En règle générale, les procédures de recrutement relèvent de la responsabilité des facultés, des centres et instituts interfacultaires et des services et divisions rattachés au rectorat.

Toutefois, pour les cadres supérieurs avec responsabilité d’encadrement (à partir de la classe 23), les fonctions d’administrateur/trice ou toutes fonctions nécessitant des compétences métier spécifiques (ex : dans le domaine de l’informatique, etc.), les facultés, les centres et instituts interfacultaires et les services et divisions rattachés au rectorat peuvent faire appel aux services compétents au sein du rectorat (ex : division informatique) pour obtenir un avis fonctionnel lors de la sélection.

La Division des ressources humaines se tient à disposition pour conseiller et accompagner tous les recrutements.

La hiérarchie qui recrute doit veiller à disposer d'une couverture budgétaire suffisante avant de lancer son analyse.

Une ouverture de poste peut concerner trois cas de figure :

• Repourvoir un poste existant suite au départ d’un-e titulaire
• Besoin temporaire suite à l’absence prolongée d’un-e titulaire ou pour pallier une situation exceptionnelle ;
• Un nouveau poste accordé dans le cadre des arbitrages du Rectorat.

Il relève de la responsabilité de la hiérarchie directe et, in fine, de la direction des facultés, centres et instituts interfacultaires et services et divisions rattachés au rectorat, de fournir toutes les informations nécessaires à la validation des postes ouverts.

• La hiérarchie directe doit anticiper dans la mesure du possible les besoins de son entité. Elle doit pouvoir justifier à tout moment d'une allocation optimale de ses financements.
• La hiérarchie directe effectue une analyse des besoins réels (ex. maintien du cahier des charges ou un redimensionnement éventuel du poste avec une demande d’évaluation du cahier des charges modifié) en prenant en compte la formation, l’expérience professionnelle et le savoir être/faire requis pour mener à bien la mission du poste dans l’organisation.

Exposé des motifs
La hiérarchie rend visible son analyse en remplissant l’exposé des motifs pour un poste PAT à pourvoir. Il est recommandé d’inclure dans ce document tout élément factuel et point de comparaison mettant en évidence les raisons motivant l'ouverture du poste (ex. éléments d’évaluation quantitative/qualitative du poste).  Pendant cette phase de réflexion, le/la responsable RH se tient à disposition comme soutien et conseil au niveau organisationnel sans se substituer pour autant à la réflexion de la hiérarchie.

Ce document doit être annexé à l’ouverture de poste sur GDR (non visible au public) ce qui permettra une validation plus rapide du workflow par les personnes concernées.

L’entité saisit l’annonce (cf directive MEMENTO 0142 Annoncer une place vacante concernant le personnel administratif et technique) sur GDR et annexe les documents suivants :

L’annonce et ses annexes sont validées par la chaine de validation décidée par les directions des entités, contrôlées par le/la gestionnaire RH et validées par le/la responsable RH.
 

Attention 
Tout poste vacant au sein de l'Etat, des institutions de droit public et des entités subventionnées doit préalablement à sa publication faire l'objet d'une annonce auprès de l'office cantonal de l'emploi (OCE). L’annonce préalable doit parvenir à l’OCE en principe 10 jours ouvrables avant sa publication, sauf cas de rigueur ou d'urgence.

• Procédure de recrutement au sein de l'Etat de Genève

Le tableau ci-dessous indique les étapes de la procédure de sélection jusqu’à la désignation du/de la candidat-e :

Attention 
Il est demandé d'éviter d'engager du personnel surqualifié (risque de démotivation) et de ne pas surestimer la classe de fonction (impact financier non proportionnel au besoin).

Pour les ressortissant-es de pays tiers sans permis de travail, l’OCIRT évaluera l’intérêt économique de l’octroi d’un permis pour le canton et s’assurera en outre que des recherches ont été entreprises pour rechercher des candidat-es sur le marché du travail suisse et européen, sans aboutir à des résultats concluants. L’octroi d’un tel permis est très rarement accordé.

Pour les détenteurs/trices de permis G (frontalier) issus d’un précédent employeur, une nouvelle demande de permis est requise.  

Attention : Postes cadres supérieurs (dès la classe 23)
Un-e  membre du rectorat ou/et la DIRH doit/doivent être impliqué-es dans la phase finale de sélection. Le choix du/de la candidat-e doit être validé en séance du Rectorat et le point au PV doit faire partie intégrante du dossier d’engagement de la personne.

A cet effet, la hiérarchie prépare le point de décision pour le Rectorat comprenant le nombre de candidatures, le nombre de personnes auditionnées, le processus de sélection, les motifs qui ont permis de choisir un-e candidat-e. Le dossier de la personne retenue est joint au point de décision. La DIRH se charge d’inscrire le point à l’ordre du jour de la séance de nomination du Rectorat (RVR) en annexant les documents utiles. Dès validation du PV de la séance, les personnes concernées sont informées et l’entité concernée initie le processus d’engagement via GDE.