Le présent règlement a pour but de définir la gouvernance et l’organisation des systèmes d’information et de communication au sein de l’Université de Genève. 

La gouvernance des systèmes d’information et de communication de l’Université de Genève (UNIGE) vise à offrir à sa communauté des services numériques modernes, efficaces, fiables, sécurisés, économiques, durables et cohérents qui sont adaptés aux besoins de la grande majorité des utilisateurs et utilisatrices, qui correspondent aux normes en vigueur et qui soutiennent l’UNIGE dans l’accomplissement de ses missions. 

Elle permet de proposer à la communauté universitaire un socle de systèmes et services numériques communs, ainsi que des services et ressources spécifiques pour les facultés, centres interfacultaires, divisions et services.
 
L’UNIGE confie la gestion des systèmes d’information et de communications et des services numériques communs à la Division des systèmes et des technologies d’information et de communication (DiSTIC), tout en offrant des capacités locales d’adaptation et de développement.

2.1 Rectorat

Le rectorat fixe le cadre de gestion dans lequel doivent évoluer les systèmes d’information et de communication de l’UNIGE. Plus précisément, il :

• définit la stratégie numérique de l’UNIGE et prend les décisions sur les systèmes d’information et de communication ayant un impact stratégique ou politique ;

approuve notamment : 

• les politiques de cybersécurité, de gestion des données institutionnelles et de protection des données personnelles ;
• les conventions spéciales entre les facultés ou centres interfacultaires et la DiSTIC ;
• les règlements plus détaillés ou particuliers en matière des systèmes d’information et de communication ;
• définit les moyens – financiers et en ressources humaines – qu’il entend investir aux systèmes d’information et de communication lors des arbitrages budgétaires ;
• arbitre entre la DiSTIC et les facultés, centres interfacultaires et divisions en cas de désaccord sur les services et ressources communs et locaux.

Le recteur/la rectrice nomme une personne (vice-recteur, vice-rectrice, secrétaire général-e ou autre) en charge du numérique et de la DiSTIC qui :

• propose la stratégie numérique en consultant les différentes parties prenantes et notamment le collège de direction de la DiSTIC et la Commission informatique ;
• soutient l’élaboration ou la révision des politiques de cybersécurité, de gestion des données institutionnelles et de protection des données personnelles ; 
• est le mandant des projets numériques réalisant les objectifs numériques du plan stratégique du Rectorat et des projets numériques stratégiquement ou politiquement important pour l’UNIGE ;
• assure le lien entre le Rectorat et le collège de direction de la DiSTIC ;
• arbitre au sein du portefeuille institutionnel, notamment en cas de conflit entre deux Comités de coordination des systèmes d’information et de communication métiers (COCSIM).

2.2 Division des systèmes et des technologies d’information et de communication (DiSTIC)

La DiSTIC soutient le rectorat dans le développement de sa stratégie numérique, de ses politiques de cybersécurité, de gestion des données institutionnelles et de protection des données personnelles. Elle est responsable ou co-responsable de leur mise en œuvre en étant chargée de la conduite et la gestion des projets y relatifs.

Elle est également chargée :

• des stratégies des domaines fonctionnels de la DiSTIC ;
• du développement, de l’entretien, de l’exploitation et du décommissionnement des systèmes d’information et de communication communs de l’UNIGE ;
• d’assurer leur bon fonctionnement selon les critères de l’adaptation aux besoins de la grande majorité des utilisateurs et utilisatrices, la modernité, l’efficacité, la fiabilité, la sécurité, l’économie, la durabilité écologique et la cohérence ;
• d’élaborer et de gérer les budgets de fonctionnement et les crédits d’investissement qui lui sont alloués ;
• d’élaborer ou de préaviser les projets de loi, directives et règlements ayant des conséquences sur les systèmes d’information et de communication ;
• de conseiller d’autres entités de l’UNIGE sur des projets, achats, activités, décisions liées au numérique et de rendre accessible à la communauté universitaire les informations concernant les processus institutionnels à suivre ;
• de déterminer, en accord avec les facultés, centres interfacultaires et divisions, les services et ressources numériques communs sans possibilité de délégation de gestion locale, les services et ressources communs avec possibilité de délégation de gestion locale et les services et ressources locales, obligatoirement gérés par les facultés, centres interfacultaires ou divisions ;
• de la prise en compte des besoins des autres entités dans le cadre de projets numériques transversaux.

Collège de direction de la DiSTIC

La DiSTIC est organisée en domaines fonctionnels, chacun sous la responsabilité d’un-e directeur/directrice adjoint-e. Elle est dirigée par un collège de direction comprenant tous et toutes les directeurs/directrices adjoint-es. Ensemble, ils et elles peuvent choisir de s’adjoindre des membres supplémentaires.

Ensemble avec le/la vice-recteur, vice-rectrice ou secrétaire général-e, le collège :

• consolide les portefeuilles des projets des domaines fonctionnels en un portefeuille institutionnel, en accord avec la stratégie numérique et les ressources financières et humaines disponibles ;
• le cas échéant, répartit les enveloppes budgétaires allouées par le Rectorat pour ses projets ;
• suit l’avancement des projets du portefeuille institutionnel et traite les alertes remontées par les différents domaines fonctionnels.

Le collège de direction élit parmi les directeurs/directrices adjoint-es un-e président-e pour une durée de 2 ans non-renouvelable.

La/le président-e du collège de direction de la DiSTIC représente la DiSTIC à l’extérieur de la division, veille au bon fonctionnement du collège, supervise et coordonne les activités transversales au sein de la DiSTIC.

2.3 Autres rôles rattachés au rectorat

2.3.1 Chief Information Security Officer (CISO)

Elle/il :

• définit et pilote le plan de sécurité des systèmes d’information et de communication ;
• conseille et forme les partenaires sur les risques et les mesures de protection ;
• contrôle le respect des normes et des règles de sécurité ;
• coordonne et supervise les actions de prévention et de réaction aux incidents de sécurité.

2.3.2 Chief Data Officer (CDO) institutionnel

Elle/il :

• porte la vision et pilote la stratégie des données et sa mise en œuvre au sein de l’UNIGE ;
• s’assure de l’efficacité de l’organisation mise en place pour la gouvernance des données et des synergies entre domaines métier sur l’usage et la gestion des données ;
• est garant-e des évolutions de la politique de gestion des données et de son application.

2.3.3 Data Protection Officer (DPO)

Elle/il :

• propose et coordonne la mise en œuvre de la politique de protection des données personnelles ;
• conseille et soutient sur les obligations et bonnes pratiques et s’assure de la conformité du traitement des données personnelles ;
• coordonne l’établissement et la mise à jour du registre des activités de traitement des données personnelles ;
• est l’interlocuteur/trice privilégié-e des personnes concernées et du préposé cantonal (PPDT) pour tout ce qui a trait au traitement des données personnelles.

2.3.4 Patrimonial Data Officer (PDO)

Elle/il :

• conseille et soutient les métiers sur la gestion du cycle de vie des documents et données ;
• coordonne l'établissement et la révision des règles de conservation ;
• veille à l’application du sort final des documents et données ;
• gère les archives historiques dès leur versement et fait office d’interlocuteur/trice privilégié-e des Archives d'État de Genève.

2.4 Facultés et centres interfacultaires

En matière de systèmes d’information et de communication, les facultés et centres interfacultaires sont responsables :

• du développement, de l’entretien, de l’exploitation et du décommissionnement de leurs services et ressources numériques gérés localement ;
• d’assurer leur bon fonctionnement selon les critères de l’adaptation aux besoins de la grande majorité des utilisateurs et utilisatrices, la modernité, l’efficacité, la fiabilité, la sécurité, la cohérence, l’économie, la durabilité écologique ;
• de la gestion de leurs données (inventaire, gestion de la qualité, protection de données, cycle de vie) ;
• de l’utilisation efficiente et responsable des ressources et des services fournis par la DiSTIC et notamment de la conformité de leurs postes de travail ;
• de déterminer, en accord avec la DiSTIC, les services et ressources numériques communs sans possibilité de délégation de gestion locale, les services et ressources communs avec possibilité de délégation de gestion locale et les services et ressources locales, obligatoirement gérés par les facultés, centres interfacultaires ou divisions ;
• d’annoncer leur nouveaux projets, services et ressources numériques aux COCSIM concernés et de les faire valider par la commission de l’architecture technique.

Les facultés et centres interfacultaires peuvent édicter des règlements numériques ou informatiques plus spécifiques selon leurs besoins.

2.5 Rôles au niveau des facultés et centres interfacultaires

2.5.1 Délégué-e au numérique

Chaque faculté et centre interfacultaire dispose d’un-e délégué-e au numérique. Celle-ci/celui-ci peut avoir le statut de vice-doyen-ne ou de membre de la direction d’un centre interfacultaire. Elle/il :

• informe les collègues de leur entité des normes en vigueur et, le cas échéant, de leur modification, notamment de la législation, du présent règlement, des politiques de cybersécurité, de gestion des données institutionnelles et de protection des données personnelles ;
• participe à l’évolution et à la modification des normes internes de l’UNIGE ;
• rappelle la responsabilité individuelle de chaque collaborateur/collaboratrice de la cybersécurité de leurs activités numériques et de la protection de leurs données.

2.5.2 Correspondant-es informatiques

Les correspondant-es informatiques des facultés et centres interfacultaires apportent un support de proximité aux utilisateur et utilisatrices de leur entité, en étroite collaboration avec la DiSTIC. De manière générale, elles/ils:

• conseillent et assistent les utilisateurs et utilisatrices ;
• aident à les sensibiliser aux normes en vigueur et aux bonnes pratiques numériques ;
• prennent en charge les déclarations d’incidents (tickets) et en assurent le suivi ;
• installent et assurent le bon fonctionnement des postes de travail institutionnels du personnel et des étudiant-es de leur entité et de leurs périphériques ;
• le cas échéant, sont responsables du développement, de l’entretien, de l’exploitation et du décommissionnement des services et ressources numériques supplémentaires gérés localement (parc matériel et logiciel) ;
• tiennent à jour l’inventaire des ressources et licences informatiques.

En principe, au moins un-e des correspondant-es informatiques assume le rôle de la/du référent-e cybersécurité qui est en charge :

• d’agir en tant que relais auprès de leur entité sur les questions de cybersécurité ;
• de superviser la sécurité des services et ressources numériques locaux et d’appliquer techniquement des mesures de protection institutionnelles ;
• de traiter en amont des vulnérabilités critiques détectées par le système de veille sécuritaire de l’université ;
• le cas échéant, de participer à la gestion des cyberincidents locaux ;
• de remonter les besoins techniques en cybersécurité ou les difficultés d’application des mesures prévues.

Les facultés et centre interfacultaires peuvent confier le rôle de la/du référent-e cybersécurité à une personne ayant une autre fonction.

2.5.3 Autres gestionnaires locaux

En dehors des correspondant-es informatiques, il peut exister également un certain nombre d’autres gestionnaires locaux qui déploient des solutions informatiques à une échelle locale: administrateurs/administratrices de systèmes, webmasters, gestionnaires d’équipements scientifiques, etc.

2.5.4 Référent-es fonctionnel-les

Chaque faculté/centre interfacultaire identifie un certain nombre de référent-es fonctionnel-les qui participent à l’évolution d’un service numérique.

2.6 Commissions informatiques facultaires (CIF)

En principe, chaque faculté dispose d’une commission informatique (CIF) qui est chargée :

• de conseiller le décanat sur les questions numériques ;
• d’examiner les besoins facultaires en la matière à moyen et à long terme ;
• de faire remonter les besoins de leur entité vers la Commission informatique ou les COCSIM ;
• de coordonner les services et ressources locaux ;
• de veiller à la bonne information des correspondant-es informatiques et gestionnaires locaux et à leur respect des normes en vigueur.

Les centres interfacultaires peuvent :

• constituer une CIF dédiée ;
• se rattacher à une CIF facultaire existante ;
• ou encore de constituer une CIF partagée par plusieurs centres.

Composition des CIFs

La composition de la CIF est établie conformément au règlement d’organisation de la faculté ou du/des centre(s) interfacultaire(s) concerné(e). Elle est en principe constituée :

• du/de la délégué-e au numérique (président-e) ;
• de l’administrateur/administratrice de l’entité ;
• d’un membre du collège de direction de la DiSTIC ;
• des correspondant-es informatiques ;
• de la personne ayant le rôle de la/du référent-e cybersécurité.

2.7 Divisions et services communs

De manière similaire aux facultés et centres interfacultaires, les divisions et services communs sont responsables :

• du développement, de l’entretien, de l’exploitation et du décommissionnement de leurs services et ressources numériques gérés localement ;
• d’assurer leur bon fonctionnement selon les critères de l’adaptation aux besoins de la grande majorité des utilisateurs et utilisatrices, la modernité, l’efficacité, la fiabilité, la sécurité, la cohérence, l’économie, la durabilité écologique ;
• de la gestion de leurs données (inventaire, gestion de la qualité, protection de données, cycle de vie) ;
• de l’utilisation efficiente et responsable des ressources et des services fournis par la DiSTIC et notamment de la conformité de leurs postes de travail ;
• de se coordonner étroitement avec la DiSTIC pour éviter le redéveloppement local de solutions potentiellement mutualisables ;
• de déterminer, en accord avec la DiSTIC, les services et ressources numériques communs sans possibilité de délégation de gestion locale, les services et ressources communs avec possibilité de délégation de gestion locale et les services et ressources locales, obligatoirement gérés par les facultés, centres interfacultaires ou divisions ;
• d’annoncer leur nouveaux projets, services et ressources numériques aux COCSIM concernés et de les faire valider par la commission de l’architecture technique.

Certaines divisions disposent également de correspondant-es informatiques, de gestionnaires locaux et de référent-es fonctionnel-les. Leurs responsabilités sont en principe celles décrites sous 2.5.

2.8 Utilisateurs et utilisatrices 

Les utilisateurs et utilisatrices sont individuellement responsables du bon usage des ressources qui leurs sont mises à disposition et du respect des normes en vigueur (voir la directive « Charte d’usage des ressources numériques », réf. 0296).

3.1 Commission informatique (COINF)

La COINF est une commission consultative du Rectorat qui a pour de rôle :

• de préaviser la stratégie numérique avant leur adoption par le rectorat ;
• de conseiller le rectorat avant ses décisions sur les systèmes d’information et de communication ayant un impact stratégique ou politique, notamment celles sur les changements majeurs impactant les utilisateur et utilisatrices ;
• de proposer des éléments ou projets numériques au rectorat ou à la DiSTIC ;
• de mandater la DiSTIC ou des groupes ad hoc, s’appuyant sur les structures de l’université, pour des expertises ;
• d’assurer une bonne collaboration avec les CIF et leur bonne information.

Au-delà des missions décrites ci-dessus, la COINF peut disposer d’un budget annuel alloué par le rectorat, lui permettant d’accorder un cofinancement ponctuel à certains projets.

La COINF est formée :

• du/de la vice-recteur, vice-rectrice ou secrétaire général-e (président-e) ;
• de la/du président-e du collège de direction de la DiSTIC (vice-président-e) ;
• de 2 représentant-es par faculté (président-e de la CIF et administrateur/administratrice) ;
• de représentant-es de chaque centre interfacultaires selon les modalités choisies pour les CIF de ces centres ;
• des directeurs/directrices adjoint-es de la DiSTIC ;
• de l’administrateur/administratrice de la DiSTIC.

La COINF se réunit en principe 4 fois par an. Lors de la discussion des sujets stratégiques, la présence des administrateurs/administratrices est rendue facultative, et des expert-es peuvent être invité-es.

3.2 Comités de coordination des systèmes d’information et de communication métiers (COCSIM)

Chacun des domaines fonctionnels de la DiSTIC est appuyé par un COCSIM, qui a les responsabilités suivantes :

• mener les réflexions stratégiques concernant son domaine fonctionnel ;
• évaluer les demandes qui lui sont remontées et les prioriser dans le portefeuille des projets du domaine en veillant notamment à ce que les besoins facultaires soient suffisamment intégrés ;
• présenter au collège de direction de la DiSTIC le portefeuille du domaine, les projets et leurs ressources à valider, ainsi que les éventuels arbitrages à effectuer au niveau institutionnel ;
• définir les objectifs à atteindre par semestre et suivre leur atteinte ;
• traiter les alertes et, le cas échéant, les remonter au collège de direction de la DiSTIC.

La composition de chaque COCSIM est la suivante :

• responsable du domaine métier (président-e, par défaut, la/le membre du Rectorat en charge du domaine concerné) ;
• directeur/directrice adjoint-e en charge du domaine fonctionnel ;
• parties prenantes désignées/invitées ;
• chefs de projet.

3.3 Comité de gouvernance de cybersécurité

Le comité de gouvernance cybersécurité a pour rôle de : 

• élaborer la politique de cybersécurité ;
• aligner la stratégie de cybersécurité avec la stratégie numérique et les objectifs de l’institution ;
• assurer la conformité aux différentes normes applicables ;
• superviser les cyber-risques et valider le plan de sécurité des systèmes d’information et de communication ;
• piloter le niveau effectif de cybersécurité (KPI) ;
• assurer le pilotage des cyber-incidents majeurs ;
• proposer au rectorat les plans d’investissement nécessaires à la cybersécurité institutionnelle ;
• valider les actions de communication, de formation et d’accompagnement de la communauté universitaire sur les enjeux de cybersécurité.

Le comité de gouvernance de la cybersécurité est composé : 

• du/de la vice-recteur, vice-rectrice ou secrétaire général-e (président-e) ;
• du/de la Chief Information Security Officer (CISO) ;
• du/de la Data Protection Officer (DPO) ;
• d’un représentant du collège de direction de la DiSTIC.

3.4 Comité opérationnel de cybersécurité

Le comité opérationnel de cybersécurité a pour rôle de : 

• renforcer la sécurité les systèmes d’information et de communication, centraux et locaux, à un niveau homogène et adapté aux risques ;
• élaborer les règles, meilleures pratiques et procédures en matière de cybersécurité et appliquer les mesures de protection nécessaires ;
• traiter les vulnérabilités et les incidents de cybersécurité ;
• participer au partage de connaissance et à la conduite du changement par des actions de communication, de formation et d’accompagnement de la communauté universitaire sur les enjeux de cybersécurité.

Le comité opérationnel de cybersécurité est composé : 

• du/de la Chief Information Security Officer (CISO) (président-e) ;
• des membres de l’équipe cybersécurité ;
• des référent-es cybersécurité des facultés et centres interfacultaires ;
• de deux représentant-e du collège de direction de la DiSTIC ;
• des expert-es technologiques de la DiSTIC ;
• des chef-fes des services informatiques facultaires.

3.5 Cellule de crise cybersécurité (CCC)

La CCC a pour rôle de coordonner et gérer les actions de l’équipe cybersécurité, de la DiSTIC et, le cas échéant, d’autres entités universitaires face à toute situation d’urgence majeure en matière de cybersécurité afin d’en limiter les impacts sur les activités universitaires, de préserver les données, ressources et infrastructures numériques ainsi que l’image de l’institution.

La CCC est composée :

• du/de la vice-recteur, vice-rectrice ou secrétaire général-e responsable de la cybersécurité (responsable de la gestion de crise) ;
• du/de la Chief Information Security Officer (CISO) (coordinateur de la gestion de crise)
• d’un membre de l'équipe cybersécurité (secrétaire de la gestion de crise) ;
• du/de la président-e du collège de direction de la DiSTIC ;
• des directeurs/directrices adjoint-es de la DiSTIC en charge des domaines fonctionnels concernés ;
• du/de la responsable de la communication de la DiSTIC ;
• le cas échéant, des spécialistes convoqué-es (autres membres de l'équipe cybersécurité, spécialistes de la DiSTIC, référent-es cybersécurité, correspondant-es informatiques ou autre).

Lorsque la CCC est activée, elle doit informer la Cellule de Crise Institutionnelle de l’Université (CCIU), qui est automatiquement pré-activée.

3.6 Data Office institutionnel

Le Data Office institutionnel : 

• élabore la politique de gestion des données institutionnelles et les règlements qui y sont liés ;
• veille à la bonne application de ces normes ;
• participe au partage de connaissance et à la conduite du changement par des actions de communication, de formation et d’accompagnement de la communauté universitaire sur les enjeux de gestion des données institutionnelles.

Le Data Office est composé de la/des/du :

• du/de la Chief Data Officer (CDO) ;
• du/de la Chief Information Security Officer (CISO) ;
• du/de la Data Protection Officer (DPO) ;
• du/de la Patrimonial Data Officer (PDO) ;
• de deux représentant-e du collège de direction de la DiSTIC.

3.7 Commission d’architecture technique (CAT)

La CAT : 

• aligne l’architecture des systèmes d’information et de communication avec la stratégie numérique et les normes en vigueur et veille à sa bonne évolution selon les besoins et les critères de l’urbanisation et de l’efficience ;
• valide les projets numériques sur les aspects architecturaux, de cybersécurité, de gestion et de protection des données ;
• s’assure qu’une cartographie des systèmes d’information et de communication est à jour et exploitable ;
• partage les besoins et risques identifiés avec les instances compétentes ;
• fournit des recommandations sur demande.

La CAT est composée de la/des/du : 

• du/de la responsable de l’architecture des systèmes d’information ;
• des directeurs/directrices adjoint-es de la DiSTIC ;
• du/de la Chief Information Security Officer (CISO) ;
• du/de la responsable des référentiels de données du SI.