L’analyse des prestations (AP) permet de faire le bilan des prestations au regard des exigences de la fonction et des objectifs fixés, de définir les objectifs pour la période suivante et d’identifier, le cas échéant, les perspectives de développement professionnel et les améliorations souhaitables des conditions de travail. L’AP constitue un moment privilégié d’échange entre le/la collaborateur/trice et sa hiérarchie.

La procédure d’analyse des prestations s’applique à l’ensemble du personnel administratif et technique (PAT), quel que soit :

• le type de financement de l’engagement (fonds publics ou fonds privés) ;
• le type de contrat (CDD ou CDI).

L’analyse des prestations (AP) est réalisée à différents moments clés du parcours du collaborateur ou de la collaboratrice :

• A l’issue de la période d’essai : la modalité à appliquer dépend de la durée du contrat et de la situation constatée au cours de la période d’essai.

• Pour les personnes engagées en CDI : les AP suivantes sont réalisées deux mois avant les dates anniversaires des 1 an et 2 ans d’engagement. Pour les personnes engagées sur fonds publics (statut Employé), la seconde année marque la fin de la période probatoire et, sous réserve des conditions applicables, conduit à la nomination en qualité de fonctionnaire.
• Pour les personnes engagées en CDD : les AP sont réalisées deux mois avant les dates anniversaires des 1 an, 2 ans et 3 ans d’engagement le cas échéant.
• Les AP suivantes doivent ensuite être réalisées tous les deux ans, dans le cadre du suivi post-probatoire ou du suivi des contrats sur fonds privés.

Une AP peut également être réalisée à tout moment en dehors de ce cycle minimal, lorsqu’une situation le justifie.

À retenir : les AP des trois premières années ne sont donc pas réalisées à la date anniversaire elle-même, mais doivent être anticipées (de plusieurs semaines pour la première AP en période d’essai ou de deux mois pour les AP des 1, 2 et 3 ans) afin de permettre, le cas échéant, de prendre les mesures nécessaires avant l’échéance.

La hiérarchie fixe la date de l’entretien et en informe la personne évaluée deux semaines à l’avance. Elle lui remet à cette occasion le formulaire d’AP vierge. A toutes fins utiles, une copie de la/des précédente-s évaluation-s peut également lui être remise ou tout autre document utile à l’évaluation. 

L’évaluation est réalisée à l’aide du formulaire d’analyse des prestations en vigueur et fait l’objet d’un entretien entre l’évaluateur/trice et la personne évaluée.

Exceptionnellement, sur demande de l'une des parties, il est possible de faire appel à la voie hiérarchique indirecte et/ou à la division des ressources humaines.

L’évaluation est fondée sur des éléments objectifs et vérifiables.

La personne évaluée peut faire figurer ses observations dans le formulaire. La signature atteste uniquement de la prise de connaissance de l’évaluation.

À l’issue de l’entretien, le formulaire complété par l’évaluateur/trice est remis à la personne évaluée, qui dispose d’un délai maximal de 10 jours civils pour y apporter ses commentaires et le retourner à sa hiérarchie, dûment signé.

Le formulaire, signé par l’évaluateur/trice et la personne évaluée, est ensuite transmis à l’entité hiérarchique compétente (administrateur/trice, responsable de division, section ou département, secrétaire général-e, recteur/trice, etc.) pour prise de connaissance et signature, puis adressé à la Division des ressources humaines (DIRH) dans les délais requis :

• avant la fin de la période d’essai pour la première AP des contrats d’une durée supérieure à 6 mois sans problématique impliquant la fin de la collaboration ;
• au plus tard deux semaines avant la fin de la période d’essai pour la première AP en cas de problématique impliquant une fin de collaboration avant le terme de la période d’essai ;
• trois semaines avant la date anniversaire concernée pour les AP des 1 an, 2 ans et 3 ans.

Après traitement par la DIRH, une copie électronique de l’AP est adressée à la personne évaluée, à sa hiérarchie ainsi qu’à l’administrateur/trice de la faculté ou du centre interfacultaire, de la division, du département ou de la section concerné-e.

La présente directive est complétée par :

• le formulaire d’analyse des prestations ;
• la FAQ – Analyse des prestations, qui précise les modalités pratiques et répond aux questions fréquemment rencontrées.