Processus

• Toutes les commandes d'achats d'immobilisations doivent se faire via le portail d'achats PUMA. Le titulaire de fonds ou son délégataire contrôle, via ledit portail, la demande d'achat (DA) et la valide sur la base du devis annexé. 
• Le service "Immobilisations" (ci-après IMMO) analyse la demande d'achat (DA), ainsi que les justificatifs rattachés (facture, offre, devis, contrat, etc). Dans une première étape, le gestionnaire IMMO procède à un contrôle cohérence. Il vérifie la source de financement (le fonds) utilisée et l'utilisation d'un compte de la classe 5 alloué seulement aux biens qui seront ultérieurement activés. Si le fonds choisi ne supporte pas le financement d'un actif, la demande d'achat est refusée.
• Toutes les DA concernant des charges supérieures à CHF 10'000 font également l'objet d'un contrôle préalable par le service IMMO. 
• Le service IMMO procède à la création d'un élément d'OTP fils unique avec les caractéristiques du fonds payeur et d'une fiche d'immobilisation dans S4. 
• Après la validation du titulaire de fonds, un contrôle croisé de la création de l'OTP unique et de la fiche d'immobilisation est fait par un autre gestionnaire immo. La demande d'achat est validée aussi par le gestionnaire immos. 
• Pour les commandes de plus de CHF 50'000, la réception de la marchandise est soumise à un contrôle d'une preuve de la livraison de la part du service IMMO. 
• Après la réception de la marchandise commandée, le service comptable effectue le paiement de la facture. 
• Le service IMMO rajoute la date de mise en service dans la fiche d'immobilisation et procède à son activation. 
• Les valeurs des biens immobilisés figurent au bilan de l'Université.
• Excepté les biens de moindre valeur, le mobilier et l'aménagement, chaque bien activé individuellement est rattaché à une structure utilisatrice et identifié par un numéro figurant sur une étiquette portant un numéro d'inventaire. Il est placé sous l'autorité du responsable "structure" et géré par un correspondant  "immobilisation".
• Les biens faisant partie de lots sont identifiés de façon globale.
• Les postes de travail et les ordinateurs portables ayant l'agent BMC installé ne portent plus d'étiquette. Ils sont identifiés par leur numéro de série. 

Responsabilités en matière de suivi et de contrôle d'inventaires

1er niveau :

Correspondants immo des structures :

• Tenir à jour les inventaires sous gestion
• Respecter les directives en matière de mutation et de suivi des inventaires
• Compléter tout en respectant le principe de sincérité et d'image fidèle, les contrôles soumis par le service IMMO

Gestionnaires immos du service IMMO :

• Assurer un soutien méthodologique
• Contrôler et valider les mutations
• Effectuer les corrections demandées par les correspondants immo des structures

2ème niveau :

Responsable du service IMMO :

• S'assurer du respect des procédures, des directives et des lois par les gestionnaires et les correspondants immos.
• S'assurer de la bonne exécution des contrôles
• Assurer le suivi des rapports de contrôles et la complétude du fichier de synthèse de suivi des contrôles
• Améliorer si nécessaire les procédures
• Assurer un suivi périodique des biens à mettre au rebus (mobilier, biens de moindre valeur, subsidiaires des licences permanentes).

3ème niveau :

Direction financière :

• Superviser les changements et/ou l'évolution des procédures
• Evaluer la qualité et l'efficacité du dispositif

Périmètre de la tenue des inventaires

• A l'exception du mobilier, de l'aménagement, des biens de moindre valeur et des lots, tous les biens immobilisés par l'Université sont soumis à des contrôles périodiques et doivent être suivis par les correspondants immos des structures.
• Toutes les structures de l’Université peuvent recevoir une liste contenant un échantillon des biens placés sous leur responsabilité de gestion. Le correspondant  "immobilisation" est tenu d’en confirmer l’exactitude et, le cas échéant, d’annoncer les modifications.
• Le calcul de l’échantillon est fait selon la méthode statistique des quartiles avec des paramètres définis pour l’année comptable du contrôle. Ces paramètres concernent la catégorie des biens, la valeur d’acquisition des biens, la valeur résiduelle des biens, le pourcentage de biens par quartile, l’exclusion de biens déjà contrôlés. Le nombre de bien de l’échantillon est au minimum de 8 et au maximum de 40.
• Tous les comptes-rendus de contrôle font l’objet d’un rapport rédigé par le service IMMO et remis aux correspondants immos et au responsable de la structure. Ils sont mis à disposition de l'organe de révision des comptes de l'Université .
• Si le compte-rendu de contrôle conclut à une situation qui laisse penser que la tenue des inventaires n'est pas effectuée par le correspondant "immobilisation" selon les standards définis par l'Université, ce dernier remet une deuxième liste de contrôle composée d'un échantillon des biens sous la responsabilité du correspondant "immobilisation".
• Un compte-rendu de contrôle est établi par le service IMMO. Si le compte-rendu confirme que la tenue des inventaires n'est pas effectuée de manière satisfaisante par le correspondant "immobilisation", le service IMMO dresse un contrôle exhaustif des biens sous la responsabilité du correspondant "immobilisation". Il informe la hiérarchie concernée, le Décanat, ainsi que le Rectorat, de ses résultats.
• Dans le cadre des activités de supervision des contrôles, le service IMMO effectue une vérification in situ de l’exactitude des listes d’inventaire. Le contrôle est mené en présence du correspondant "immobilisation". Le contrôle est consigné dans un compte-rendu rédigé par le service IMMO. Ce dernier est tenu à disposition de l'organe de révision des comptes de l'Université.
• La surveillance des contrôles est assurée par la responsable de service.