L’Université de Genève s'appuie sur les avis de représentant-es des différents corps et structures et d'expert-es internes et externes dans le cadre de travaux effectués au sein de commissions universitaires, collèges ou conseils qu’il s’agisse en particulier de commissions de nomination, de planification, de promotion, d’évaluation et de renouvellement du personnel académique ou du personnel administratif et technique, de commissions d’attribution de bourses ou d’attribution de fonds, de collèges des professeur-es, de conseils participatifs, de conseils décanaux. Avec cette directive, l’Université de Genève fournit aux membres de ses commissions, collèges ou conseils, les règles de conduite à suivre concernant les conflits d'intérêts. Ces règles font appel à l’esprit de responsabilité de chacun-e des membres de la communauté universitaire et répondent au souci de transparence des délibérations qui doit primer dans notre université.

1. Déclaration des conflits d’intérêts

Tout-e membre d’une commission, conseil ou collège s’engage à faire preuve d’impartialité dans ses évaluations et à travailler en toute transparence vis-à-vis des autres membres.

Les membres d’une commission appelée à rendre ou à préparer une décision doivent déclarer tous les conflits d’intérêts de niveau 1 et 2 en lien avec les buts de l’instance, avant toute activité au sein de cette instance.

Les comportements enfreignant cette directive doivent être rapportés au président ou à la présidente de la commission, du conseil ou du collège, au/à la représentant-e du Service égalité & diversité le cas échéant, voire au/à la responsable de la structure concernée (doyen-ne de la Faculté, directeur/trice du centre inter-facultaire ou du service administratif) ou en dernier recours au rectorat.

2. Identification des situations de conflits d’intérêts

Les situations suivantes exposent à un conflit d’intérêts:

2.1 Conflits d’intérêts de niveau 1 :

1. lien de parenté : parent-e ou allié-e avec la personne à évaluer ou avec la personne qui sollicite une attribution de bourse ou de fonds (ci-après « la personne concernée »), en ligne directe ou jusqu’au troisième degré inclusivement en ligne collatérale,
2. lien privé : union par mariage, fiançailles, partenariat enregistré, ou vie de couple,
3. lien d’amitié proche avec la personne concernée : vacances en commun, parrainages, etc.
4. lien d’intérêt de propriété commune (immobilière, brevet…)
5. lien financier direct ou indirect avec la personne concernée ou avec l’objet de décision de la commission.
6. tout lien avéré pouvant conduire à une attitude ou un jugement partial.
    

2.2 Conflits d’intérêts de niveau 2 :

1. ancien-ne ou actuel-le mentor-e, directeur/trice de thèse, superviseur-e ou subordonné-e de la personne concernée.
2. collaboration scientifique en cours ou récente (typiquement accord de collaboration ou publication de moins de 5 ans) avec la personne concernée.
3. co-auteur-e d’une publication originale publiée au cours des 5 dernières années avec la personne concernée. Les revues et publications de grands consortiums de recherche ne sont pas visées par cette règle.

3.    Règle générale de gestion des situations de conflits d’intérêts dans les commissions, collèges ou conseils

3.1 Le ou la membre d’une commission, d’un conseil ou d’un collège doit se récuser lorsqu’il/elle est exposé-e à un conflit d’intérêts de niveau 1.

3.2 Pour les commissions, il ou elle doit être remplacée afin que la composition de la commission soit conforme aux exigences de la loi ou du règlement applicable ; pour les conseils ou collèges, il/elle n’est pas remplacé-e.

3.3 L’absence de récusation ouvre la possibilité d’une invalidation des travaux de la commission, du conseil ou du collège pour cause de vice de procédure.

4. Gestion des situations de conflits d’intérêts au sein des commissions de nomination

4.1 Tous et toutes les membres d’une commission de nomination doivent annoncer par écrit l’existence ou l’absence de conflits d’intérêts avant le début des travaux de la commission. Sauf décision expresse du/de la président-e de la commission, les conflits d’intérêts de niveau 2 n’impliquent pas une récusation mais demandent une gestion transparente comme décrite ci-dessous, sous le regard expert du/de la représentant-e de la Délégation à l’égalité dans les procédures de nomination.

4.2 Lors du travail de la commission de nomination visant à sélectionner les candidatures qui seront retenues pour la liste restreinte, le/la membre d’une commission doit s’abstenir de commenter et d’évaluer les dossiers pour lesquels il ou elle a déclaré un conflit d’intérêt de niveau 2, sauf demande expresse du/de la président-e de la commission. Ses évaluations des candidates et candidats sans conflit d’intérêt sont prises en compte dans le classement final des candidatures.

4.3 Lors de l’examen des candidatures retenues sur la liste restreinte, le ou la membre d’une commission de nomination doit s’abstenir de commenter ou d’évaluer les dossiers pour lesquels il ou elle a déclaré un conflit d’intérêt de niveau 2, lorsque celle-ci discute de ces candidatures, sauf demande expresse du/de la président-e de la commission. Le cas échéant, il/elle peut être amené-e à quitter temporairement la salle de réunion de la commission. Il ou elle participe aux discussions concernant les autres candidates et candidats et participe au vote sauf demande expresse du/de la président-e de la commission.

4.4 Les expert-es externes ayant déclaré un conflit d’intérêts de niveau 2 doivent l’indiquer dans leur rapport.

4.5 Pour les commissions de nomination évaluant un candidat ou une candidate unique, typiquement lors d’une procédure de nomination par appel, le ou la membre d’une commission ayant déclaré un conflit d’intérêts de niveau 2 doit être remplacé-e. S’il s’agit d’un-e membre du corps professoral, il/elle peut être associé-e aux travaux de la commission avec voix consultative, conformément à l’article 99 alinéa 2 du règlement sur le personnel de l’Université.

4.6 Le ou la présidente de la commission est en charge de faire observer cette directive.

4.7 Pour les commissions de nomination assistée d’un ou d’une représentante du Service égalité &   diversité, celui-ci/celle-ci observe la bonne application de cette directive et le mentionne dans son rapport.

4.8 Les formulaires de déclaration d’intérêts peuvent être détruits dès 60 jours après l’annonce des résultats du concours de nomination en l’absence de contestation.

5. Gestion des conflits d’intérêt au sein des autres types de commissions, des collèges et des conseils

5.1 Lors de la discussion, de l’évaluation ou du vote sur un objet avec lequel il ou elle a un conflit d’intérêt de niveau 1, le/la membre de cette instance doit se récuser pour cet objet. Il/elle quitte la salle ou l’espace de discussion et ne participe pas au vote, que ce vote se tienne en présentiel ou par voie électronique.

5.2 Lors de la discussion, de l’évaluation ou du vote sur un objet avec lequel il ou elle a un conflit d’intérêt de niveau 2, le/ la membre de cette instance informe les autres membres selon le principe de transparence.

5.3 Le ou la présidente de la commission, du conseil ou du collège est en charge de faire observer cette directive.
 

6. Vote à bulletin secret

Afin de recueillir l’avis de chaque membre de la commission en toute indépendance, les votes formels des commissions de nomination doivent se dérouler à bulletin secret.

7. Entrée en vigueur

Cette directive a été adoptée par le Rectorat dans sa séance du 26.09.2022 et est entrée en vigueur le 03.10. 2022.