Recrutement de personnel administratif et technique : de l'analyse du besoin à la sélection
- Réf. 0193
- Date de première publication : 18/03/2021
Préambule
En règle générale, les procédures de recrutement relèvent de la responsabilité des facultés, centres, instituts, divisions et services au sein du Rectorat.
Toutefois, pour les cadres supérieurs avec responsabilité d’encadrement (à partir de la classe 23), les fonctions d’administrateur-trice ou toutes fonctions nécessitant des compétences métier spécifiques (ex : dans le domaine de l’informatique, etc.), les facultés, centres, instituts et divisions peuvent faire appel aux services compétents au sein du rectorat (ex : division informatique) pour obtenir un avis fonctionnel lors de la sélection.
La Division des ressources humaines se tient à disposition pour conseiller et accompagner tous les recrutements.
La hiérarchie qui recrute doit veiller à disposer d'une couverture budgétaire suffisante avant de lancer son analyse.
1. Analyse du besoin
Une ouverture de poste peut concerner trois cas de figure :
- Repourvoir un poste existant suite au départ d’un-e titulaire
- Besoin temporaire suite à l’absence prolongée d’un-e titulaire ou pour pallier une situation exceptionnelle ;
- Un nouveau poste accordé dans le cadre des arbitrages du Rectorat.
Il relève de la responsabilité de la hiérarchie directe et, in fine, de la direction des facultés, centres, instituts et divisions et des services au sein du Rectorat, de fournir toutes les informations nécessaires à la validation des postes ouverts.
- La hiérarchie directe doit anticiper dans la mesure du possible les besoins de son entité. Elle doit pouvoir justifier à tout moment d'une allocation optimale de ses financements.
- La hiérarchie directe effectue une analyse des besoins réels (ex. maintien du CdC ou un redimensionnement éventuel du poste avec une demande d’évaluation du CdC modifié) en prenant en compte la formation, l’expérience professionnelle et le savoir être/faire requis pour mener à bien la mission du poste dans l’organisation.
Exposé des motifs
La hiérarchie rend visible son analyse en remplissant l’exposé des motifs pour un poste PAT à pourvoir. Il est recommandé d’inclure dans ce document tout élément factuel et point de comparaison mettant en évidence les raisons motivant l'ouverture du poste (ex. éléments d’évaluation quantitative/qualitative du poste). Pendant cette phase de réflexion, le/la responsable RH se tient à disposition comme soutien et conseil au niveau organisationnel sans se substituer pour autant à la réflexion de la hiérarchie.
Ce document doit être annexé à l’ouverture de poste sur GDR (non visible au public) ce qui permettra une validation plus rapide du workflow par les personnes concernées.
2. Ouverture de poste
L’entité saisit l’annonce sur GDR et annexe les documents suivants :
| l'exposé des motifs pour un poste PAT à pourvoir dûment rempli | Document non visible au public |
| l'organigramme détaillé (noms, fonctions, taux d'activité des titulaires en poste) de l’unité/service dans lequel s'insère le futur poste | Document non visible au public |
| un cahier des charges actualisé | Visible au public |
L’annonce et ses annexes sont validés par la chaine de validation décidée par les directions des entités, contrôlée par le/la gestionnaire RH et validée par le/la responsable RH.
Attention
Tout poste vacant au sein de l'Etat, des institutions de droit public et des entités subventionnées doit préalablement à sa publication faire l'objet d'une annonce auprès de l'office cantonal de l'emploi (OCE). L’annonce préalable doit parvenir à l’OCE en principe 10 jours ouvrables avant sa publication, sauf cas de rigueur ou d'urgence.
3. Sélection / désignation du titulaire final
Le tableau ci-dessous indique les tapes de la procédure de sélection jusqu’à la désignation du/de la candidat-e :
| Action | Responsabillité |
|---|---|
|
Déterminer la procédure de sélection qui doit être adaptée au degré d'exposition/complexité du poste dans l'organisation composition de la commission de sélection ; rôles des membres de la commission déroulement (1 ou 2 tours, critères de sélection, assessment, tests de langue, d’écriture, comptabilité, exercices, mise en situations etc.)
|
Hiérarchies, administrateurs/trices, les RSRH sont en soutien. |
| Sélection candidatures via GDR | Hiérarchies, administrateurs/trices, experts métier, les RSRH sont en soutien. Les éventuelles déclarations de conflit d’intérêt doivent être annoncées. |
| Entretiens | Hiérarchies, administrateurs/trice, experts métier, les RSRH sont en soutien. |
| ASSESSMENT pour l’évaluation des compétences managériales (pour des postes de cadres supérieurs et cadre intermédiaires ayant des tâches d’encadrement importantes) | Prestataire externe (coûts à charge de l’entité qui recrute), la DIRH est en charge de l’organisation. |
| Choix du/de la candidat-e | La commission arrive à une décision consensuelle. En cas de désaccord, l’avis de la hiérarchie prime après consultation de la division RH et du /de la N+2 le cas échéant. |
| Communication au/à la candidat-e retenu-e |
La hiérarchie informe par écrit le/la candidat-e retenu-e avec la mention suivante dans le courriel "notre choix s’est porté sur vous, sous réserve de la validation par l’autorité compétente". La hiérarchie n’est pas compétente pour annoncer un salaire à l’engagement. Tout au plus une fourchette peut être indiquée. |
| Communication au sein du service/au sein de l’UNIGE le cas échéant | La hiérarchie est en charge de la communication. |
Attention
Eviter l’engagement de personnel surqualifié (risque de démotivation) et la surestimation de la classe de fonction (impact financier non proportionnel au besoin) ce point devrait figurer dans la partie analyse du besoin.
Attention : Postes cadres supérieurs (dès la classe 23)
Un-e membre du rectorat ou/et la DIRH doit/doivent être impliqué-es dans la phase finale de sélection. Le choix du/de la candidat-e doit être validé en séance du Rectorat et le point au PV doit faire partie intégrante du dossier d’engagement de la personne.
A cet effet, la hiérarchie prépare le point de décision pour le Rectorat comprenant le nombre de candidatures, le nombre de personnes auditionnées, le processus de sélection, les motifs qui ont permis de choisir un-e candidat-e. Le dossier de la personne retenue est joint au point de décision. La DIRH se charge d’inscrire le point à la séance du Rectorat communication et tout document utile pour l’ordre du jour de la séance du rectorat et le transmet au/ à la vice-recteur/trice RH (avec copie au/à la responsable RH).
Après validation par le/la Recteur/trice, l’entité concernée initie le processus d’engagement via GDE.
Après information du rectorat, la hiérarchie transmet les compléments de documents utiles à la désignation du poste au/à la responsable RH pour l'élaboration des documents liés à l'engagement.