art. 4, B 5 15

art. 2, B 5 15.01

art. 6 et ss., B 5 15.04

Loi sur l’Université du 13 juin 2008, article 13 alinea 2

• Une demande d'évaluation ou de révision de classification de fonction peut être initiée dans les cas suivants :
  • lors de la création d'un nouveau poste ou d’une nouvelle fonction
  • lors de la réorganisation ou mise en place d'une nouvelle structure affectant la répartition des tâches et la définition des fonctions
  • lors de l’évolution significative d'une famille professionnelle ou d'un cursus de formation
  • lors de modifications significatives et/ou partielles des prestations et des responsabilités d'un poste
• La couverture budgétaire (toutes sources de financement confondues, DIP ou fonds) nécessaire à l'absorption d'une éventuelle évaluation/révision doit être assumée au sein de l’entité demanderesse pendant l'exercice en cours.
• Toute demande doit être introduite, par la hiérarchie ou le/la titulaire du poste, auprès de l'administrateur/trice ou du/de la responsable de la structure concernée et peut concerner indifféremment les engagements à durée indéterminée ou déterminée.
• Les demandes d’évaluation de classification de nouveaux postes sont traitées prioritairement.
  Ce comité d’évaluation de la DIRH est composé de l’ensemble des responsables de secteur RH, et de deux administrateurs/trices de division, de centre inter facultaire ou de faculté. Il vérifie notamment que chaque demande s’inscrit bien dans une vision institutionnelle transversale. Les modalités de la participation des administrateurs/trices sera convenue d’entente avec la direction des ressources humaines, en respect de la directive 0358 Gestion des conflits d'intérêts dans le cadre des commissions universitaires.
  Le préavis du comité d’évaluation est soumis pour décision au/à la directeur/trice de la DIRH.
  Le Rectorat sera amené à arbitrer sur demande d’une des parties (titulaire du poste, hiérarchie ou direction de la division des Ressources Humaines).
  Le délai de traitement d’une demande interne est de 1 à 2 mois, suivant le nombre d’échanges nécessaires.
• Les dossiers d’évaluation de classification de fonction sont traités à l’interne par le comité d’évaluation de la Division des ressources humaines (DIRH), hormis ceux concernant les postes de cadres supérieurs, les fonctions de management indépendamment de leur classification, de nouveaux métiers ou nouvelles fonctions, ainsi que ceux concernant un groupe de personnes et/ou ayant un impact transversal, qui sont transmis par la DIRH pour traitement auprès de la Direction Evaluation et Système de Rémunération de l’Office du personnel de l’Etat (DESR-OPE) et pour information auprès du Département de l’Instruction Publique (DIP). La DIRH peut transmettre tout autre dossier à la DESR si elle le juge nécessaire.
• Tout changement de classe de fonction interviendra le mois suivant l’issue de la procédure.

1. Constituer le dossier de demande

• Toute demande doit impérativement comporter les éléments suivants :
  • un exposé des motifs dûment complété et signé par la hiérarchie, l’administrateur/trice ou le/la responsable de la structure concernée et le/la titulaire du poste en cas de révision, décrivant avec précision le besoin, les missions et activités du poste ainsi que l’organisation de la structure et de l’environnement dans lesquels le poste s’inscrit. En cas de révision, la demande devra notamment mettre en avant les changements intervenus dans les prestations, les rôles et les responsabilités de la fonction.
  • un organigramme officiel de la structure permettant de situer le/les poste/s à évaluer ou réévaluer.
  • le nouveau cahier des charges reflétant les nouvelles activités.
  • le cahier des charges actuel, intégrant idéalement les changements à considérer de manière explicite et visible (p.ex. en mode « Suivi des modifications »).
  • pour les dossiers passant par la Direction de l’Evaluation et du Système de Rémunération (DESR-OPE) : le formulaire de demande d'évaluation de fonction 210 dûment complété et signé par l’ensemble des parties concernées par la demande, accompagné des pièces justificatives mentionnées dans le formulaire.
  • tout autre document/cahier des charges utile pour l’analyse.

2. Demande d’évaluation ou de révision de classification des fonctions par la division des Ressources Humaines

Transmettre le dossier complet au/à la responsable de secteur RH en charge de la structure concernée via l’administrateur/trice ou le/la responsable de la structure, pour analyse de la demande par le comité d’évaluation de la DIRH.

• Le/la responsable de secteur RH en charge de la structure concernée rencontrera la hiérarchie et la personne qui occupe le poste dans un entretien préalable à la séance de comité d’évaluation.
• Le/la responsable de secteur RH communiquée par écrit la décision d’évaluation (nouveau poste) à l’administrateur/trice ou au/à la responsable de la structure demandeuse et le nouveau poste peut alors être ouvert au recrutement.
• Le/la responsable de secteur RH communique par écrit la décision de révision (poste existant) à l’administrateur/trice ou au/à la responsable de la structure demandeuse et à la personne occupant le poste.

3. Demande d’évaluation ou de révision de classification de fonction pour examen à la Direction de l’Evaluation et du Système de Rémunération (DESR-OPE)

• Transmettre le dossier complet au/à la responsable de secteur RH en charge de la structure concernée.
• Avant de déposer une demande d’évaluation auprès de la DESR-OPE, le/la responsable de secteur RH est chargé-e de :
  • accompagner la structure demandeuse pour l’identification du besoin, la description du poste et l’organisation de la structure ;
  • porter à la demande d’évaluation un regard institutionnel transversal (afin de vérifier notamment l’impact de l’évaluation sur d’autres fonctions) ;
  • motiver la demande d’évaluation.

La demande est ensuite déposée auprès à la DESR-OPE par la DIRH.

A la réception de la demande, la DESR-OPE examine sa recevabilité quant à la forme et au fond.
La demande n’est pas recevable lorsque l’un ou plusieurs des éléments la constituant n’est ou ne sont pas dûment complété(s), actualisé(s) et signé(s) par les parties concernées et/ou que les motifs invoqués ne justifient pas une évaluation.
Elle est alors retournée – avec motivation de la non-recevabilité – au demandeur.
Le non-respect du flux de transmission de la demande entraîne la non-recevabilité de cette dernière.

Après examen du dossier, la DESR-OPE émet une proposition. Celle-ci est transmise à la direction des ressources humaines de l’Université, accompagnée du rapport d'évaluation qui détaille les différentes étapes de la procédure à suivre. Ce rapport doit être visé par les parties prenantes (titulaire du poste, hiérarchie, direction des ressources humaines), qui se positionnent par un préavis positif ou négatif, qui est retourné par la DIRH auprès de la DESR, et versé au dossier administratif du ou de la titulaire du poste.

En cas de désaccord avec la proposition, le/la/les titulaire-s du poste peuvent effectuer une demande de réexamen par la voie d'une opposition formulée par écrit et adressée dans les 30 jours dès sa réception à la commission de réexamen en matière d'évaluation des fonctions (CREMEF), Rue du Stand 26 - case postale 3937 - 1211 GENEVE 3. L'opposition doit être succinctement motivée. L'absence de motivation entraîne son irrecevabilité (art. 7 du règlement instituant une commission de réexamen en matière d'évaluation des fonctions, du 7 avril 1982 B 5 15.04).

Un exemplaire de la proposition, munie des signatures prévues dans la formule d'évaluation, est retournée sans tarder à la DSER-OPE.

4. Modalités d’application de la prise d’effet du résultat d’une évaluation ou révision de fonction

Pour l’ensemble de ces évaluations de fonction décrites dans les paragraphes précédents, les modalités d'application de la prise d'effet du résultat d'une évaluation ou d’une révision sont les suivantes :

1. Les nouvelles classifications de fonctions acceptées dans le cadre de restructurations de services entiers ou partiels et de grands groupes prennent effet à la date fixée par le Conseil d'Etat.
2. Les nouvelles classifications de fonctions individuelles prennent effet le mois qui suit la ratification de la fonction par le Conseil d'Etat.
3. Les changements de classifications des fonctions prennent effet le mois qui suit la fin de la procédure.
4. La classification d'une fonction nouvellement créée, et dont le poste est encore inoccupé entre en vigueur à la date prévue d'entrée en fonction du nouveau titulaire.

Les règles du coulissement s'appliquent pour fixer le nouveau traitement des titulaires concernés par l'évaluation ou la révision.