Payer une indemnité à un-e intervenant externe : per diem

  • Réf. 0103
  • Date de publication : 27/09/2021

Principes

Règles d'octroi et mode de calcul de l'indemnité journalière

Le per diem est calculé sur une base forfaitaire en fonction du nombre de jours effectifs pendant lesquels la personne invitée contribue à la collaboration scientifique.
L'indemnité journalière maximale est fixée à CHF 100.--. Elle est calculée en tenant compte d'un petit déjeuner (CHF 10.--), d'un déjeuner et d'un dîner (2 x CHF 40.--) et d'un forfait déplacement (CHF 10.--).
Le per diem ne nécessite pas que son bénéficiaire fournisse des pièces justificatives pour permettre son versement.
Les frais de voyages du lieu de départ pour venir à Genève et retour, ainsi que les frais d'hébergement à Genève sont remboursés ou payés sur la base des frais effectifs. Pour cela, le paiement ou remboursement s'effectue sur présentation des justificatifs et selon les plafonds prévus par la directive 0083 - Payer ou rembourser des frais de déplacement, de réception, de repas et des petits frais. Ces frais n'entrent pas dans le calcul forfaitaire du per diem.
Le versement d'un per diem se fait au terme du séjour de la personne invitée par virement bancaire sauf situation exceptionnelle autorisée par le service de comptabilité.
Une avance peut être octroyée à la personne invitée, à condition que le-la collaborateur-trice de l'Université partie prenante à la collaboration scientifique en fasse la demande. Le montant de l'avance sera régularisé lors du versement du per diem au terme du séjour de la personne invitée. Le versement de l'avance se réalise par virement bancaire, sauf situation exceptionnelle autorisée par le service de comptabilité.

Procédure de validation

Les demandes de versement pour per diem doivent être soumises via SI Notes de frais.
Le/la collaborateur/trice parti-e prenant-e à la collaboration scientifique (le/la demandeur-euse) formule une requête d'octroi d'un per diem. Il/elle justifie le nombre de jours d'éligibilité au per diem en attachant une copie de la facture d'hébergement ou du titre de transport aller-retour vers Genève.
En validant la requête, le/la demandeur-euse garantit la pertinence de la dépense, le respect du présent cadre réglementaire et la véracité du nombre de jours de collaboration au sein de l'Université.
Le/la titulaire du fonds d'imputation du per diem approuve la demande d'octroi. Il/elle s'assure de la disponibilité budgétaire.
Lorsque le cumul des per diem à une même personne invitée dépasse CHF 5'000.-- par année, l'approbation du per diem exige la contresignature du/de la responsable hiérarchique du titulaire du fonds d'imputation. En contresignant, le/la responsable hiérarchique valide la plausibilité de la dépense.
Le service de la comptabilité contrôle le nombre de jours annoncés et le calcul du montant. Il peut interpeller le/la demandeur-euse pour obtenir des informations complémentaires. Le service de  comptabilité libère le paiement.

Version Objet de la modification Date de publication
5 Modification de la saisie pour introduction via SI Notes de frais 27.09.2021
4  Changement de normes et annonce de la future utilisation SI Notes de frais 16.01.2020
3 Modifications introduites au formulaire 21.11.2013
2 Distinction entre les deux catégories de prestation, d'une part à une indemnité forfaitaire octroyée à un intervenant externe (per diem), d'autre part à un remboursement des frais effectifs à une personne externe ou à un collaborateur 29.10.2012
1 Changement de système. Fait suite et remplace : F 10-72-06 : Ordre de paiement d'une indemnité à un intervenant externe (per diem) et remboursement à une personne externe & P 10-72-10 : Indemnité aux intervenants externes - per diem - et remboursement aux personnes externes 01.06.2010
Vérificateur/trice Roger Amoos (Chef du service de comptabilité)
Approbateur/trice Raphaël Ferrillo (Directeur de la DIFIN)

Dernières modifications : 06/01/2022