Gérer les immobilisations
- Réf. 0082
- Date de publication : 13/03/2017
Table des matières
Principes
Selon les normes comptables pour le secteur public (normes IPSAS), imposée par la Loi sur la gestion administrative et financière de l’Etat de Genève (LGAF), les immobilisations corporelles sont des biens procurant à l'Université des avantages économiques futurs ou un potentiel de service, et dont on s'attend à ce qu'ils soient utilisés sur plus d'un exercice. Pour de plus amples informations, se référer à la directive 0194 "dépenses à prendre en charge sur les crédits d'investissements".
Tout matériel acquis par l'Université, quelle que soit l'origine du fonds utilisé pour son financement, est propriété de l'Université.
Enregistrer une immobilisation
Processus
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Le service « Subventions et inventaires » (ci-après INVES) analyse la facture ou la demande d'achat (DA) et détermine la ou les immobilisations qu'elle contient. Les éventuelles charges sont extraites de la valeur des immobilisations et enregistrées dans le compte de fonctionnement.
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Le service INVES enregistre la ou les fiches d'immobilisation dans les comptes.
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Les valeurs des biens immobilisés figurent au bilan de l'Université.
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Excepté les biens de moindre valeur, le mobilier et les biens informatiques, chaque bien activé individuellement est rattaché à une structure utilisatrice et identifié par un numéro figurant sur une étiquette code-barres. Il est placé sous l'autorité du responsable « structure » et géré par un correspondant "immobilisation".
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Les biens faisant partie de lots sont identifiés de façon globale.
- Les postes de travail et les ordinateurs portables raccordés au réseau depuis le 1er janvier 2012 sont identifiés sur la base machine et ne portent plus d'étiquette.
- Toutes les factures d'immobilisation et toutes les demandes d'achat font systématiquement l'objet d'un contrôle croisé par le service INVES. Les factures physiques sont toutes contresignées.
- La disponibilité budgétaire est contrôlée par les antennes comptables ou le service INVES. Le paiement de la facture est effectué par le service de la comptabilité.
1. Via le portail SI Engagement Achats
Pour les biens acquis avec le portail SIE Achats, le titulaire de fonds ou son délégataire contrôle, via ledit portail, la demande d'achat (DA) et la valide sur la base d'un devis annexé.
2. Par envoi de la facture au service des subventions et des inventaires (ci-après INVES)
- Le titulaire de fonds ou son délégataire contrôle la facture et remplit l'étiquette comptable selon la procédure 0045 : Payer une dépense.
- Il remplit également l’étiquette blanche, modèle ci-dessous, fournie par la division comptabilité et gestion financière et l'appose sur la facture originale.
Transférer une immobilisation d'une structure à une autre
Le transfert signifie le déplacement d'un bien d'une structure de l'UNIGE vers une autre structure de l'UNIGE, le bien étant toujours en service.
- Le titulaire de fonds ou son délégataire transmet le numéro de l'immobilisation transférée et la structure bénéficiaire au correspondant "immobilisation" rattaché à son secteur.
- Ce dernier signale le transfert de l'immobilisation à l'aide de l'écran Intranet conçu à cet effet.
- Le service INVES contrôle périodiquement les immobilisations annoncées transférées. Une fois par trimestre, il met à jour la fiche d'immobilisation dans le système.
Mettre au rebut une immobilisation
La mise au rebut signifie la suppression (élimination) d'un bien obsolète n'étant plus utilisé dans le cadre des activités de l'Université.
- Le titulaire de fonds ou son délégataire transmet le numéro de l'immobilisation sortie au correspondant "immobilisation" rattaché à son secteur.
- Ce dernier signale la mise au rebut de l'immobilisation immédiatement à l'aide de l'écran Intranet conçu à cet effet.
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Toute mise au rebut doit faire l'objet d'une note justificative écrite du responsable de la structure propriétaire.
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Le service INVES contrôle périodiquement les immobilisations annoncées sorties. Dans le cas d’une mise au rebut d’un bien ayant une valeur résiduelle, le service INVES vérifie les justifications et transmet l'information au service de la comptabilité.
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Le service de la comptabilité enregistre la sortie de l'immobilisation dans les comptes.
Faire don d'une immobilisation
- Concerne l'annonce d'un don d'une immobilisation de l'Université à un tiers.
- Tout don fait par un membre de l’Université doit être approuvé par le titulaire du fonds ou à défaut par le supérieur hiérarchique de la structure utilisatrice au sens de la directive 0069 : Signature d'une commande, d'un contrat ou d'un accord au nom de l'Université et attesté sur le formulaire "don-vente" ci-dessous.
- Le don d'un bien ayant une valeur résiduelle est prohibé, sauf s'il est prouvé que celui-ci n'a plus aucune utilité au sein de l'Université. La preuve doit être apportée par le correspondant "immobilisation" rattaché au secteur.
- Pour les biens acquis par un fonds "FN", dans la mesure où ces biens sont propriété du FN tant que la recherche pour lequel il a été acquis est en cours, le don peut être autorisé qu'à condition qu'il soit prouvé que le bien n'a plus aucune utilité au sein de l'Université et que l'autorisation soit accordée par le FN.
- Le titulaire de fonds ou son délégataire transmet le numéro de l'immobilisation donnée au correspondant "immobilisation" rattaché à son secteur. Ce dernier signale le don de l'immobilisation à l'aide de l'écran Intranet conçu à cet effet.
- Une copie du formulaire doit être adressée au service INVES, accompagnée d'une note justificative.
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Le service INVES contrôle périodiquement les immobilisations annoncées données. Il vérifie les justifications. Dans le cas d’un don d’un bien ayant une valeur résiduelle, le service INVES transmet l'information au service de la comptabilité.
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Le service de la comptabilité enregistre alors la sortie de l'immobilisation dans les comptes.
Déclarer le vol d'une immobilisation
- Le titulaire de fonds ou son délégataire déclare le vol selon la procédure 0074 : Déclarer un vol ou une dégradation
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Le titulaire de fonds ou son délégataire transmet le numéro de l'immobilisation volée au correspondant "immobilisation" rattaché à son secteur. Ce dernier signalera le vol de l'immobilisation à l'aide de l'écran Intranet conçu à cet effet et informe le service INVES.
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Le service INVES contrôle périodiquement les immobilisations annoncées perdues ou volées. Il vérifie les justifications et l'existence de la déclaration de vol. Dans le cas d’un bien ayant une valeur résiduelle, il transmet l'information au service de la comptabilité.
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Le service de la comptabilité enregistre alors la sortie de l'immobilisation volée ou perdue dans les comptes.
Vendre une immobilisation
- Concerne l'annonce de la vente d'une immobilisation de l'Université à un tiers.
- Toute vente faite par un membre de l’Université doit être approuvée par le titulaire de fonds ou à défaut par le supérieur hiérarchique de la structure utilisatrice au sens de la directive 0069 : Signature d'une commande, d'un contrat ou d'un accord au nom de l'Université et attestée sur le formulaire Annonce de don / vente.
- La vente d'un bien ayant une valeur résiduelle est prohibée, sauf s'il est prouvé que celui-ci n'a plus aucune utilité au sein de l'Université. La preuve doit être apportée par le correspondant "immobilisation" rattaché au secteur.
- Pour les biens acquis par un fonds "FN", dans la mesure où ces biens sont propriété du FN tant que la recherche pour lequel il a été acquis est en cours, la vente peut être autorisée qu'à condition qu'il soit prouvé que le bien n'a plus aucune utilité au sein de l'Université et que l'autorisation soit accordée par le FN.
- Le titulaire de fonds ou son délégataire transmet le numéro de l'immobilisation vendue au correspondant "immobilisation" rattaché à son secteur. Ce dernier signalera le vente de l'immobilisation à l'aide de l'écran Intranet conçu à cet effet et informe le service INVES.
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Le service INVES contrôle périodiquement les immobilisations annoncées vendues. Il transmet l'information au service de la comptabilité.
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Le comptable enregistre alors la sortie de l'immobilisation vendue.
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Le titulaire de fonds ou son délégataire fait une demande de facturation au service de la comptabilité en remplissant le formulaire Demande de facturation (Procédure 0044 : Établir une facture à un client externe).
- Le service de la comptabilité envoie la facture à l'acheteur.
- Le service de la comptabilité enregistre l'encaissement de la recette provenant de la vente en créditant un fonds d'investissements du Rectorat.
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Si le bien a été acquis par un crédit d'investissement (crédit de renouvellement ou crédit d'ouvrage), le montant de la valeur résiduelle non encore amortie sera rétrocédé à l'État.
Contrôler la tenue régulière des inventaires
La gestion des immobilisations est soumise à des contrôles exigés par l'organe de révision, certifiant les comptes de l'Université. Afin d'assurer un fonctionnement et un suivi efficient des processus de gestion des inventaires, un système de contrôle interne, répondant aux exigences de la loi sur la surveillance de la gestion administrative et financière de politiques publiques (LSGAF) est implémenté.
Responsabilités en matière de suivi et de contrôle d'inventaires
1er niveau :
Correspondants immos des structures :
- Tenir à jour les inventaires sous gestion
- Respecter les directives en matière de mutation et de suivi des inventaires
- Compléter tout en respectant le principe de sincérité et d'image fidèle, les contrôles soumis par le service INVES
Gestionnaires immos du service INVES :
- Assurer un soutien méthodologique
- Contrôler et valider les mutations
- Effectuer les corrections demandées par les correspondants immos des structures
2ème niveau :
Responsable du service INVES :
- S'assurer du respect des procédures, des directives et des lois par le gestionnaires et les correspondants immos.
- S'assurer de la bonne exécution des contrôles
- Assurer le suivi des rapports de contrôles et la complétude du fichier de synthèse de suivi des contrôles
- Améliorer si nécessaire les procédures
- Assurer un suivi périodique des biens à mettre au rebus (mobilier, biens de moindre valeur, subsidiaires des licences permanentes).
3ème niveau :
Direction financière :
- Superviser les changements et/ou l'évolution des procédures
- Evaluer la qualité et l'efficacité du dispositif
Périmètre de la tenue des inventaires
- A l'exception du mobilier, des biens de moindre valeur et des lots, tous les biens immobilisés par l'Université sont soumis à des contrôles périodiques et doivent être suivis par les correspondants immos des structures.
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Toutes les structures de l’Université peuvent recevoir une liste contenant un échantillon des biens placés sous leur responsabilité de gestion. Le correspondant "immobilisation" est tenu d’en confirmer l’exactitude et, le cas échéant, d’annoncer les modifications.
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Le calcul de l’échantillon est fait selon la méthode statistique des quartiles avec des paramètres définis pour l’année comptable du contrôle. Ces paramètres concernent la catégorie des biens, la valeur d’acquisition des biens, la valeur résiduelle des biens, le pourcentage de biens par quartile, l’exclusion de biens déjà contrôlés. Le nombre de bien de l’échantillon est au minimum de 8 et au maximum de 40.
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Tous les comptes-rendus de contrôle font l’objet d’un rapport rédigé par le service INVES et remis aux correspondants immos et au responsable de la structure. Ils sont mis à disposition de l'organe de révision des comptes de l'Université .
- Si le compte-rendu de contrôle conclut à une situation qui laisse penser que la tenue des inventaires n'est pas effectuée par le correspondant "immobilisation" selon les standards définis par l'Université, ce dernier remet une deuxième liste de contrôle composée d'un échantillon des biens sous la responsabilité du correspondant "immobilisation".
- Un compte-rendu de contrôle est établi par le service INVES. Si le compte-rendu confirme que la tenue des inventaires n'est pas effectuée de manière satisfaisante par le correspondant "immobilisation", le service INVES dresse un contrôle exhaustif des biens sous la responsabilité du correspondant "immobilisation". Il informe la hiérarchie concernée, le Décanat, ainsi que le Rectorat, de ses résultats.
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Dans le cadre des activités de supervision des contrôles, le service INVES effectue une vérification in situ de l’exactitude des listes d’inventaire. Le contrôle est mené en présence du correspondant "immobilisation". Le contrôle est consigné dans un compte-rendu rédigé par le service INVES. Ce dernier est tenu à disposition de l'organe de révision des comptes de l'Université.
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La surveillance des contrôle est assurée par le directeur financier.