L’UNIGE héberge plusieurs dizaines de Plateformes scientifiques (PSc) de nature et de mode de fonctionnement très différents, ce qui engendre un certain nombre de risques. Pour y remédier et optimiser la gouvernance et les conditions de fonctionnement des PSc, l’UNIGE a décidée de se doter d’une directive. Ce document indique les règles de bonne gestion des plateformes, notamment en ce qui concerne le cadre organisationnel, financier, sécuritaire et légal qui assure une organisation efficace, pérenne, durable et transparente des PSc.

Les PSc de l’UNIGE doivent ainsi répondre aux critères de conformité suivants :

1. Être inscrite dans l’inventaire des PSc tenu par le Service de Soutien à la recherche et être recensée auprès d’une Faculté ou d’un Centre interfacultaire;
2. Etablir un mode de gouvernance qui inclut au minimum un comité scientifique, une équipe opérationnelle et une assemblée des utilisateurs/trices ;
3. Posséder un règlement d’organisation interne ;
4. Etablir un plan de financement ;
5. Reconnaître trois types d’utilisateurs/trices (interne, académique externe, hors académique) et fixer les coûts d’utilisation pour chaque type;
6. Produire un rapport d’activité annuel ;
7. Répondre aux principes FAIR concernant la gestion des données et à la politique institutionnelle de gestion des données de la recherche de l’UNIGE ;
8. Faire l’objet d’évaluations régulières.

La mise en conformité avec ces règles devient une condition d’accès aux sources de financement institutionnel. La directive propose par ailleurs, quelques recommandations simples et peu restrictives laissant aux PSc la flexibilité dont elles ont besoin pour fonctionner et évoluer.

Une plateforme scientifique est un pôle technologique de pointe voué à la recherche, développé selon un modèle collaboratif, ouvert, pérenne, évolutif et durable, le plus souvent, à l’initiative d’un ou de plusieurs groupes de chercheurs et chercheuses (approche « Bottom-up »), mais dont l’offre dépasse les besoins et les intérêts de ces seuls groupes. Les PSc ont comme mission de permettre à la communauté scientifique académique et à des partenaires externes d’avoir accès à des équipements scientifiques innovants, à une expertise reconnue, à des bases de données et/ou à des outils digitaux auxquels elle n’aurait pas accès sans cette démarche collaborative pour des raisons notamment financières ou de complexité logistique. En conséquence, les PSc sont investies à des degrés divers des missions suivantes :

• Soutenir la recherche avec des équipements de pointe ;
• Implémenter voire développer des avancées technologiques et des innovations ;
• Générer des données, en particulier des données à haut débit ;
• Faciliter la production de publications répondant aux critères de l’excellence scientifique ;
• Soutenir la formation de la relève et le transfert de connaissances ;
• Contribuer à la création de propriété intellectuelle ;
• Asseoir leur développement selon un financement mixte ;
• Participer au développement scientifique, économique et social de la cité et de la région.

Le développement et le fonctionnement des PSc s’appuient sur les principes énoncés dans la Charte d’Ethique et de Déontologie des Hautes Ecoles Universitaire et Spécialisée de Genève¹ , le Code d’Intégrité Scientifique Suisse² , la Charte de la Science Ouverte³  et la directive de l’UNIGE sur l’intégrité scientifique⁴.

[1] www.unige.ch/ethique/charte
[2] api.swiss-academies.ch/site/assets/files/25606/kodex_layout_fr_web.pdf
[3] www.unige.ch/openscience/
[4] Directive sur l’Intégrité dans la recherche scientifique (2012)

UNE STRUCTURE STABLE pour un FONCTIONNEMENT COLLABORATIF
Les PSc reposent sur une mobilisation conjointe de forces humaines, financières, logistiques et structurelles visant à mettre en place et à maintenir des infrastructures scientifiques de pointe et l’expertise qui y est associée. Les parties prenantes, incluant les utilisateurs/trices, adhèrent au principe d’une dynamique collective en faveur de la recherche et l’innovation. En conséquence, les PScs se développent dans un cadre structurel stable, qui prenne en compte les contraintes technologiques, logistiques, humaines et institutionnelles. La répartition du financement en fonds propres, en nature, en biens et en services doit être mentionnée dans la convention d’association ou de partenariat.

Lorsque les PSc sont de grande taille et/ou impliquent des structures externes à l’UNIGE, associées ou partenaires, le format juridique est défini avec l’aide du Service des Affaires Juridiques (SAJ) en vue d’établir une convention de type société simple. Ce format varie en fonction des critères, tels que les missions de la PSc, la nature de ses prestations, le statut des différentes parties prenantes, les sources de financement recherchées, le modèle de fonctionnement notamment financier, la définition du cercle des utilisateurs/trices. Le Rectorat, sur proposition des décanats ou des directions des centres, valide la mise en place de nouvelles PSc au sein de l’UNIGE, et de toutes les PSc qu’il soutient financièrement. Le Rectorat est représenté dans les instances gérant les infrastructures impliquant des institutions externes à UNIGE.

UN FONCTIONNEMENT OUVERT
Selon les principes de la Science Ouverte⁵, l’accès aux PSc de l’UNIGE n’est pas restreint aux chercheurs et chercheuses d’une entité spécifique de l’UNIGE mais est ouvert à tous les membres de la communauté académique. Les PSc peuvent également répondre aux besoins de la communauté économique et sociale, notamment locale. Par ailleurs, les chercheurs et chercheuses de l’UNIGE ont accès également à des PSc régionales, nationales ou internationales hébergées par d’autres institutions. Suivant les cas, l’UNIGE contribue à leur développement en assurant la co-gestion avec une ou plusieurs autres partenaires académiques ou instances nationales ou internationales sans but lucratif, suivant les principes décrits ici.

UN FONCTIONNEMENT PERENNE et EVOLUTIF
Les innovations technologiques sont rapides et le monde de la recherche est compétitif. Les PSc doivent être à l’écoute des différentes parties prenantes, notamment les utilisateurs/trices, afin d’être capables d’implémenter rapidement les innovations technologiques nécessaires. La gouvernance des PSc est conçue pour soutenir à la fois leur robustesse, leur flexibilité organisationnelle ainsi que leur capacité d’anticipation afin de rechercher les ressources qui permettent des gains de productivité et de qualité, de garantir la pérennisation grâce à un fonctionnement optimal et de faire évoluer les infrastructures. Pour ces raisons, la gouvernance et les conditions de gestion doivent être conçues dès le développement de la PSc. Chaque plateforme doit posséder un règlement d’organisation (RO) qui respecte les principes et recommandations énoncés dans cette directive ainsi que l’ensemble des directives de l’Université de Genève mises à disposition sur le memento.

UN MODE de FINANCEMENT MIXTE
Les PScs sont développées à partir de financements le plus souvent mixtes, composés de fonds obtenus auprès de bailleurs externes complétés par des fonds propres à l’institution. La gestion et les coûts de maintenance des PSc reposent principalement sur des fonds internes, assumés par une ou plusieurs Facultés et/ou Centres interfacultaires (ci-après « Centres ») suivant les instances impliquées dans la gouvernance des PSc. Par principe, les utilisateurs/trices contribuent aux coûts de fonctionnement.
Selon les budgets d’investissement et de fonctionnement, on distingue trois classes de Psc⁶  :

1. Petite Psc si l’investissement est inférieur à 2 MCHF et/ou si les coûts de fonctionnement sont inférieurs à 1 MCHF /an
2. Moyenne Psc si l’investissement se situe entre 2 et 12 MCHF et/ou si les coûts de fonctionnement s’échelonnent de 1 à 5 MCHF /an
3. Grande Psc si l’investissement est supérieur à 12 MCHF et/ou si les coûts de fonctionnement sont supérieurs à 5 MCHF /an

La taille des PSc peut également être estimée en fonction du nombre d’utilisateurs/trices affilié-es ou non à l’UNIGE ou du nombre de groupes de recherche répertoriés.

[5] Charte institutionnelle pour la science ouverte de l’Université de Genève
[6] Four Golden Principles for Enhancing the Quality, Access and Impact of Research Infrastructures (LERU 2017); https://www.leru.org/publications/four-golden-principles-for-enhancing-the-quality-access-and-impact-of-research-infrastructures

FINANCEMENT D’INVESTISSEMENT ET COÛTS D’EXPLOITATION

Le financement initial des PSc nécessite une levée importante de fonds internes et externes, exigeant de recourir à des bailleurs de fonds publics et privés, à un niveau local, national voire international. Les bailleurs de fonds publics de la recherche sollicités, sont le Fonds National Suisse de la Recherche (FNS) qui finance des infrastructures nécessaires à l’accomplissement de programmes de recherche individuels ou collaboratifs (NCCR, PRN), le Secrétariat d’État à la formation, à la recherche et à l’innovation (SEFRI) qui finance des infrastructures pour la recherche et l’innovation. Des bailleurs étrangers peuvent être mobilisés, notamment lorsque la Suisse est membre de réseaux scientifiques européens ou internationaux, à l’instar de l’Agence Européenne de l’Espace (ESA) ou de consortium d’infrastructures de recherche européennes (ERIC). Par ailleurs, des fonds privés provenant de fondations locales, régionales, européennes ou internationales peuvent également être sollicités. Ces sources de financement externes mixtes sont complétées par des ressources propres à l’Université.

Dès la phase d’élaboration du projet de plateforme, un budget initial⁷ identifiant les fonds nécessaires à sa création, à sa maintenance et à son exploitation doit être prévu. Ces coûts sont déterminés dans un plan de financement qui se fonde sur l’offre de services, les coûts administratifs, les coûts de maintenance et les revenus selon un budget annuel (modèle en annexe). Le fonctionnement et la maintenance des PSc sont soutenus par des contributions institutionnelles en nature (in-kind) octroyées par les différentes structures de l’UNIGE qui sont parties prenantes de la PSc. L’allocation de ressources institutionnelles est conditionnée à une gestion financière transparente décrite dans le rapport d'activité annuel.

CONTRIBUTION FINANCIÈRE DES UTILISATEURS/TRICES
Sauf exception, les utilisateurs/trices contribuent financièrement aux coûts de la PSc, notamment les coûts d’exploitation et de maintenance. Cette contribution est intégrée dans le budget de la PSc, ainsi que dans les rapports d’activité et une projection des recettes prévues apparait dans les budgets prévisionnels annuels. Le mode de prise en charge des coûts générés par les étudiant-e-x-s non affilié-es à un groupe de recherche est précisé dans le règlement d’organisation (programme d’enseignement, Faculté ou Centre, etc.).

Cette contribution est issue de la facturation par les PSc de leurs prestations et de la mise à disposition de leurs équipements, selon des coûts horaires et/ou des coûts forfaitaires. Chaque plateforme présente dans son règlement interne une grille des coûts d’utilisation indiquant le montant des frais par prestation en fonction du statut de l’utilisateur/trice, qui appartient à l’un des trois profils suivants :

• Utilisateur/trice interne à l’UNIGE ou au réseau de collaboration de la PSc. Dans ce cas, la grille tarifaire doit être compatible avec les conditions de financement acceptées par le FNS ;
• Utilisateur/trice affilié-e à une institution académique externe à l’UNIGE ou au réseau de collaboration. Dans ce cas, la grille tarifaire doit être compatible avec les conditions de financement acceptées par le FNS ;
• Utilisateur/trice non affilié-e à une institution académique. Dans ce cas, les prix pratiqués par la PSc doivent être alignés avec un service comparable du secteur privé afin d’éviter toute concurrence déloyale.

GESTION DES FONDS ET RAPPORT FINANCIER

Concernant la conformité de la gestion financière des PSc, elle s’appuie sur l’ensemble des directives prescrites par l’UNIGE à ce propos⁸. Les sources de financement de la plateforme dans sa phase initiale de développement et dans sa phase de maintenance doivent être listées dans le RO et les éléments de la gestion budgétaire dans le rapport annuel d’activités.

Lorsqu’une PSc de l’UNIGE fournit une prestation de service à une partie externe, qu’elle soit académique ou non, un contrat doit être rédigé selon les procédures appliquées à l’UNIGE⁹. Les PSc ont la responsabilité d’enregistrer l’entier des charges liées à leurs activités, de gérer la facturation, et d’effectuer le suivi des débiteurs/trices. En accord avec les indications fournies par le Memento de l’UNIGE, les factures adressées aux membres de l’UNIGE se font par voie électronique tandis que les factures adressées aux externes sont établies par le biais d’une demande de facturation¹⁰.
La gestion des fonds est assurée par l’équipe opérationnelle des PSc sous le contrôle du/de la directeur/trice scientifique, soutenue par l’administration de la structure de rattachement et par la Division des Finances (DiFIN), qui fournit l’encadrement nécessaire pour le suivi et le reporting financier avec l'outil SAC depuis 2024.

[7] Elaboration du budget de l’Université de Genève (2016).
[8] Respecter le budget par nature et par structure et contrôle budgétaire.
[9] Conclusion des accords de collaboration en matière de recherche et des mandats de service.
[10] Etablir une facture interne (2019) & Etablir une facture à un client externe (2017).

GESTION DES ESPACES ET DES ÉQUIPEMENTS

Les espaces mis à disposition des PSc au sein de l’Université sont répartis équitablement avec l’accord et le soutien des directions des structures concernées et du Rectorat, et il est conseillé d’établir un plan d’occupation des espaces. Les locaux entrent en adéquation avec le matériel, les contraintes techniques et les risques. Ils répondent à la politique de prévention des catastrophes, notamment d’origine naturelle telles que des inondations. Des recommandations et des contrôles périodiques de conformité et de sécurité des espaces de travail sont réalisés par le service STEPS¹¹  dès la création de la PSc. La mise en place de systèmes de gestion des déchets appropriés est encouragée¹².

Pour rendre les installations des PSc plus écoénergétiques, plusieurs stratégies peuvent être adoptées pour la conception et l'ingénierie du bâtiment. Les espaces peuvent être planifiés en réponse aux conditions locales du site et les matériaux et les systèmes de construction économes en énergie peuvent être favorisés. La consommation d'énergie peut être contrôlée grâce à des systèmes de gestion de l'énergie du bâtiment (SGEB) grâce aux données, et des ressources énergétiques renouvelables alternatives peuvent être introduites.

Le mode de maintenance des équipements de la plateforme est indiqué et les équipements font l’objet de vérifications régulières, en conformité avec les recommandations du constructeur, assurant ainsi leur aptitude à être utilisés dans un but scientifique. Que le mode de maintenance soit assuré à l’interne ou à l’externe via un contrat de maintenance, les rapports de maintenance sont tenus régulièrement à jour.

La sécurité des équipements est assurée, en termes de ventilation, feu, circulation des utilisateurs/trices, etc. selon les directives de la Commission Fédérale pour la coordination de la Sécurité au Travail (CFST)¹³ ainsi que celles émises par le service STEPS de l’UNIGE¹⁴. Il est souhaitable d’engager la responsabilité des utilisateurs/trices en leur faisant signer un document indiquant les conditions d’utilisation et les recommandations en cas d’incident. Un-e correspondant-e santé & sécurité doit être identifié-es et formé-es. De plus, un-e « BioSafety Officer » doit être nommé-e en cas d’activités à risques biologiques. Tout incident doit être rapporté au plus vite à la personne de contact de la PSc ou à la sécurité interne (022 379 12 22) afin d’appliquer les mesures recommandées dans le RO pour assurer la sécurité des personnes et des biens.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Du personnel spécialisé assure le bon fonctionnement de la PSc, et en assure l’efficacité et l’optimisation. Il est dès lors crucial que l’UNIGE conserve une grande attractivité auprès du personnel hautement qualifié en assurant de bonnes conditions de travail. Le/la directeur/trice de la plateforme est responsable d’implémenter une organisation du travail qui mette en adéquation les différentes tâches de l’équipe opérationnelle, notamment le temps dédié à la maintenance des équipements, aux besoins des utilisateurs/trices, en particulier leur besoin de formation, à l’optimisation du matériel, des techniques et des procédures, à la veille technologique, et à la gestion des tâches administratives. Le/la responsable doit régulièrement discuter avec les membres de son équipe des possibilités de développement professionnel, les encourager à suivre des formations appropriées et les intégrer au sein de réseaux de compétence nationaux ou internationaux qui sont source de qualité pour la plateforme et de progression pour leur carrière¹⁵. Lorsque des tensions s’installent, ou que des problèmes de surmenage, de conflit, et/ou d’absentéisme apparaissent, le/la directeur/trice opérationnel-le est tenu-e d’informer le/la directeur/trice scientifique et ne pas hésiter à contacter la hiérarchie et/ou un-e expert-e RH qui pourront entendre les personnes concernées, analyser la situation et mettre en place des mesures appropriées.

GESTION DES UTILISATEURS/RICES
Les plateformes scientifiques sont accessibles à tous les chercheurs et chercheuses pour lesquel-les l’utilisation de la plateforme favorise l’avancement de leurs travaux de recherche. Pour optimiser leur utilisation et garantir un accès équitable, les PSc doivent mettre en place un outil de planification en ligne, permettant une réservation directe des équipements, et de celle d’un éventuel soutien technique. En l’absence de cet outil, le RO doit décrire les modalités d’accès implémentées. Dans le cas où le taux de réservation dépasse la capacité de la PSc, la direction de la plateforme peut décider d’un mode d'admission plus restrictif des chercheur-euses, avec l'attribution d’un temps d’accès fondé sur des priorités liées par exemple aux publications en cours (période de temps limitée pour reproduire ou compléter des résultats), voire sur une sélection des projets soumis et priorisés selon un processus fixé dans le RO.

[11] Charte de sécurité, santé au travail, protection de l’environnement (2020).
[12] Etiquetage et traçabilité des produits chimiques (2022).
[13] Directives CFST. https://www.ekas.admin.ch/index-fr.php?frameset=34
[14] Toutes les directives sont réunies à l’adresse : memento.unige.ch/#filters=.resp__524&search=
[15] Développement professionnel du personnel (2023).

Les plateformes doivent être indiquées sur les sites internet des entités responsables, notamment les Facultés et Centres interfacultaires ainsi que sur le site du SSR chargé de maintenir à jour leur inventaire. Les publications scientifiques qui présentent des résultats obtenus grâce aux prestations de la PSc, ou pour lesquels la PSc a joué un rôle important, sont astreintes à citer le nom exact de la plateforme, les subsides qui la financent et son URL dans les remerciements de la publication. Chaque PSc indique dans son RO la façon dont elle souhaite apparaître dans les publications. Les initiatives de valorisation, notamment celles visant le public étudiant ou le grand public, sont encouragées.

Les PSc sont soumises à des contrôles internes tout au long de leur existence, et ce dès leur création, dans le but d’optimiser leur gestion et leur utilisation, de garantir leur pérennisation. L'allocation de ressources institutionnelles qu’il s’agisse d’investissements en équipement, ou de soutien aux frais de fonctionnement, est conditionnée à la production du rapport d'activité annuel et à l'évaluation périodique des plateformes impliquant des expert-es externes. Les PSc doivent ainsi répondre aux critères suivants :

• Être recensée auprès d’une UPER/UER et du Service de Soutien à la Recherche avec lien URL vers le site de la plateforme et mise à disposition du RO;
• Produire un rapport d’activité annuel (voir modèle en annexe). Outre le développement de ses prestations en accord avec ses missions, le rapport d’activité précise le respect des règles de gouvernance, le bilan financier et son évolution, la capacité à lever des fonds permettant à la PSc de maintenir sa performance, l’adéquation entre les besoins et les ressources, le nombre d’utilisateurs/trices ou de groupes de recherche et son évolution, leur niveau de satisfaction, les mesures prises pour assurer la sécurité des utilisateurs/trices au sein des espaces, la sécurité des équipements, les procédures de gestion du temps alloué à chaque équipement, les prestations apportées par l’équipe opérationnelle, les conditions de travail notamment en lien avec la répartition des charges, les opportunités de développement professionnel saisies par les collaborateurs/trices pendant la période considérée, les moyens dédiés à la formation des utilisateurs/trices, les moyens dédiés à la gestion des données et leur évolution, les contributions scientifiques citant l’utilisation de la plateforme, les actions renforçant sa visibilité ainsi que sa contribution à des programmes de formation des étudiant-e-x-s de l’UNIGE. Pour les plateformes de petite taille, ce rapport peut être succinct.
• Une évaluation approfondie menée par un comité consultatif composé d’expert-es externes à l’UNIGE est effectuée à une fréquence régulière, en principe, une fois tous les cinq ans, permettant de planifier les évolutions nécessaires de la PSc.

Les Facultés et Centres participent au contrôle opérationnel et/ou stratégique des PSc qu’ils contribuent à financer et à faire fonctionner. Les PSc qui répondent pleinement aux exigences se voient garantir une priorité d’accès aux financements institutionnels pour leur exploitation et le renouvellement des infrastructures pendant les 4 années qui suivent leur évaluation. Les PSc qui ne répondent pas aux exigences ou ne satisfont pas les critères attendus s’exposent au risque d’être réorganisées voire démantelées.

En cas de litige, les plaintes doivent être adressées au décanat ou à la direction du centre auquel la plateforme est rattachée. En l’absence de règlement à l’amiable, le Service des Affaires juridiques peut être consulté par les parties concernées.