par le déménagement une personne responsable de coordonner le projet de déménagement et faciliter les échanges d’information (ci-après nommé « responsable déménagement »). Les responsabilités de cette personne sont les suivantes : 

• Communiquer au secteur Mobilier et Déménagement la liste des personnes impactées par le déménagement. 
• Transmettre les plans d’attributions des locaux (discutés préalablement avec les architectes DiBAT). 
• Identifier le mobilier qui sera amené à être déménagé, qui ne sera plus utilisé et les éventuels besoins en mobilier. 
• Recenser les besoins des personnes amenées à déménager et leurs potentielles questions sur le déroulement du déménagement.  
• Informer les personnes impactées, concernées par le déménagement des grandes étapes clés (avant, pendant et après le déménagement). 

1. Définition du projet de déménagement 

Afin que le déménagement se déroule au mieux, une réunion préliminaire avec le secteur Mobilier et Déménagement est en premier lieu à planifier. Il est recommandé de convier les personnes suivantes à cette séance : chef de projet (architecte en général), responsable déménagement et autres personnes clés si besoin (ex. STEPS, responsable IT, service nettoyage). L’objectif de cette séance est de : 

• présenter l’acheteur-euse spécialisé-e en charge du dossier, 
• présenter le/la responsable déménagement du demandeur, 
• discuter, revoir les plans d’attribution des locaux de base (ex. nombre personnes/bureau, salle de cours), 
• lister les besoins initiaux du service (ex. période du déménagement, mobilier, préoccupation), 
• revenir sur le déroulement général d’un déménagement et présenter les attentes et le fonctionnement du secteur Mobilier et Déménagement (notamment en termes d’acquisition de mobilier : celui-ci est prioritairement fait via le mobilier en stock au dépôt). 

2. Préparation et planification du déménagement  

a. Une séance est généralement prévue sur site entre le secteur Mobilier et Déménagement et le/la responsable déménagement. Les dates souhaitées du déménagement sont généralement discutées à ce moment. 

b. Le responsable déménagement transmet au secteur Mobilier et Déménagement la liste des personnes amenées à déménager le plus tôt possible. 

c. Le secteur Mobilier et Déménagement sélectionne un prestataire pour le déménagement. 

d. Le secteur Mobilier et Déménagement valide les dates finales du déménagement en accord avec le chef de projet et le/la responsable déménagement. 

e. Le responsable déménagement communique à toutes les équipes concernées/impactées par le déménagement. 

f. Le responsable déménagement prend contact avec les différentes entités de l’Université impliqués dans le cas de déménagements. 

g. Une dernière rencontre entre l’acheteur-euse spécialisé-e et le responsable déménagement est organisé, dans les futurs locaux, avant le déménagement pour répondre aux dernières questions. 

h. Le secteur Mobilier et Déménagement livre aux services le matériel d’emballage et leur rappel les bonnes pratiques à adopter en termes d’emballage (Annexe 2). 

3. Déroulement du déménagement 

i. Le déménagement est effectué par le prestataire de déménagement sélectionné, en présence de l’acheteur-euse spécialisé-e. Ce dernier est responsable de récupérer son matériel d’emballage. 

j. Un contrôle du bon déroulement du déménagement est effectué par l’acheteur-euse spécialisé-e. 

k. Une journée en présence de l’acheteur-euse spécialisé-e et le responsable déménagement est prévu après le déménagement afin de faire les corrections nécessaires. 

 

Conseil  : Un déménagement peut être source de stress pour les collaboratrices et collaborateurs concerné-es. Il est important de les impliquer dans ce changement, communiquer avec eux au moment des différentes phases du déménagement. Ainsi, nous vous recommandons par exemple de prévoir un moment convivial pour inaugurer les nouveaux bureaux.