Développement professionnel du personnel
- Réf. 0138
- Date de première publication : 25/08/2023
Directive d’application relative à la formation permanente du personnel administratif et technique.
Vu les articles 12 et 22 du règlement d'application de la loi générale relative au personnel de l'administration cantonale (B 5 05.01) et les articles 3 et 4 du règlement sur les cadres intermédiaires de l'administration cantonale (B 5 05.06), le Rectorat arrête les dispositions suivantes :
1. Principes généraux
Par formation permanente du personnel, il faut entendre tous les cours, séminaires, stages que suit un-e membre du personnel administratif et technique (PAT) pour :
- Réaliser son cahier des charges
- Assurer la qualité des prestations
- Maintenir, actualiser et accroître ses connaissances professionnelles
- Développer les pratiques liées à l'évolution de son travail
- Permettre sa mobilité et son employabilité
- Préparer la relève ou les promotions éventuelles au sein de l'Université de Genève
- Travailler en sécurité et en protégeant sa santé
L’institution soutient l’amélioration continue des prestations, dans leurs aspects techniques et relationnels. Un budget est, d’une part, alloué à chaque entité à cet effet et d’autre part, à la Division des ressources humaines (DIRH).
L’analyse des besoins en formation et développement doit être faite au niveau de chaque entité par les responsables hiérarchiques et administratifs ainsi que par le(s) membre(s) du personnel ainsi que l’administrateur ou administratrice si le financement est sur fonds DIP. La Division des ressources humaines et le Rectorat proposent un plan global de développement sur les compétences transversales.
Indépendamment des formations propres à l'Université de Genève et à celles offertes par l'Etat de Genève, les membres du personnel ont la possibilité d'accéder à d'autres formations offertes par des organismes spécialisés.
2. Conditions d'accès à la formation
La formation permanente du personnel est ouverte à chaque collaborateur et collaboratrice du personnel administratif et technique de l'Université de Genève, toutes sources de financement, disposant d’un contrat à durée indéterminée ou déterminée avec une perspective d’au moins 6 mois avant la fin de son contrat et ayant terminé une période d’engagement de 12 mois minimum.
Font exception les formations obligatoires découlant d’une obligation légale et les cours du catalogue de formation de l’OPE, qui sont accessibles dès la fin de la période d’essai.
Un-e membre du personnel enseignant qui assume des responsabilités de gestion de personnel, d'administration ou technique peut également bénéficier de formations dans le cadre du présent règlement.
Pour les collaborateurs et les collaboratrices engagées à durée indéterminée, il ne doit pas être prévu que la personne engagée quitte son poste dans les 24 mois qui suivent la fin de la formation (formation de type DP2 ou DP3). Les différents types de formations sont décrits sous 7. Types de formation.
Le/la collaborateur/trice doit s’engager à suivre sa formation jusqu’à son terme.
3. Formations internes à l'Université de Genève
Les offres de formation continue de l’Université de Genève sont accessibles à tous et toutes les collaborateurs/trices, sous réserve des conditions d’admission applicables à chaque programme.
Les employé-es de l’Université de Genève peuvent prendre contact avec la direction de programme pour avoir connaissance des conditions préférentielles réservées au personnel de l’Université de Genève.
Lorsque cela correspond au besoin de formation, les formations ou ateliers proposés par l’Université de Genève sont à privilégier ; comme par exemple celles données par le Centre pour la formation continue et à distance, l’Unité de formation des apprenti-es, l’elearning@unige de la DISTIC, le Pôle SEA de la DIFE, le Service égalité & diversité, la Bibliothèque (DIS) de l’Université de Genève et l’Institut universitaire de formation des enseignant-es, sans oublier les MOOCs à disposition.4. Rôles et responsabilités
La réussite d’une action de formation est une responsabilité partagée entre les acteurs et les actrices suivant-es :
L’employé-e :
- est responsable de son employabilité
- propose la formation en concertation avec sa hiérarchie
- s’implique dans les formations suivies et s'engage à transférer ses nouvelles compétences sur son poste de travail
- est responsable de compléter le formulaire de demande de contribution de l’Université de Genève à une formation de type DP1, DP2 et DP3
- procède à l'inscription auprès de l'organisme de formation (sauf formation du catalogue de l’Etat)
- est responsable d'informer au plus tôt sa hiérarchie, l’administrateur ou l’administratrice et la Division des ressources humaines (ainsi que le Service de Formation de l’Etat s’il y a lieu) s'il/elle renonce à suivre la formation ou si celle-ci est reportée ou annulée
- prépare son projet en vérifiant l’éligibilité aux mesures mises à disposition pour le financement externe des formations continues.
Les responsables hiérarchiques :
- sont responsables du développement des compétences de leurs collaborateurs et collaboratrices et du maintien de la qualité de vie au travail
- anticipent, dans le cadre de la relève, définissent et valident les besoins individuels dans leur entité, en étroite collaboration avec les Ressources Humaines
- analysent chaque demande de formation afin de :
- identifier le degré d'importance de la formation pour l'entité et/ou la délivrance de la prestation ;
- définir des priorités au sein de la structure ;
- répartir au mieux les ressources financières en veillant aux respects des priorités et de l’équité d’accès à la formation.
- identifient avec la personne demandeuse les bénéfices et les résultats attendus, comme les moyens et les ressources facilitant le développement des compétences et leur transfert sur le terrain.
La Division des ressources humaines :
- conseille et soutient les hiérarchies dans leurs responsabilités de développement et de gestion des compétences, ainsi que dans le maintien de la qualité de vie au travail
- participe à l'identification et à la définition des besoins individuels ou collectifs de formation.
5. Décision et compétences
Toute demande de formation doit avoir obtenu l'accord préalable de la hiérarchie et l'accord du/de la responsable du budget formation de l’entité de référence. Les demandes validées doivent être transmises pour information à la Division des ressources humaines au moment de l’inscription.
Toute demande de formation sur le budget de la Division des ressources humaines doit avoir obtenu l'accord préalable de la hiérarchie et l'accord de la Direction de la Division des ressources humaines. Elles doivent être transmises à la Division des ressources humaines au plus tard 30 jours avant la fin du délai d’inscription à la formation.
Les demandes de formation validées doivent être inscrites dans le logiciel de suivi des absences (GDA). La décision d'entreprendre une formation de type DP1 ou DP2 est du ressort des supérieur-es hiérarchiques habilité-es. Cette décision devient effective après enregistrement par la Division des ressources humaines. Les différents types de formations sont décrits sous 7. Types de formation.
La Division des ressources humaines, en collaboration directe avec les administrateurs et administratrices ou des responsables des entités et les chef-fes de division, effectue chaque année un bilan des formations réalisées.
Lorsque les formations ne peuvent pas, pour des raisons évidentes, avoir lieu en Suisse ou dans la zone limitrophe du canton de Genève, elles doivent préalablement être soumises à l’accord de l’administration et du/de la chef-fe de l’entité.
6. Financement de la formation
a. Financements externes
Les collaborateurs et collaboratrices sont invitées à préparer leur projet en vérifiant leur éligibilité aux mesures mises à disposition pour le financement des formations continues, non seulement au niveau cantonal (chèque formation ou toute autre mesure de soutien financier mise à disposition par le canton), mais également au niveau fédéral où le Secrétariat d’Etat à la Formation, à la Recherche et à l’Innovation (SEFRI) soutient des formations continues en vue de la passation d’un examen fédéral.
b. Financements internes
Le Rectorat affecte chaque année à la formation permanente du personnel administratif et technique un budget spécifique, réparti entre les entités de l’Université (facultés, centres interfacultaires, divisions, services) et la Division des ressources humaines.
Le montant de ce budget est calculé de manière à pouvoir financer des formations ordinaires et extraordinaires. Par formations extraordinaires, on entend les formations dont le besoin est annoncé par les entités lors de la préparation du budget, en lien avec des projets institutionnels notamment.
Les entités prennent en charge en premier lieu une partie ou la totalité des frais de formation et tous les frais annexes liés à la formation suivant le tableau de prise en charge (chiffre 9), dans la limite de leur budget annuel défini.
Le budget de la DIRH vise en priorité à financer des formations collectives ou axées sur les compétences transversales prioritaires pour assurer l’acquisition, la mise à disposition et la fidélisation d’un capital humain doté du savoir-faire et du savoir-être adéquats à la réalisation des missions de l’Université. La prise en charge des frais d’inscription est effectuée dans la limite de son budget annuel défini.
c. Imposition fiscale
Lorsque le montant investi par l’Université de Genève dépasse CHF 12’000.- (Art. 36B LIPP) dans l’année au titre de la formation, ce montant figurera sur le certificat de salaire du ou de la collaboratrice, conformément aux directives de l’administration fiscale.
Art. 36B(8) Frais de formation et de perfectionnement à des fins professionnelles
Sont déduits du revenu les frais de formation et de perfectionnement à des fins professionnelles, frais de reconversion compris, jusqu’à concurrence de 12 000 francs pour autant que le contribuable remplisse l’une des conditions suivantes :
a) Il/elle est titulaire d’un diplôme du degré secondaire II ;
b) il/elle a atteint l’âge de 20 ans et suit une formation visant à l’obtention d’un diplôme autre qu’un premier diplôme du degré secondaire II.
7. Type de formation
DP1 Obligatoire légale : Formation obligatoire qui découle d’une exigence légale pour maintenir le droit d’exercer l’activité. La formation doit donc être imposée par une norme qui témoigne de ce caractère impératif.
DP2 Prioritaire prestation : Formation nécessaire à l’accomplissement de la mission dans le but d’améliorer la prestation. Elle relève d’une exigence hiérarchique. Il est nécessaire qu’il existe un lien direct entre le cahier des charges, les prestations qui doivent être délivrées et la formation envisagée.
DP3 Utile prestation : Formation utile à la fonction, en lien avec l’activité, mais non indispensable. Elle est généralement demandée par le/la bénéficiaire, pour ses besoins et dans une logique de professionnalisation.
Toutes les formations permettant d’accéder à un titre supérieur, tels que CAS, DAS, Master (MAS, MPA, MBA) ne sont en principe pas acceptées en catégorie « Prioritaire prestation », mais s’inscrivent plutôt dans la catégorie « Utile prestation ».
Toutes les formations doivent être en lien avec le poste actuel ou futur (gestion de la relève).
8. Modalités - Tableaux
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DP 1 |
Formation obligatoire qui découle d’une exigence légale pour maintenir le droit d’exercer l’activité. La formation doit donc être imposée par une norme qui témoigne de ce caractère impératif. |
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Financement |
Coûts entièrement pris en charge par l’Université de Genève. Pendant la formation, la totalité du traitement est versée au/à la bénéficiaire. |
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Temps de formation |
En principe la formation a lieu durant le temps de travail, les heures effectuées sont considérées comme des heures travaillées, se référer à la directive 0139 : Droits et devoirs des membres du personnel en matière d’horaire de travail. Une journée de formation correspond à 8h de travail et une demi-journée à 4h. La durée de la formation autorisée par année civile n’est pas limitée, elle se fait en fonction des besoins du service. |
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Temps de déplacement |
Le temps de déplacement n’est considéré ni comme temps de travail, ni comme temps de formation. Il ne peut donc pas être récupéré. |
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Frais |
L’intégralité des frais sont pris en charge par l’Université de Genève : par frais, on entend les frais de cours, les taxes d’inscription aux examens et, le cas échéant, les frais de déplacement hors canton de Genève, de repas et d’hébergement, conformément à la procédure 0083 : Se faire rembourser des frais de déplacement, de réception, d’invitation à des repas et des petits frais. |
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Frais annexes |
Seul l’achat de matériel didactique obligatoire (ouvrages de référence) peut être remboursé. |
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Convention financière |
Une convention financière est établie dès que les coûts de la formation dépassent 3000 CHF. |
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DP 2 |
Formation nécessaire à l’accomplissement de la mission dans le but d’améliorer la prestation. Elle relève d’une exigence hiérarchique. Il est nécessaire qu’il existe un lien direct entre le cahier des charges, les prestations qui doivent être délivrées et la formation envisagée. |
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Financement |
Coûts entièrement pris en charge par l’Université de Genève. Pendant la formation, la totalité du traitement est versée au/à la bénéficiaire. |
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Temps de formation |
En principe, si la formation a lieu sur le temps de travail, le/la bénéficiaire est libéré-e de son temps de travail pour suivre la formation. Une journée de formation correspond à 8h de travail et une demi-journée à 4h. La durée autorisée de la formation est en général limitée à 80 heures, soit 10 jours par année civile en fonction des besoins du service (au prorata du temps de travail). Ce plafond est comptabilisé au prorata du taux d'occupation pour les personnes travaillant à temps partiel. |
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Temps de déplacement |
Le temps de déplacement n'est considéré ni comme temps de travail, ni comme temps de formation. Il ne peut donc pas être récupéré. |
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Frais |
L'intégralité des frais est prise en charge par l'Université de Genève : par frais, on entend les frais de cours, les taxes d’inscription aux examens, et, le cas échéant, les frais de déplacement hors canton de Genève, de repas et d'hébergement. Se référer à la procédure 0083 : Se faire rembourser des frais de déplacement, de réception, d'invitation à des repas et des petits frais. |
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Frais annexes |
Seul l'achat de matériel didactique obligatoire (ouvrages de référence) peut être remboursé. |
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Convention financière |
Une convention financière est établie dès que les coûts de la formation dépassent 3000 CHF.
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DP 3 |
Formation utile à la fonction, en lien avec l’activité, mais non indispensable. Elle est généralement demandée par le ou la collaboratrice, pour son bénéfice et dans une logique de professionnalisation. |
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Financement |
Les frais de cours et les taxes d’examen se répartissent à raison de 2/3 à charge de l'Université de Genève et 1/3 à charge du/de la bénéficiaire. Exception : Les cours du catalogue du centre de formation de l'OPE sont entièrement pris en charge par l’Etat. Pendant la durée de la formation, la totalité du traitement est versée au/à la bénéficiaire. |
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Temps de formation |
Si la formation a lieu sur le temps de travail, le/la bénéficiaire est libéré-e de son temps de travail pour suivre la formation. Le nombre de jours durant lequel une personne pourra être libérée durant son temps de travail pour suivre la formation est plafonné à un maximum de 5 jours, soit 40 heures sur une période de 12 mois à dater du début de la formation. Ce plafond est comptabilisé au prorata du taux d'occupation pour les personnes travaillant à temps partiel. Chaque collaborateur ou collaboratrice, en accord avec son/sa supérieur-e hiérarchique, est libre de s'organiser comme désiré pour pouvoir assister aux jours de formation qui viendraient s'ajouter à ces 5 jours : - En prenant partiellement du temps sur ses vacances - En compensant les heures sur la base d'un horaire annualisé (si les exigences du service permettent cette souplesse horaire) - En diminuant son taux d'activité pour la durée de la formation - En demandant un congé sans traitement |
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Temps de déplacement |
Le temps de déplacement n'est considéré ni comme temps de travail, ni comme temps de formation. |
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Frais |
A l’exception des frais de cours et des taxes d’examen l’intégralité des frais est prise en charge par le/la bénéficiaire. |
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Frais annexes |
Les coûts pour l’achat de matériel didactique complémentaire (ouvrage de référence ou autre) sont à la charge du/de la bénéficiaire. |
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Convention financière |
Une convention financière est établie dès que les coûts de la formation dépassent 3000 CHF. |
9. Remplacement des personnes en formation
10. Arrêt de la formation
Dans chaque catégorie de développement professionnel, lorsqu'un-e employé-e décide d'arrêter la formation avant son terme, il/elle est tenu-e de rembourser les coûts engagés et à venir, sauf si l'arrêt est dû à un motif impératif (maladie, décès d'un proche, etc.), sous validation de la division des ressources humaines.
Les formations de type DP1 et DP2 ont un caractère obligatoire ou nécessaire et ne peuvent en principe pas être interrompues.
Lorsque l'arrêt est demandé par la hiérarchie ou nécessité par la situation particulière du service, la hiérarchie doit en informer la Division des ressources humaines par écrit. Il n’est pas demandé de remboursement au/à la collaborateur/trice.
11. Contribution financière en cas de départ de l’Université de Genève
Lorsqu'un-e collaborateur/trice suivant une formation de type DP1 quitte volontairement l’Université de Genève alors que sa formation n'est pas encore achevée, il/elle devra rembourser les coûts au prorata des jours de formation restants. Ceci concerne également les formations qui n’ont pas été commencées, pour la partie des frais engagés qui ne sont pas remboursables.
Lorsqu'un-e collaborateur/trice suivant une formation de type DP2 ou DP3 quitte volontairement l’Université de Genève dans les 2 ans (24 mois) qui suivent la fin de la formation, il/elle sera tenu-e de rembourser les coûts de formation au prorata des mois écoulés (1/24 par mois).
En cas de départ involontaire, aucun remboursement n’est demandé (DP1-DP2-DP3).
12. Examens et/ou remise des travaux
Les journées de passation d'examens sont assimilées à des journées de formation. Les conditions de prise en charge dépendant donc de la catégorie de la formation, mais peuvent s’appliquer à DP1, DP2 ou DP3.
Temps de préparation
Lorsque les formations sont certifiantes et débouchent sur un titre (tel que ; brevet, diplôme fédéral, formation universitaire postgrade, etc.), un temps de préparation pour les examens d’une durée maximum de 2 jours (16 heures) peut être accordé, que les examens soient regroupés sur une seule session ou sur plusieurs. De même 2 jours peuvent être accordés si, à la place de l’examen, un travail écrit est demandé. Ces jours doivent être pris sur les jours de formation annuels accordés.
Ces heures peuvent être prises en un bloc ou de façon isolée.
Pour les trois types de formation, ce temps de préparation est comptabilisé au prorata du taux d'occupation pour les personnes travaillant à temps partiel.
Echec
Le/la bénéficiaire qui échoue à un examen ne doit pas rembourser les coûts de la formation. Toutefois, l’Université de Genève ne prend pas en charge les frais d'une réinscription à l’examen, qui sont à la charge la personne participant à la formation.
En cas d’échec, la hiérarchie et le/la bénéficiaire doivent s’entretenir au plus vite sur les conséquences de cet échec et planifier la suite de la collaboration.
13. Conseils
14. Refus de formation
En cas de refus d'une demande de formation par la hiérarchie, la personne demandeuse doit en recevoir les motifs par écrit.
En cas de litige, le/la collaborateur/trice peut transmettre sa demande de formation par écrit dans les trente jours suivant le refus par sa hiérarchie auprès de la direction de la division des ressources humaines, qui statue dans les meilleurs délais sur préavis de la Division des ressources humaine.
15. Formulaires
Formulaire de demande de contribution de l’Université de Genève à une formation de type DP1, DP2 et DP3 [à venir]
Modèle de convention financière pour une formation de type DP1, DP2 et DP3 [à venir]
Formulaire d’inscription à une formation du catalogue de l’OPE
Attention ce formulaire ne doit pas être envoyé directement à L’Etat mais doit être envoyé à la DIRH () qui le fera suivre.
Les demandes, validations et refus de formation doivent être documentés dans le logiciel SIRH de suivi des absences (GDA)