Payer une dépense
- Réf. 0045
- Date de première publication : 27/11/2014
Les différentes possibilités de paiement
La plupart des paiements sont effectués par le système comptable de l'Université (SAP).
Cependant, le service de la comptabilité met à disposition d'autres possibilités de paiement :
| Paiement par e-banking (internet) | Possibilité offerte pour les paiements urgents. Les frais facturés par la banque sont pris en charge par le titulaire. |
| Paiement en espèces | Le paiement en espèces est possible uniquement avec les avances accordées selon la procédure 0047 - Demander une avance. |
| Paiement par carte de crédit |
Un titulaire de fonds peut demander l'utilisation de la carte de crédit appartenant à l'antenne comptable. Les facultés ou les instituts, si nécessaire, ont la possibilité d'obtenir, auprès de la comptabilité centrale, une carte de crédit (procédure 0078) pour payer des dépenses. Les intérêts de la carte de crédit et de la cotisation annuelle sont pris en charge directement par le titulaire. |
Règles générales à respecter
Principe d'échéance
La comptabilisation est effectuée dès la livraison des biens, respectivement la remise des services, c'est-à-dire au moment du transfert de propriété. Le titulaire doit respecter le planning de fin d'exercice comptable fourni par la comptabilité pour établir les bons de commandes aux fournisseurs.
Paiement de factures
Après la confirmation de la livraison, le service de la comptabilité enregistre le paiement exclusivement sur la base de la facture originale et en aucun cas, sur la base d'un rappel, d'une copie de facture, d'une confirmation de commande ou d'un devis.
Paiement de factures proforma
Le paiement de factures proforma est autorisé uniquement lorsque le fournisseur l’exige pour livrer le bien commandé. Le titulaire doit faire mention clairement de cette particularité sur le bon de commande.
Paiement de factures sur plusieurs fonds
En cas de paiement d'une facture sur plusieurs crédits, les différents fonds sont spécifiés sur le bon de commande.
Contresignature
La notion de contresignature est définie dans la directive 0069 - Signature d'une commande, d'un contrat ou d'un accord au nom de l'Université.
Procédure
- Contrôler que la livraison soit conforme au bon de commande : quantité, spécificité, prix.
- La personne qui a commandé le bien ou le service reçoit un courriel de notification lui demandant de valider la livraison via le portail achat (onglet accusé de réception). Les factures des fournisseurs sont adressées aux différents centres comptables. Elles sont rapprochées avec les commandes dont la livraison a été validée.
- Les paiements aux fournisseurs se réalisent à la date d'échéance des factures.