1.1. Base légale
En tant qu'institution de droit public et conformément à l’art. 5 de la Loi sur les archives publiques (B 2 15 Larch), l’Université “ conserve la propriété et la garde de ses archives, sous réserve des mesures de conservation, de précaution et de surveillance qu’édicte le Conseil d’Etat ”. La Loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données (LIPAD)  garantit l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données.

1.2. Définition
Les archives administratives et patrimoniales de l’Université sont l’ensemble des documents reçus et/ou produits par l'institution dans le cadre de ses activités de gestion et de mission (enseignement, recherche et service à la Cité, conservés en raison de leur valeur administrative, juridique et/ou historique.
Cette définition s’applique à tous les supports de l'information, sous forme écrite ou numérisée, visuelle ou sonore.

1.3. Statut
Les archives administratives et patrimoniales (AAP) de l'Université exercent leurs activités sous la supervision de Secrétariat général.

1.4. Activités

1. Acquérir, traiter les archives de gestion et de mission de l'institution.
2. Elaborer des instruments de recherche (inventaires).
3. Gérer et conserver les archives en veillant notamment à l'application de la Loi sur les archives publiques (B 2 15 Larch) et de la Loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données (LIPAD).
4. Conseiller les différents services de l'institution dans la gestion globale de leurs documents.
5. Elaborer des calendriers de conservation d'entente avec les différents services de l'institution.
6. Assurer la consultation et le prêt des dossiers archivés en conformités avec les exigences légales et déontologiques.
7. Répondre aux besoins de la recherche.

2.1. Constitution d’archives
Les organes et les subdivisions de l’Université tels que définis dans la  Loi sur l'Université, chapitre 4, section1, article 26,  ont l'obligation  de :

1. constituer des archives relevant de leurs activités propres conformément à la Loi sur les archives publiques (B 2 15 Larch).
2. utiliser les calendriers de conservation tenus à leur disposition par l’archiviste et exposés dans leurs grandes lignes dans la procédure 0034 :  Constitution et gestion des archives de bureau.
3. désigner la personne responsable du classement, du tri et du versement des archives .

2.2. Versement d'archives
Les documents qui ne servent plus au traitement des affaires coutantes à valeur historique doivent être versés au Service des archives en principe tous les 10 ans, d'entente avec l'archiviste et selon la procédure 0035 :  Versement  des archives au Service d'archives du Seujet.

2.3. Classement
Les archives conservées au Service des archives sont classées selon le principe du respect des fonds et de leur provenance. Un inventaire général est tenu à jour et consultable sur la Base de données des Archives de l'UNIGE:  https://archives.unige.ch/

2.4. Destruction d'archives
Conformément au Règlement d'application de la loi sur les archives publiques (B 2 15.01, art. 12), aucune destruction de documents, sauf celles prévues par la procédure 0035 - Versement  des archives au Service d'archives du Seujet, n'est autorisée sans l'accord préalable de l'archiviste qui s'en réfère aux Archives d'État en cas de doute.