Etablir un contrat de travail de droit privé ou un avenant
- Réf. 0124
- Date de publication : 29/01/2021
Principes
Ces documents ne contiennent pas l'intégralité des dispositions du Règlement sur le personnel de l'Université, mais uniquement des extraits. L'intégralité du Règlement sur le personnel de l’Université peut être consultée sur le site web de l'Université
- Règlement sur le personnel de l’Université : extrait des dispositions principales applicables aux membres du corps enseignant (annexe au contrat de droit privé)
- Règlement sur le personnel de l’Université : extrait des dispositions principales applicables aux membres du personnel administratif et technique (annexe au contrat de droit privé)
Lors de tout nouvel engagement sur fonds privés, les informations suivantes sont collectées via GDE :
- les informations personnelles concernant le/la collaborateur-trice engagé-e;
- les informations concernant le fonds qui assure la rémunération et éventuellement le No de projet, s'il s'agit d'un projet;
- les informations concernant le/la titulaire du fonds assurant le financement de l'engagement;
- les informations relatives aux conditions d'engagement applicables selon la fonction concernée du personnel enseignant, respectivement du PAT;
- s'il s'agit d'un premier engagement : la période d'essai.
Période d'essai
Conformément aux art. 4 (PAT) et 4.1(Personnel enseignant) des Conditions statutaires du contrat de travail de droit privé ci-dessus, la durée de la période d'essai, si prévue, ne peut pas dépasser trois mois et est subordonnée à la durée du contrat.
Personnel administratif et technique
| Durée du contrat | Durée période d'essai | Délai de résiliation |
|---|---|---|
| de 1 à 2 mois | 2 semaines | 15 jours pour la fin d'une semaine |
| de 3 à 5 mois | 1 mois | 15 jours pour la fin d'une semaine |
| de 6 à 11 mois | 2 mois | 15 jours pour la fin d'une semaine |
| de 12 mois et plus | 3 mois | 15 jours pour la fin d'une semaine |
Personnel enseignant
| Durée du contrat | Durée période d'essai | Délai de résiliation |
|---|---|---|
| de 1 à 2 mois | pas de période d'essai | - |
| de 3 à 5 mois | 1 mois | 1 mois pour la fin d'un mois |
| de 6 à 11 mois | 2 mois | 1 mois pour la fin d'un mois |
| de 12 mois et plus | 3 mois | 1 mois pour la fin d'un mois |
La période d'essai doit être spécifiée sous la rubrique "Autres conditions" du contrat.
Exemple de phrase pouvant être inscrite à cet effet:
(Collaborateur-trice PAT, période d'essai = 1 mois) "Le premier mois constitue une période d'essai pendant laquelle il peut être mis un terme au contrat de part et d'autre, moyennant un préavis de 15 jours pour la fin d'une semaine".
Application institutionnelle de gestion des engagements (GDE)
1. Constituer un dossier d'engagement
- L'exposé des motifs justifiant l'engagement
- Le cahier des charges
- Un organigramme du service ou de la faculté (PAT uniquement)
Ces éléments sont à remettre lorsqu'il s'agit d'un premier engagement. Par la suite, ces éléments sont à fournir uniquement en cas d'une évolution significative de ceux-ci, afin d'actualiser le dossier de la personne.
- Le Curriculum Vitae, les attestations/certificats de travail et les copies des diplômes le cas échéant certifiés conformes par l'UPER concernée
- La copie d'une pièce d'identité valable
- La copie de la carte AVS originale ou le formulaire original de Demande de carte AVS
- Ressortissants étrangers: la copie de l'autorisation de séjour/travail valable ou le dossier de demande d'autorisation de séjour/travail, constitué conformément aux indications données dans les directives concernées (enseignants, assistants, PAT)
- Le formulaire pour la demande d'Allocations familiales
- Le formulaire relatif à l'impôt à la source
2. Validation électronique
Le processus électronique de validation concerne les rôles et responsabilités suivantes :
|
Rôles |
Responsabilité administrative |
Responsabilité fonctionnelle |
|---|---|---|
| Initiateur/trice | x | |
| Pré-validateur/trice financement | x | |
| Responsable du financement (fonds) | x | |
| Pré-validateur/trice hiérarchie | x | |
| Hiérarchie | x | |
| Pré-validateur/trice administrateur/trice | x | |
| Validation finale facultaire/subdivision (ex. Administrateur/trice) |
x |
Responsabilité administrative : par son rôle dans le processus d'engagement, la personne en charge de l'action atteste avoir complété et vérifié l'exactitude des informations administratives et financières composant le dossier d'engagement.
Responsabilité fonctionnelle : par sa fonction dans le processus d'engagement, la personne en charge de l'action engage sa responsabilité en matière de validation financière (p.ex. responsable du financement) et/ou contractuelle (p.ex. hiérarchie).
3. Signature et distribution d'un nouveau contrat
| Signature | PAT | Maître-assistants et assistants | Autres fonctions du corps enseignant |
|---|---|---|---|
| Employeur | Signature par un-e cadre de la DIRH | Signature par un-e cadre de la DIRH | Signature par un-e membre du Rectorat ou le/la Recteur/trice selon les fonctions |
| Employé | Envoi du contrat pour signature | Envoi du contrat pour signature | Envoi du contrat pour signature |
Distribution des exemplaires
L'exemplaire original du contrat est envoyé pour signature (pour le PAT, le cahier des charges en sus).
Le contrat original signé par l'employé est chargé dans l'application GRH sous le dossier de la personne.
La fiche d'information partenaire est envoyée au service des salaires de l'UNIGE.
Le nouveau collaborateur ou la nouvelle collaboratrice ne peut pas débuter son activité s'il/elle est de nationalité étrangère (extra-européenne), tant que sa situation du point de vue de l'autorisation de travail/séjour n'est pas régularisée.
Lors d'une demande d'avenant à un contrat existant, les étapes de validation à suivre sont exactement les mêmes que lors de toute nouvelle demande d'engagement.
Simplement, dans le cadre de la constitution du dossier, c'est la formule d'avenant qui est utilisée.
Si nécessaire, un cahier des charges actualisé est joint à l'avenant.
Avenant en cours de mandat
Si l'avenant au contrat intervient en cours de mandat et non pas à l'échéance du contrat, le dossier doit de plus comprendre une lettre signée par le/la collaborateur-trice concerné-e donnant son accord à la modification des conditions d'engagement.
| Version | Objet de la modification | Date de publication |
|---|---|---|
| 7 | Adaptation de la procédure suite à l'introduction de GDE | 29.01.2021 |
| 6 | Mise à jour des modèles Contrat/Avenant PENS (signature) | 04.12.2015 |
| 5 | Ajout d'un paragraphe sur l'application institutionnelle de gestion des engagements | 04.06.2015 |
| 4 | Clarification de la durée de contrat/période d'essai | 21.08.2014 |
| 3 | Document contrôlé à jour en juin 2013 Nouveau modèles de contrats et avenants (ajustement de la mise en forme) |
20.01.2012 |
| 2 | Nouveaux modèles de contrats et avenants | 06.01.2011 |
| 1 | Changement de système. Fait suite en remplace : P 10-55-09 : Établir un contrat de travail de droit privé ; D 10-55-09 : Conditions statutaires du contrat de travail de droit privé ; Mo 10-55-01 : Contrats de travail de droit privé: Masques pour remplissage à l'écran | 08.06.2010 |
| Vérificateur/trice | Vittoria Romano (Responsable RH) |
| Approbateur/trice | Aude Thorel (Directrice RH) |