La directive réglemente les remboursements de notes de frais professionnels qui englobent les frais de déplacement (transport, hébergement, repas et autres), les frais de réception, d'invitation à des repas à Genève et à des petits frais. La directive indique la procédure à suivre pour obtenir le remboursement des notes de frais professionnels.
La directive concerne tous-tes les collaborateurs-trices de l'Université, les boursiers-ères, les doctorants-es non rémunérés-es, les professeurs honoraires et les personnes invitées par l'Université.
Les remboursements des frais professionnels payés à un un-e intervenant-e externe invité-e par l'Université dans le cadre d'une collaboration scientifique (per diem) sont exclus du champ d'application de cette directive. Ils sont traités dans la procédure 103 intitulée « Payer une indemnité à un-e intervenant-e externe (per diem) ».
Les indemnités versées à des conférenciers-ères, des jurés-es de thèse ou des jurés-es d'examen sont exclues du champ d'application de cette directive. Elles sont traitées dans la procédure 0043 intitulée « Rémunération pour cours, conférences publiques et expertises ».
Les avances pour déplacement ou repas sont exclues du champ d'application de cette directive. Les modalités pour obtenir des avances sont spécifiées dans la procédure 0047 « Demander une avance pour déplacement ou repas, pour petite caisse et pour expérience (patient simulé) ».
Les remboursements de téléphones portables sont exclus du champ d'application de cette directive. Les remboursements des téléphones portables sont spécifiés dans la procédure 0046 « Utiliser un téléphone portable ».
Définition et principes généraux
Les remboursements des notes de frais des collaborateurs-trices concernent uniquement les frais liés aux activités professionnelles dans le cadre de leurs missions au sein de l'Université.
Toute demande de remboursement s'effectue selon le principe des frais effectifs sauf si le bailleur-euse de fonds mentionne expressément le paiement d'un forfait.
Les membres du personnel et l'Université ne doivent ni bénéficier, ni pâtir des pratiques définies dans la directive.
Toute demande de remboursement doit respecter le principe d'un emploi économique et judicieux des ressources. Elle doit être soumise dès le retour du voyage, ou immédiatement après l'événement. Elle doit être établie en francs suisses. Pour les dépenses effectuées en monnaies étrangères, le taux de change appliqué est celui en vigueur au moment du traitement comptable de la demande de remboursement.
Pour toutes les demandes de remboursement supérieures à CHF 1 000, il est recommandé d'obtenir la validation préalable du-de la supérieur-e hiérarchique. Cette dernière sera jointe au dossier électronique de remboursement si cette validation a été faite.
Application informatique à utiliser
Toute demande de remboursement s'effectue par le truchement de l'application SI Notes de frais.
En fonction de la nature du remboursement, les demandes sont formulées dans les chapitres idoines Déplacements, Repas, Paiement fournisseur, Petits frais, Avances.
Une demande de remboursement est effectuée pour chaque événement. Les champs obligatoires doivent être complétés pour permettre le processus de validation et le remboursement par le service de la comptabilité.
Justificatifs à joindre à la formule de remboursement et leur archivage
Les justificatifs originaux doivent être acquittés et joints au formulaire « approuvé » électroniquement. En cas de réservation électronique d'avion ou de train, la confirmation de réservation en ligne ou la copie du relevé de la carte de crédit est exigée. En cas de réservation électronique d'hôtel, la confirmation de réservation en ligne ou la facture originale acquittée ou encore la copie du relevé de la carte de crédit est exigée. En cas d'inscription électronique à un congrès, la confirmation d'inscription en ligne ou la copie du relevé de carte de crédit est exigée. Pour les déplacements en train et avion, les justificatifs doivent permettre l'identification de la classe, des villes de départ, étape et destination, ainsi que, pour l'avion, les numéros des vols.
Les frais de déplacement sans justificatif doivent faire l'objet d'un écart de conformité.
Les justificatifs électroniques joints à la formule de remboursement représentent des pièces comptables et sont archivés électroniquement. Le service de la comptabilité est responsable de leur conservation et de leur archivage systématique.
1.1. Bénéficiaire
Les demandes de remboursement de frais doivent être signées par la personne ayant effectué le paiement (ci-après le-la bénéficiaire). Dans le cas d'une organisation de manifestation, la personne responsable signe la demande de remboursement.
Par sa signature, le bénéficiaire :
- atteste que les dépenses sont en lien direct avec les activités professionnelles et nécessaires pour remplir les missions de son cahier des charges.
- veille à la conformité de la dépense aux règles de l'Université, notamment à l'emploi économique et judicieux des moyens.
- atteste que les conditions d’usage du mode de transport et de tarification sont conformes à la politique encadrant les déplacements professionnels en avion.
- signale tout écart de conformité à son approbateur-trice, en cochant la case prévue à cet effet et en le justifiant par un commentaire explicatif.
1.2. Approbateur
Toutes les demandes de remboursement de frais doivent être contresignées. L'approbateur-trice est en principe le-la titulaire du fonds payeur sauf si il-elle est le-la bénéficiaire du remboursement. Dans ce cas, c'est son-sa supérieur-e hiérarchique selon les structures financières qui approuve la demande.
Par sa signature, l'approbateur-trice :
- atteste être le-la supérieur-e hiérarchique,
- atteste avoir pris connaissance de la dépense et des documents joints,
- atteste de la pertinence des dépenses au regard de la fonction et au cahier des charges du-de la bénéficiaire,
- garantit la disponibilité budgétaire.
- valide spécifiquement les écarts de conformité signalés par le-la bénéficiaire.
L'approbateur-trice est en droit de refuser un remboursement s'il-elle estime qu'il est inexact ou incomplet ou qu'il ne remplit pas les conditions générales de remboursement définies dans la présente directive. Il-Elle doit valider spécifiquement les écarts de conformité signalés par le-la bénéficiaire via l'application SI Notes de frais.
Exemple
Le professeur X et le professeur Y ont un repas professionnel entrant dans la catégorie des invitations pour un total de CHF 160.--. Le professeur X est le supérieur hiérarchique du professeur Y. C'est un fonds du professeur X qui prend en charge la dépense. Trois cas de figure de remboursement peuvent se présenter.
Situation 1
Le professeur Y paie la totalité de la facture CHF 160.--; il devient donc le bénéficiaire du remboursement.
Il remplit une demande de remboursement en mentionnant le professeur X comme accompagnant. Comme il est lui-même le titulaire du fonds, la demande est transmise à son supérieur hiérarchique pour approbation.
N.B. : Si le professeur X n'avait pas été mentionné comme accompagnant, la demande lui serait parvenue pour approbation, ce qui n'est pas correct.
Situation 2
Le professeur X et le professeur Y paient chacun leur part (2 x CHF 80.--) ; il y a donc deux demandes de remboursement et deux bénéficiaires.
Le professeur Y remplit sa demande pour CHF 80.-- (sans mentionner d'accompagnant). La demande parvient au professeur X qui peut approuver puisqu'il n'est pas concerné par cette dépense de CHF 80.--.
Le professeur X remplit sa demande pour CHF 80.-- (sans mentionner d'accompagnant). Comme il est lui-même le titulaire du fonds, la demande est transmise à son supérieur hiérarchique pour approbation.
Situation 3
Le professeur X paie la totalité de la facture de CHF 160.--; il devient donc le bénéficiaire du remboursement.
Il remplit une demande de remboursement en mentionnant le professeur Y comme accompagnant. Comme le professeur X est lui-même le titulaire du fonds, la demande est transmise à son supérieur hiérarchique pour approbation.
NB : Si le professeur Y n’avait pas été mentionné comme accompagnant, cela n’aurait pas eu de conséquence sur le workflow.
2.1. Principes
Tout-e collaborateur-trice doit veiller à un emploi économique et judicieux des ressources tout en veillant à limiter au maximum son impact environnemental. Quelle que soit la destination, quel que soit le mode de transport, le-la collaborateur-trice doit justifier d’une participation active à l’évènement faisant l’objet du déplacement. Font exception à ce principe les participations aux écoles d’été et d’hiver.
L'Université encourage le déplacement avec les transports publics.
Les dépenses suivantes ne sont pas éligibles à un remboursement de notes de frais :
- Les trajets du domicile au lieu de travail et du lieu de travail au domicile.
- La vignette autoroutière.
- Les contraventions.
- Les consommations privées telles que tabac, minibar, apéritif ou blanchisserie.
Ces dépenses doivent être indiquées clairement dans les justificatifs de remboursement et déduites de la demande de remboursement.
Lorsque le membre du personnel se déplace à l'invitation d'une autre institution ou pour participer à des réunions faisant appel à son expertise, les frais de déplacement doivent être en principe pris en charge par le tiers « invitant ». Les frais de déplacement pris en charge par une institution invitant un-e collaborateur-trice de l'UNIGE sont soumis aux directives de l'institution invitante.
Les frais des personnes accompagnatrices sans lien avec l'activité professionnelle ne sont pas remboursés et doivent être indiqués clairement dans les justificatifs de remboursement et déduits de la demande de remboursement.
2.2. Déplacement en train
Dans le cadre de la politique de réduction des émissions de CO2, les voyages en train sont à privilégier en substitution à tout autre type de transport plus polluants (avion, voiture, car, moto).
2.2.1. Billet à l'unité :
Le remboursement se fait sur la base du prix du billet de chemin de fer 1ère classe pour les cadres supérieurs (classe 23 et plus) et 2ème classe pour les autres membres du personnel, sauf si ces derniers accompagnent une personne autorisée à voyager en 1ère classe (à justifier lors de la demande de remboursement). Afin de favoriser la substitution à l'avion sur les trajets de plus de 4 heures, tous-tes les bénéficiaires peuvent voyager en 1ère classe et être remboursés selon ce tarif sur ce type de trajet.
2.2.2. Abonnement demi-tarif CFF :
Lorsqu'un membre du personnel se déplace régulièrement pour des raisons professionnelles, un abonnement demi-tarif peut lui être remboursé. Lorsque le membre du personnel exprime sa demande à son-sa supérieur-e hiérarchique, il devra justifier son besoin en indiquant le coût prévisible de ses déplacements.
2.2.3. Abonnement général CFF ou pour un tronçon donné :
De par sa fonction, le Recteur de l'Université bénéficie d'un abonnement général des CFF.
Lorsqu’un membre du personnel doit se déplacer fréquemment pour des motifs professionnels et qu'il a acquis un abonnement général CFF ou un abonnement pour un tronçon donné, à titre privé, l'Université peut contribuer à la prise en charge jusqu'à concurrence du coût d'acquisition. Le remboursement est calculé en prenant en considération l'équivalent du coût de l'abonnement demi-tarif, ainsi que le coût des trajets effectués sur la base du tarif à moitié prix.
Le membre du personnel devra fournir, à l'appui de sa demande de remboursement, une copie de son abonnement général CFF ou pour un tronçon donné, ainsi qu'un relevé trimestriel des trajets réalisés hors du canton correspondant à la période couverte par l'abonnement général. Pour ce faire, il utilise le formulaire complété intitulé « Remboursement CFF » et y indique uniquement les déplacements effectués hors du canton dans le cadre de ses activités au sein de l'Université pour lesquelles le « tiers invitant » ne l'a pas défrayé. Puis, il insère le formulaire complété via une demande de remboursement sous la rubrique « déplacement repas ».
Dans des cas exceptionnels, le Recteur peut déroger à ces principes et octroyer à un membre du personnel la prise en charge entière ou partielle d'un abonnement général CFF ou pour un tronçon donné. Le-la bénéficiaire doit obtenir le soutien de sa hiérarchie directe et en faire la demande Recteur. Une copie de la demande doit être remise au service de la comptabilité qui la préavisera.
2.3. Déplacement en avion
La politique « avions » de l'UNIGE encadre les voyages aériens du personnel, des étudiants-es et des invités-es dans un objectif de réduction de 50 % des émissions liées au transport aérien à l'horizon 2030.
Dans le cadre de cette politique, tout voyage en avion, en sus des règles énoncées précédemment, doit remplir les conditions suivantes :
Les destinations atteignables en 4 heures en train (aller simple) ne peuvent faire l'objet d'un voyage en avion. Une liste est disponible sur le site dédié.
- Quelle que soit la destination, les voyages en avion doivent privilégier les vols directs.
- Lors de déplacement en délégation / groupe, la taille de la délégation/du groupe doit être réduite au minimum.
- La présence des accompagnants-es doit être justifiée.
L’usage de la classe « Business », « 1ère » ou toute autre que la classe économique est prohibée dans le périmètre suivant :
- L’Union Européenne, l’Islande, la Norvège, le Lichtenstein, le Royaume-Uni.
- La Serbie, le Monténégro, la Macédoine, le Kosovo, l’Albanie, la Bosnie.
- L’Ukraine, la Biélorussie, la Moldavie, la partie occidentale et caucasienne de la Fédération de Russie, ainsi que l’Arménie, la Géorgie et l’Azerbaïdjan.
- La Turquie, la Syrie, le Liban, l'Israël, la Jordanie, l'Egypte, la Libye, la Tunisie, l'Algérie et le Maroc.
Tableau synoptique Avion vs Train
| Pays-Villes |
Train voyage en 1ère classe |
Avion voyage en classe Economy |
Avion voyage en classe Business |
| Destination atteignable en moins de 4 heures en train |
Dès la classe 23 |
Interdit |
Interdit |
| Destination atteignable en plus de 4 heures de train en Europe et pays limitrophes |
Ensemble du personnel |
Oui si conditions remplies |
Interdit |
Autres destinations :
Asie, Amérique, Océanie, Afrique hors Afrique du Nord |
Néant |
Oui si conditions remplies |
Oui si conditions remplies |
2.3.1. Justificatif d'une dérogation à une règle ou à une condition
Toute dérogation à une règle ou condition énoncée ci-dessus doit faire l’objet d’une justification lors de la saisie dans l'application SI Note de frais. L’approbateur-trice, par son acte de validation, confirme la nécessité de déroger.
2.3.2. Contribution pour compensation CO2
Une contribution pour compensation des émissions de CO2 sera facturée de manière bisannuelle sur la ligne budgétaire affectée par le remboursement des frais de déplacements.
Le montant de cette contribution est calculé en fonction des tonnes éq.CO2 émises durant le semestre. Le coût de la tonne éq.CO2 est décidé annuellement par le Rectorat.
2.4. Autres frais en matière de transport
2.4.1. Véhicule privé
L'usage d'un véhicule privé doit intervenir uniquement lorsqu'aucun autre mode de transport moins émetteur en CO2 n'est disponible sur cette destination ou lorsque ce choix se justifie pour d'autres raisons (transport de matériel, invités, raisons de santé, etc.).
Lors de l'utilisation d'un véhicule privé, un forfait de CHF 0.70 par km pour les voitures et de CHF 0.40 pour les motos, comprenant l'essence et l'amortissement du véhicule, est applicable.
2.4.2. Déplacement intermédiaire
Les frais de déplacements intermédiaires, tels que les transports publics ou les taxis, sont remboursés.
En Suisse : du lieu de travail ou de la maison jusqu'à l'aéroport ou à la gare et retour.
Sur le lieu du déplacement : du lieu d'arrivée à l'hôtel, au lieu du séminaire, au rendez-vous.
Les pourboires excédant 3 % de la facture ne sont pas remboursés.
2.4.3. Parking
Les frais de parking associés au déplacement sont remboursés.
2.4.4. Location d'un véhicule
Seules les locations de voitures jusqu'à la catégorie moyenne « compacte » sont autorisées.
L'Université bénéficie de tarifs préférentiels de véhicules chez Europcar et chez Hertz sur le site : http://www.unige.ch/collaborateurs/offres/.
2.5. Hébergement lors d'un déplacement
En Suisse, les frais d'hébergement sont remboursés pour un montant maximum de CHF 220.-- par nuitée, petit déjeuner compris. Les excédents sont à la charge du-de la collaborateur-trice ou de la personne invitée.
À l'étranger, les frais d'hébergement sont remboursés à hauteur du prix d'un hôtel de catégorie moyenne 3 étoiles.
Les nuits précédant la manifestation et celle suivant la manifestation peuvent être remboursées. Des explications doivent être fournies pour justifier des nuitées supplémentaires
Les jours supplémentaires non professionnels doivent être clairement indiqués sur le formulaire et ne sont pas remboursés.
2.6. Repas et invitations lors d'un déplacement
Entrent dans cette catégorie les repas des collaborateurs-trices en déplacement et les invitations avec des personnes externes à l'Université hors du canton. Les repas des collaborateurs-trices en déplacement sont pris dans un établissement (par exemple, une cafétéria ou un restaurant). Ils sont induits par le déplacement.
Pour les repas des collaborateurs-trices en déplacement, le montant maximum autorisé est de CHF 40.-- par personne.
Lors d’un déplacement, il est possible d’inviter une ou des personnes externes à l'Université. Ces invitations peuvent avoir pour but par exemple de prolonger une séance de travail, un colloque ou un événement en conservant un caractère professionnel. Elles doivent rester exceptionnelles et être justifiées.
Pour les invitations, le montant maximum autorisé est de CHF 80.-- par personne.
Tout excédent est à la charge du-de la collaborateur-trice organisateur-trice du repas.
Lorsque le déplacement nécessite des nuitées avant ou après l'événement, les repas peuvent être remboursés. Ces repas sont assimilés à des collations. Des explications doivent être fournies pour justifier des repas supplémentaires.
Les jours supplémentaires non professionnels doivent être clairement indiqués sur le formulaire et ne sont pas remboursés.
Les pourboires jusqu'à 3 % de la facture ne sont pas remboursés dans les pays où le service est inclus dans le prix du repas. Le montant du pourboire payé par le-la collaborateur-trice doit être clairement indiqué sur la facture originale.
2.7. Autres frais lors d'un déplacement
Les frais de téléphone et les connexions internet professionnels effectués depuis le lieu d'hébergement ou du congrès sont remboursés sur justificatifs.
Sont considérés comme réceptions ou invitations, les repas au restaurant ou les prestations d'un service traiteur.
3.1. Principes
Entre dans cette catégorie les invitations, les collations de travail, les repas de service/apéritifs/départ à la retraite, les repas de relations publiques et les réceptions financées par des inscriptions.
Les demandes de remboursement doivent spécifier le motif de l'invitation, le nombre de participants (collaborateurs-trices de l'Université et des personnes invitées).
Un formulaire ne peut être utilisé pour plusieurs événements.
Tout excédent est à la charge du-de la collaborateur-trice organisateur-trice du repas.
3.2. Repas de travail et invitations
Les repas de travail prennent la forme de collations de travail qui permettent la tenue d'une séance de travail pendant les heures de repas. Les collations sont exclusivement prises sur le lieu de travail ou dans les bâtiments universitaires ou assimilés. Des personnes externes à l'Université peuvent participer à ces réunions de travail.
Pour les collations, le montant maximum autorisé est de CHF 30.-- par personne.
Les invitations avec des membres externes à l’Université permettent de prolonger une séance de travail, un séminaire, un colloque ou un événement en conservant un caractère professionnel. Elles sont exclusivement prises à l'extérieur des bâtiments universitaires. Des collaborateurs-trices de l'Université et des personnes externes à l'Université peuvent participer à ces invitations. Les repas de commission sont assimilés à des invitations. Une invitation doit être justifiée.
Les invitations entre collaborateurs-trices de l’Université permettent de prolonger une séance de travail en conservant un caractère professionnel. Elles sont exclusivement prises à l'extérieur des bâtiments universitaires. Elles doivent rester exceptionnelles, être justifiées et être approuvées par la hiérarchie avant d’avoir lieu.
Pour les invitations, le montant maximum autorisé est de CHF 80.-- par personne.
3.3. Apéritifs, repas de service, repas de départ à la retraite
3.3.1. Apéritifs
Entrent dans cette catégorie les frais de petite restauration prise sur le lieu de travail ou dans les bâtiments universitaires ou assimilés dans le cadre d'un événement à caractère festif.
Le montant maximum autorisé est de CHF 30.-- par personne.
Le nombre d'invités-es doit figurer dans la demande de remboursement, ainsi que la catégorie des invités-ées (collaborateurs-trices de l'Université, personnes externes). S'il est difficile de connaître le nombre exact de personnes présentes, le nombre figurant sur la facture fera foi.
Les frais accessoires liés aux frais de réception et aux invitations à des repas, comme les décorations florales, doivent être proportionnels à l'événement. Le respect de la proportionnalité appartient à l'organisateur-trice de la manifestation.
Si le montant total de l'événement dépasse CHF 1 000.--, l'organisateur-trice soumet un devis pour approbation à :
- Recteur pour le Rectorat.
- Secrétaire général pour les services rattachés au Rectorat.
- Vice-Recteur-trice en charge du dicastère pour les divisions de l'administration centrale.
- Vice-Recteur-trice concerné-e pour les décanats et les directions de centre interfacultaire.
- Directeur-trice de département pour les unités facultaires.
- Président-e de section pour les départements.
- Doyen-ne pour les sections.
- Directeur-trice pour les unités des centres interfacultaires.
3.3.2. Repas de service
Les repas de service sont des événements à caractère festif se produisant une fois par an réunissant les collaborateurs-trices d'une structure donnée de l'Université.
Le montant maximum autorisé est de CHF 80.-- par personne.
L'organisateur-trice soumet systématiquement un devis pour approbation à :
- Recteur pour le Rectorat.
- Secrétaire général pour les services rattachés au Rectorat.
- Vice-Recteur-trice en charge du dicastère pour les divisions de l'administration centrale.
- Vice-Recteur-trice concerné-e pour les décanats et les directions de centre interfacultaire.
- Directeur-trice de département pour les unités facultaires
- Président-e de section pour les départements.
- Doyen-ne pour les sections.Directeur-trice pour les unités des centres interfacultaires.
L'approbation du devis est jointe à la demande de remboursement ou de paiement.
3.3.3. Repas de départ à la retraite
Entrent dans cette catégorie les frais de petite restauration prise sur le lieu de travail ou dans les bâtiments universitaires ou assimilés dans le cadre d'un événement à caractère festif.
Si l'événement prend la forme d'un apéritif, le montant maximum autorisé est de CHF 30.-- par personne.
Si l'événement prend la forme d'un repas hors des bâtiments universitaires ou assimilés, le montant maximum autorisé est de CHF 80.-- par personne.
L'organisateur-trice soumet systématiquement un devis pour approbation à :
- Recteur pour le Rectorat
- Secrétaire général pour les services rattachés au Rectorat.
- Vice-Recteur-trice en charge du dicastère pour les divisions de l'administration centrale.
- Vice-Recteur-trice concerné-e pour les décanats et les directions de centre interfacultaire.
- Directeur-trice de département pour les unités facultaires.
- Président-e de section pour les départements.
- Doyen-ne pour les sections.
- Directeur-trice pour les unités des centres interfacultaires.
L'approbation du devis est jointe à la demande de remboursement ou de paiement.
3.4. Repas de relations publiques
Les repas de relations publiques ont pour objectif d’entretenir et de développer au bénéfice de l’institution les liens entre l’Université et ses partenaires hors milieu académique. Ils permettent de promouvoir l’image de l’Université, de communiquer ses réalisations, de renforcer les liens et d’initier de nouvelles collaborations ou partenariats. L'organisateur-trice soumet un devis pour approbation au-à la Doyen-ne pour les Facultés, au Recteur pour le Rectorat, les services rattachés et les Doyens-nes, aux Vice-Recteurs-trices pour l'administration centrale. L'approbateur-trice doit s'assurer du bien fondé et du coût de la dépense.
Un repas pris avec un-e collègue interne n'est jamais considéré comme un repas de relations publiques.
Le montant indicatif est de CHF 120.-- par personne.
Des dépenses supérieures par personne au montant indicatif doivent être justifiées par le caractère exceptionnel des invités-es et/ou la nature exceptionnelle de l'événement. La justification doit être jointe à la demande de remboursement.
L'organisateur-trice soumet systématiquement un devis pour approbation à :
- Recteur pour le Rectorat.
- Vice-Recteur-trice concerné-e pour les décanats et les directions de centre interfacultaire.
- Directeur-trice de département pour les unités facultaires.
- Président-e de section pour les départements.
- Doyen-ne pour les sections.
- Directeur-trice pour les unités des centres interfacultaires.
Le-la bénéficiaire doit indiquer sur la demande de remboursement qu'il s'agit d'un repas de relations publiques.
L'approbation du devis est jointe à la demande de remboursement ou de paiement.
3.5. Réceptions financées par des inscriptions
Les réceptions ou les repas organisés dans le cadre d'un séminaire, d'un colloque ou au terme d'une formation ont un caractère festif. Elles sont organisées dans les bâtiments universitaires ou assimilés ou à l'extérieur des bâtiments universitaires. Elles sont entièrement financées par les inscriptions des participants-es au repas.
Le montant indicatif est de CHF 120.-- par personne.
Les frais accessoires liés aux frais de réception et aux invitations à des repas, comme les décorations florales, doivent être proportionnels à l'événement. Le respect de la proportionnalité appartient à l'organisateur-trice de la manifestation.
Des dépenses supérieures par personne au montant indicatif doivent être justifiées par le carcatère exceptionnel des invités-es et/ou la nature exceptionnelle de l'événement. La justification doit être jointe à la demande de remboursement.
L'organisateur-trice soumet systématiquement un devis pour approbation à :
- Recteur pour le Rectorat.
- Secrétaire général pour les services rattachés au Rectorat.
- Vice-Recteur-trice en charge du dicastère pour les divisions de l'administration centrale.
- Vice-Recteur-trice concerné-e pour les décanats et les directions de centre interfacultaire.
- Directeur-trice de département pour les unités facultaires.
- Président-e de section pour les départements.
- Doyen-ne pour les sections.
- Directeur-trice pour les unités des centres interfacultaires.
Lors d'achat de matériel ou de consommable, l'établissement d'un bon de commande, la validation de la livraison et le paiement de la facture au fournisseur, sont privilégiés. Dans les cas exceptionnels où cette manière de procéder ne peut être respectée, ces achats effectués directement par un membre du personnel peuvent être remboursés.
Ils doivent être admis par le règlement de l'Université selon la directive 0069 du mémento administratif intitulée " signature d'une commande, d'un contrat ou d'un accord au nom de l'Université ".
