Toute absence doit être signalée au moyen d’un avis d’absence
Tout-e collaborateur/trice empêché-e de travailler doit informer son/sa responsable dans les meilleurs délais.

• Les absences accident, maternité et maladie avec/sans certificat médical font l'objet d'une obligation d'enregistrement dans l'application Institutionnelle de gestion des absences GDA, ceci tant pour des raisons d'assurances que de suivi des absences de longue durée.
• La liste de la ou des personnes associées au processus de validation électronique des absences (dont la hiérarchie des collaborateurs/trices) est définie par le/la responsable des entités/subdivisions concernées.
• La qualité des documents et justificatifs électroniques joints à la déclaration d'une absence doit garantir la lisibilité des informations qu'ils contiennent.
• Chaque collaborateur/trice est tenu-e d'autoriser sa hiérarchie à visualiser dans l'agenda GDA le libellé de ses absences (ex. maladie, congés spéciaux)

 Les prestations offertes en matière d'utilisation des applications RH sont accessibles via le site web "Support RH" (voir notamment le Guide GDA - collaborateur/trice).

Le/la gestionnaire d'absence GDA annonce les absences maladie/accident des collaborateurs/trices via l'application GDA.

La gestion de ces absences est de la responsabilité du/de la responsable de l’unité concernée. Il/elle est tenu-e de signaler toute absence prolongée ou répétée au niveau supérieur. Tous les justificatifs (certificat médical, déclaration accident) doivent impérativement être adressés à l'administration facultaire/la subdivision en charge de leur enregistrement dans l'application GDA. Les originaux sont conservés une année en faculté/subdivision, le document scanné faisant foi.

• Un certificat médical doit être remis dès le 3ème jour d’absence, il peut toutefois être exigé dès le 1er jour d’absence.
• Toute absence indéterminée doit faire l’objet d’un certificat de reprise.
• Si l’absence se prolonge, un certificat doit être fourni au moins une fois par mois.
• Les jours fériés ne sont pas remplacés en cas de maladie ou accident.
• Le/la collaborateur/trice au bénéfice d’un certificat médical d’arrêt de travail, sauf autorisation de déplacement écrite de son médecin traitant, doit être atteignable par son employeur.
• Consulter aussi la procédure Mémento 0153 - Droit au salaire en cas de maladie.
• Pour tout accident (professionnel ou non) : consulter la directive 0027 - Déclarer un accident (collaborateurs-trices)
   

Droit au traitement en cas d’absence maladie durant la première année de service pour le personnel payé par des fonds de l'Etat
En cas d’absence pour maladie pendant la première année, le droit au traitement peut être réduit, voire supprimé dans les conditions suivantes :

1. réduit de moitié en cas d’absence continue ou discontinue pour cause de maladie justifiée excédant :

• • 2 semaines de travail durant les trois premiers mois ;
  • 8 semaines de travail dès le 4ème mois sans imputation de la période prévue au point précédent.

 2. supprimé après 3 mois d’absence continue ou discontinue.

Les absences doivent être signalées à la  Division des ressources humaines au plus vite, par l’entité concernée, afin d’assurer le suivi de la situation et pouvoir gérer l’éventuelle diminution ou suppression du droit au traitement.

Droit au traitement en cas d’accident (dès le premier jour de collaboration) ou de maladie dès la deuxième année pour le personnel payé par des fonds de l'Etat

• Moyennant une prime retenue sur le salaire de l’employé-e dès la deuxième année, l’Etat garantit la totalité du traitement à concurrence de 730 jours civils.
• La durée des prestations ne peut dépasser 730 jours civils au total sur une période d’observation de 1095 jours civils, sauf en cas d’accident professionnel où la fin des prestations est déterminée par l’assureur ou une décision de l’AI.

Droit au traitement en cas de maladie ou d’accident pour le personnel payé par un fonds extérieur
Dès le premier jour d’engagement, le/la collaborateur/trice bénéficie, en cas de maladie ou d’accident, d’une couverture salariale intégrale de 730 jours civils au total.
Comme dans les autres cas, les absences doivent être signalées, par la voie de service, à la Division des ressources humaines. Outre le suivi de la personne, la DIRH annoncera l’absence à l’assureur perte de gain pour le remboursement du salaire au titulaire de fonds (dès le 3ème jour en cas d'accident et dès le 61ème jour en cas de maladie avec un taux d'incapacité d'au moins 25%).
Le droit aux prestations d'assurance ne peut être garanti que sur présentation des pièces justificatives (certificat médical et/ou "feuille-accident LAA", demande d'allocation maternité/adoption, réponse aux demandes d'informations de l'assureur). En l'absence de production de ces pièces, le versement du salaire peut être suspendu.

Maladie/accident survenant pendant les vacances (fonds de l'Etat et fonds extérieurs)

Les jours d’incapacité de travail pour cause de maladie ou d’accident, attestés par un certificat médical et survenant durant une période de vacances, ne sont pas décomptés comme jours de vacances.

Le/la membre du personnel concerné-e est tenu-e :

• d’informer son/sa chef-fe de service par téléphone ou par courriel dans un délai de 48 heures,
• de transmettre sous 3 à 4 jours un certificat médical couvrant la période d’incapacité.

Le calcul des jours d’absence pour maladie ou accident est effectué sur la base des jours civils (365 jours par année).

Prise de vacances durant une incapacité de travail (maladie ou accident)

En cas d’incapacité de travail totale ou partielle attestée par un certificat médical, la prise de vacances n’est possible qu’avec l’accord écrit du médecin traitant.

Deux situations peuvent se présenter :

• Certificat de reprise de travail : le médecin autorise la reprise ; l’absence pour maladie ou accident est interrompue et les vacances sont prises normalement.

• Certificat médical autorisant la prise de vacances : le médecin atteste que l’état de santé permet la prise de vacances sans reprise de travail ; le certificat d’incapacité continue à produire ses effets. La demande de vacances accompagnée d’une copie du certificat médical (préalablement enregistré dans GDA s’il s’agit d’une nouvelle période d’absence) doit alors être transmise par mail à la hiérarchie. L’entité fera suivre à la DIRH, à l’attention du/de la gestionnaire RH en charge du dossier pour enregistrement.

Dans les deux cas, les jours de vacances sont décomptés normalement, sur la base du taux d’activité contractuel, et non du taux d’incapacité de travail.

Séjour hors domicile

• Le médecin traitant peut établir un certificat autorisant le/la collaborateur/trice à séjourner temporairement hors de son domicile à des fins de convalescence.
• Tout séjour hors domicile pour convenance personnelle au-delà d’un rayon de 200 km pendant un arrêt de travail doit être préalablement autorisé par le médecin traitant et soumis à l’accord de l’assureur couvrant la perte de gain. La demande d’autorisation de déplacement de l’assuré-e est transmise à l’assurance par la DIRH, accompagnée du certificat médical fourni. Le séjour ne peut être entrepris qu’après réception de l’autorisation de l’assureur.

Dans les deux cas, le certificat médical d’incapacité de travail continue à produire ses effets, et ces situations ne constituent pas une prise de vacances.

Décès d’un-e proche survenant pendant les vacances

En cas de décès d’un-e proche durant une période de vacances, le/la collaborateur/trice peut, pour les jours concernés, se prévaloir des jours de congés spéciaux, lesquels se substituent aux jours de vacances initialement planifiés (par annulation de la demande initiale, dépôt du congé spécial ainsi qu’éventuellement du dépôt d’une nouvelle demande de congés adaptée aux circonstances).

Réduction du droit aux vacances

Conformément à l’article 28 RPAC, en cas de service militaire, de service civil, de maladie ou d’accident non professionnel :

• le droit aux vacances annuelles est réduit proportionnellement après cinq mois d’absence, indépendamment du taux d'incapacité,
• il s’éteint après une année d’absence continue.

En cas de maternité, l’intéressée a droit à un congé maternité pour autant qu’elle exerce une activité régulière faisant l’objet d’une rétribution mensuelle. La durée du congé est fixée :

• Pendant les 6 premiers mois, à 16 semaines. Demeurent réservées les dispositions relatives à l’assurance maternité.
• Au-delà du 6ème mois, à 20 semaines.

En cas d’hospitalisation ininterrompue du nouveau-né durant 2 semaines au moins immédiatement après sa naissance, la durée du congé est prolongée d’une durée équivalente à celle de l’hospitalisation, mais de 8 semaines au plus.

Le jour de l’accouchement est compté dans la période de congé maternité.

Sitôt après la naissance de l’enfant, le parent biologique adressera à son responsable un certificat de naissance lequel sera transmis dans les meilleurs délais à la Division des ressources humaines afin que les démarches administratives (assurance maternité, allocations familiales, assurance perte de gain, etc.) puissent être entreprises.

L’adoption est traitée par analogie avec la maternité pour autant qu’il s’agisse de l’adoption d’enfants qui ne soient pas âgés de plus de 10 ans. En cas de recours à la gestation pour autrui, par analogie avec le congé maternité, un congé de naissance avec traitement est accordé au membre du personnel qui est le parent biologique.

Temps réservé à l'allaitement
Les mères qui le souhaitent doivent disposer du temps nécessaire à l’allaitement (art. 35a al. 2 LTr). Au cours de la première année de la vie de l’enfant, l’allaitement est comptabilisé comme temps de travail rémunéré dans les limites suivantes (art. 60 al. 2 OLT1) :

• a. pour une journée de travail jusqu’à 4 heures : 30 minutes;
• b. pour une journée de travail de plus de 4 heures : 60 minutes;
• c. pour une journée de travail de plus de 7 heures : 90 minutes.

Le formulaire ad hoc complété par le membre du personnel doit être transmis à la Division des ressources humaines par la voie de service.

Les membres du corps enseignant ont droit à 6 semaines de vacances par année civile. Les personnes ayant été en activité une partie de l'année seulement ont droit à des vacances annuelles au prorata de la durée d'engagement et du taux d'activité.

Les vacances doivent être prises en dehors de périodes pendant lesquelles l'enseignement ou les examens sont assurés. Si aucune charge d'enseignement n'est prévue pendant des périodes déterminées, une prise de vacances peut être autorisée par le/la supérieur-e hiérarchique pendant ces périodes.

Les vacances annuelles peuvent être fractionnées en plusieurs périodes à condition que l'une d'elles représente au moins 2 semaines.

En cas d'absence pour cause de service militaire, de service civil, de maladie ou d'accident non professionnel, le droit aux vacances annuelle est réduit proportionnellement après 5 mois d'absence. Il s'éteint après une année d'absence.

En cas de décès d'un proche pendant une période de vacances, le/la collaborateur/trice peut se prévaloir, en lieu et place de jours de vacances, des jours de congés spéciaux.

Dans l'application institutionnelle de gestion des absences (GDA*)
Pour le corps enseignant uniquement, seules les absences accident, maternité et maladie avec/sans certificat médical font l'objet d'une obligation d'enregistrement dans l'application Institutionnelle de gestion des absences, ceci tant pour des raisons d'assurances que de suivi des absences de longue durée.
 

Hors de l'application de gestion des absences (GDA*)

a. Annoncer une absence

• compléter le formulaire "Avis d'absence", le signer et le transmettre à son/sa responsable hiérarchique.

b. Annoncer des heures supplémentaires/complémentaires effectuées ou récupérées
Lorsque les besoins du service l'exigent et que les conditions préalables mentionnées dans la directive Mémento 0139 - Droits et devoirs des membres du personnel en matière d'horaire de travail sont remplies :

• compléter le formulaire "Avis - heures supplémentaires", le signer et le transmettre à son/sa responsable hiérarchique.
   

*_{n.b. Les prestations offertes en matière d'utilisation des applications RH sont accessibles via le site web "Support RH".}