Gérer les absences du corps enseignant

  • Réf. 0177
  • Date de publication : 02/03/2021

Table des matières

Toute absence doit être signalée au moyen d’un avis d’absence
Tout-e collaborateur/trice empêché-e de travailler doit informer son/sa responsable dans les meilleurs délais.

  • Les absences accident, maternité et maladie avec/sans certificat médical font l'objet d'une obligation d'enregistrement dans l'application Institutionnelle de gestion des absences GDA, ceci tant pour des raisons d'assurances que de suivi des absences de longue durée.
  • La liste de la ou des personnes associées au processus de validation électronique des absences (dont la hiérarchie des collaborateurs/trices) est définie par le/la responsable des entités/subdivisions concernées.
  • La qualité des documents et justificatifs électroniques joints à la déclaration d'une absence doit garantir la lisibilité des informations qu'ils contiennent.
  • Chaque collaborateur/trice est tenu-e d'autoriser sa hiérarchie à visualiser dans l'agenda GDA le libellé de ses absences (ex. maladie, congés spéciaux)

 Les prestations offertes en matière d'utilisation des applications RH sont accessibles via le site web "Support RH" (voir notamment le Guide GDA - collaborateur/trice).

Le/la gestionnaire d'absence GDA annonce les absences maladie/accident des collaborateurs/trices via l'application GDA.

La gestion de ces absences est de la responsabilité du/de la responsable de l’unité concernée. Il/elle est tenu-e de signaler toute absence prolongée ou répétée au niveau supérieur. Tous les justificatifs (certificat médical, déclaration accident) doivent impérativement être adressés à l'administration facultaire/la subdivision en charge de leur enregistrement dans l'application GDA. Les originaux sont conservés une année en faculté/subdivision, le document scanné faisant foi.

  • Un certificat médical doit être remis dès le 3ème jour d’absence, il peut toutefois être exigé dès le 1er jour d’absence.
  • Toute absence indéterminée doit faire l’objet d’un certificat de reprise.
  • Si l’absence se prolonge, un certificat doit être fourni au moins une fois par mois.
  • Les jours fériés ne sont pas remplacés en cas de maladie ou accident.
  • Le/la collaborateur/trice au bénéfice d’un certificat médical d’arrêt de travail, sauf autorisation de déplacement écrite de son médecin traitant, doit être atteignable par son employeur.
  • Durant une incapacité de travail totale ou partielle, pour cause de maladie ou d'accident attestée par un certificat médical, la prise de vacances ne peut être envisagée qu'avec l'accord écrit du médecin traitant. Si tel est le cas et pour éviter la prolongation abusive du droit aux vacances, chaque jour de vacances compte à 100% quel que soit le taux d'incapacité.
  • Pour tout accident (professionnel ou non) : consulter la directive 0027 - Déclarer un accident (collaborateurs-trices)
     

Droit au traitement en cas d’absence maladie durant la première année de service pour le personnel payé par des fonds de l'Etat
En cas d’absence pour maladie pendant la première année, le droit au traitement peut être réduit, voire supprimé dans les conditions suivantes :

1. réduit de moitié en cas d’absence continue ou discontinue pour cause de maladie justifiée excédant :

    • 2 semaines de travail durant les trois premiers mois ;
    • 8 semaines de travail dès le 4ème mois sans imputation de la période prévue au point précédent.

 2. supprimé après 3 mois d’absence continue ou discontinue.

Les absences doivent être signalées à la  Division des ressources humaines au plus vite, par l’entité concernée, afin d’assurer le suivi de la situation et pouvoir gérer l’éventuelle diminution ou suppression du droit au traitement.

Droit au traitement en cas d’accident (dès le premier jour de collaboration) ou de maladie dès la deuxième année pour le personnel payé par des fonds de l'Etat

  • Moyennant une prime retenue sur le salaire de l’employé-e dès la deuxième année, l’Etat garantit la totalité du traitement à concurrence de 730 jours civils.
  • La durée des prestations ne peut dépasser 730 jours civils au total sur une période d’observation de 1095 jours civils, sauf en cas d’accident professionnel où la fin des prestations est déterminée par l’assureur ou une décision de l’AI..


Droit au traitement en cas de maladie ou d’accident pour le personnel payé par un fonds extérieur
Dès le premier jour d’engagement, le/la collaborateur/trice bénéficie, en cas de maladie ou d’accident, d’une couverture salariale intégrale de 730 jours civils au total.
Comme dans les autres cas, les absences doivent être signalées, par la voie de service, à la Division des ressources humaines. Outre le suivi de la personne, la DIRH annoncera l’absence à l’assureur perte de gain pour le remboursement du salaire (dès le 61ème jour) au titulaire de fonds.
Le droit aux prestations d'assurance ne peut être garanti que sur présentation des pièces justificatives (certificat médical et/ou "feuille-accident LAA", demande d'allocation maternité/adoption, réponse aux demandes d'informations de l'assureur). En l'absence de production de ces pièces, le versement du salaire peut être suspendu.

Maladie/accident survenant pendant les vacances (fonds de l'Etat et fonds extérieurs)

  • Les jours de maladie/accident attestés par certificat médical durant la période des vacances sont comptabilisés en jours de maladie/accident.
  • Le/la membre du personnel malade ou accidenté pendant ses vacances doit en informer le plus rapidement possible son/sa responsable par téléphone ou e-mail dans un délai de 3 à 4 jours et faire parvenir à la  Division des ressources humaines un certificat médical sous pli fermé confidentiel. Celui-ci doit mentionner la nature de la gêne ressentie ou de l’affection médicale ainsi que la durée du problème. La DIRH adressera ce document tel quel, toujours sous pli fermé, au médecin-conseil pour avis.

En cas de maternité, l’intéressée a droit à un congé maternité pour autant qu’elle exerce une activité régulière faisant l’objet d’une rétribution mensuelle. La durée du congé est fixée :

  • Pendant les 6 premiers mois, à 3 semaines. Demeurent réservées les dispositions relatives à l’assurance maternité.
  • Au-delà du 6ème mois, à 20 semaines.

Le jour de l’accouchement est compté dans la période de congé maternité.

Sitôt après la naissance de l’enfant, le parent biologique adressera à son responsable un certificat de naissance lequel sera transmis dans les meilleurs délais à la  Division des ressources humaines afin que les démarches administratives (assurance maternité, allocations familiales, assurance perte de gain, etc.) puissent être entreprises.

L’adoption est traitée par analogie avec la maternité pour autant qu’il s’agisse de l’adoption d’enfants qui ne soient pas âgés de plus de 10 ans. En cas de recours à la gestation pour autrui, par analogie avec le congé maternité, un congé de naissance avec traitement est accordé au membre du personnel qui est le parent biologique.
 

Temps réservé à l'allaitement
Les mères qui le souhaitent doivent disposer du temps nécessaire à l’allaitement (art. 35a al. 2 LTr). Au cours de la première année de la vie de l’enfant, l’allaitement est comptabilisé comme temps de travail rémunéré dans les limites suivantes (art. 60 al. 2 OLT1) :

  • a. pour une journée de travail jusqu’à 4 heures : 30 minutes;
  • b. pour une journée de travail de plus de 4 heures : 60 minutes;
  • c. pour une journée de travail de plus de 7 heures : 90 minutes.

Le formulaire ad hoc complété par le membre du personnel doit être transmis à la Division des ressources humaines par la voie de service.

Les membres du corps enseignant ont droit à 6 semaines de vacances par année civile. Les personnes ayant été en activité une partie de l'année seulement ont droit à des vacances annuelles au prorata de la durée d'engagement et du taux d'activité.

Les vacances doivent être prises en dehors de périodes pendant lesquelles l'enseignement ou les examens sont assurés. SI aucune charge d'enseignement n'est prévue pendant des périodes déterminées, une prise de vacances peut être autorisée par le-la supérieur-e hiérarchique pendant ces périodes.

Les vacances annuelles peuvent être fractionnées en plusieurs périodes à condition que l'une d'elles représente au moins 2 semaines.

En cas d'absence pour cause de service militaire, de service civil, de maladie ou d'accident non professionnel, le droit aux vacances annuelle est réduit proportionnellement après 5 mois d'absence. Il s'éteint après une année d'absence.

En cas de décès d'un proche pendant une période de vacances, le/la collaborateur-trice peut se prévaloir, en lieu et place de jours de vacances, des jours de congés spéciaux.

Dans l'application institutionnelle de gestion des absences (GDA)
Pour le corps enseignant uniquement, seules les absences accident, maternité et maladie avec/sans certificat médical font l'objet d'une obligation d'enregistrement dans l'application Institutionnelle de gestion des absences, ceci tant pour des raisons d'assurances que de suivi des absences de longue durée.
 

Hors de l'application de gestion des absences (GDA*)

a. Annoncer une absence

  • compléter le formulaire "Avis d'absence", le signer et le transmettre à son responsable hiérarchique.

b. Annoncer des heures supplémentaires/complémentaires effectuées ou récupérées
Lorsque les besoins du service l'exigent et que les conditions préalables mentionnées dans la directive Mémento 0139 - Droits et devoirs des membres du personnel en matière d'horaire de travail sont remplies:

n.b. Les prestations offertes en matière d'utilisation des applications RH sont accessibles via le site web "Support RH".

 

 


Version Objet de la modification Date de publication
10 Revue des règles d'application et de gestion. Utilisation de GDA pour les absences maladie/accident. Ajout d'informations sur le congé de naissance 02.03.2021
9 Intégration des éléments figurant dans la procédure "0072 - Annonces une absence ou des heures supplémentaires" pour suppression de cette dernière 24.08.2020
8 Mise à jour du Sommaire 21.04.2020
7 Mise à jour du titre de la procédure (gestion -> gérer) 10.07.2018
6 Mise à jour des aspects légaux concernant le temps réservé à l'allaitement
Suppression du paragraphe 5. Suivi des absences
29.05.2018
5 Ajout d'une mention au point 2 concernant la prise de vacances pendant une incapacité de travail et du point 6 sur les vacances 07.05.2015
4 Précision concernant l'obligation d'enregistrement des absences accident/maladie/maternité dans l'application Institutionnelle et ajout du lien au site Support RH. 29.01.2015
3 Modifications mineures (terminologie, liens) 21.08.2014
2 Ajout d'une mention au temps réservé à l'allaitement 25.01.2012
1 mars 2011 : DOCUMENT A JOUR (version contrôlée par la DIRH)
Changement de système. Fait suite et remplace : Di 10-52-16 : Gestion des absences du corps enseignant
12.04.2010
Vérificateur/trice Yves Leuenberger (Responsable du SCGSI)
Approbateur/trice Aude Thorel (Directrice RH)

Dernières modifications : 22/11/2021