1. Dès réception du dossier, le-la responsable hiérarchique fixe la date de l'entretien d'évaluation et remet à son-sa collaborateur-trice un exemplaire vierge du formulaire d'analyse de prestation (au moins 15 jours à l'avance).
2. De préférence, le formulaire d’analyse des prestations est rempli directement à l’écran par le-la responsable hiérarchique après l’entretien d’évaluation. Si nécessaire, des commentaires sont ajoutés sur une ou plusieurs annexes (datées et signées par le-la rédacteur-trice) qui font alors partie intégrante du dossier.
3. Le-la collaborateur-trice prend acte du contenu de l’analyse des prestations par sa signature avec des remarques éventuelles. S’il-elle n'approuve pas l'appréciation donnée par son-sa supérieur-e, il-elle mentionne son désaccord sous la rubrique "observations de l’évalué’’. Le-la supérieur-e ne doit pas influencer son collaborateur pour qu'il-elle modifie son point de vue ou rechercher à tout prix un compromis. Cette rubrique peut aussi permettre à l’évalué-e d’exprimer une observation positive.
4. Dans le respect des délais, l’analyse des prestations est retournée au service du personnel en suivant la voie hiérarchique. Après signature des différentes parties, une copie électronique sera adressée par le service du personnel à l’évalué-e, à sa hiérarchie et à l'administrateur-trice de faculté ou de section.

L’analyse des prestations permet d’établir l’adéquation entre les prestations du-de la collaborateur-trice et les objectifs précédemment fixés. Il convient de déterminer les causes des éventuels écarts et de prendre les mesures utiles afin de permettre au-à la collaborateur-trice d'atteindre les objectifs déterminés pour la période suivante.

Sur la base des éléments de réflexion proposés, le-la responsable hiérarchique et son-sa collaborateur-trice se réunissent dans un lieu calme (pas d'interruption par de tierces personnes ou des appels téléphoniques). Exceptionnellement, sur demande de l'une ou de l'autre partie, il peut être fait appel à la voie hiérarchique indirecte et/ou à la division des ressources humaines.

Le dialogue entre le-la responsable et son-sa collaborateur-trice est un moment privilégié. Il donne au-à la collaborateur-trice l'occasion de s'exprimer, de savoir ce que le-la supérieur-e pense de son travail (celui-celle-ci n’oubliera pas de relever les points positifs et les progrès déjà réalisés), de communiquer ses soucis et ses difficultés, ses désirs et ses aspirations, au besoin, de mettre certaines choses au point.

Il ne s’agit pas de porter un jugement de valeur sur la personne intéressée, mais d’évaluer les prestations fournies par rapport à celles nécessaires pour remplir adéquatement la fonction. Celles-ci sont qualifiées exclusivement d’après les exigences du poste de travail, en se fondant sur des objectifs mesurables et non sur des facteurs subjectifs.

Lorsqu'à la lecture de l’analyse des prestations le-la supérieur-e hiérarchique de l'évaluateur-trice identifie une situation conflictuelle entre le-la collaborateur-trice et sa hiérarchie, il-elle lui incombe de prendre toutes les mesures nécessaires à la résolution de cette situation conflictuelle. Il-elle peut, s'il-elle le souhaite, solliciter l'appui ou l'intervention des responsables de la division des ressources humaines.