Payer une indemnité à un-e intervenant-e externe : per diem
- Réf. 0103
- Date de publication : 20/09/2023
Principes
- Le per diem est une indemnité forfaitaire visant à dédommager la personne invitée par l'Université pour ses frais de repas et de déplacement lors de son séjour à Genève.
- La personne invitée ne doit fournir aucune prestation, aucun service en faveur de l'Université. Elle contribue aux travaux de l'Université dans le cadre d'une collaboration scientifique.
- Un per diem n'est pas une rémunération. A cet égard, il n'est soumis ni aux charges sociales, ni à l'impôt à la source. Il ne fait l'objet d'aucune inscription dans un certificat de salaire.
- Si une prestation ou un service est fourni par la personne invitée, la relation avec l'Université doit être précisée dans le cadre d'un contrat de travail (directive 0124 - Etablir un contrat de travail de droit privé ou un avenant) ou dans le cadre d'un contrat de mandat (directive 0069 - Signature d'une commande, d'un contrat ou d'un accord au nom de l'Université). Dans ce cas, en ce qui concerne le remboursement des frais professionnels, il faut se référer à la directive 0083 - Payer ou rembourser des frais de déplacement, de réception, de repas et de petits frais. Dans le cas des conférenciers ou des jurés de thèse ou d'examen, il faut se référer à la directive 0043 - Rémunération pour cours, conférences publiques et expertises.
- Un-e collaborateur-trice de l'Université ne peut pas bénéficier du versement d'un per diem.
Règles d'octroi et mode de calcul de l'indemnité journalière
Le per diem est calculé sur une base forfaitaire en fonction du nombre de jours effectifs pendant lesquels la personne invitée contribue à la collaboration scientifique.
L'indemnité journalière maximale est fixée à CHF 100.--. Elle est calculée en tenant compte d'un petit déjeuner (CHF 10.--), d'un déjeuner et d'un dîner (2 x CHF 40.--) et d'un forfait déplacement (CHF 10.--).
Le per diem ne nécessite pas que son bénéficiaire fournisse des pièces justificatives pour permettre son versement.
Les frais de voyages du lieu de départ pour venir à Genève et retour, ainsi que les frais d'hébergement à Genève sont remboursés ou payés sur la base des frais effectifs. Pour cela, le paiement ou remboursement s'effectue sur présentation des justificatifs et selon les plafonds prévus par la directive 0083 - Payer ou rembourser des frais de déplacement, de réception, de repas et des petits frais. Ces frais n'entrent pas dans le calcul forfaitaire du per diem.
Procédure de validation
Les demandes de versement pour per diem doivent être soumises via SI Notes de frais.
Le-la collaborateur-trice parti-e prenant-e à la collaboration scientifique (le-la demandeur-euse) formule une requête d'octroi d'un per diem. Il-elle justifie le nombre de jours d'éligibilité au per diem en attachant une copie de la facture d'hébergement ou du titre de transport aller-retour vers Genève.
En validant la requête, le-la demandeur-euse garantit la pertinence de la dépense, le respect du présent cadre réglementaire et la véracité du nombre de jours de collaboration au sein de l'Université.
Le-la titulaire du fonds d'imputation du per diem approuve la demande d'octroi. Il-elle s'assure de la disponibilité budgétaire.
Lorsque le cumul des per diem à une même personne invitée dépasse CHF 5'000.-- par année, l'approbation du per diem exige la contresignature du-de la responsable hiérarchique du titulaire du fonds d'imputation. En contresignant, le-la responsable hiérarchique valide la plausibilité de la dépense.
Le service de la comptabilité contrôle le nombre de jours annoncés et le calcul du montant. Il peut interpeller le-la demandeur-euse pour obtenir des informations complémentaires. Le service de comptabilité libère le paiement.