Les stages d’observation et de découverte ont pour objectif d'offrir une première immersion dans un métier ou un domaine professionnel directement sur le terrain.

Les personnes effectuant ce type de stage ne sont pas tenues d’être inscrites dans une formation en lien avec le domaine concerné. Ainsi, ces stages sont accessibles aux étudiant-es de toutes filières, ainsi qu’aux personnes ne suivant actuellement aucun cursus de formation

Les stages d’observation et de découverte d'une durée de un à deux jours ne nécessitent pas de procédure d'engagement. En revanche, une procédure d’engagement est obligatoire dès que la durée du stage d’observation et de découverte dépasse 2 jours.

Par exception, pour les élèves du primaire, du secondaire I et du secondaire II du système scolaire suisse , la procédure d’engagement n’est requise qu’à partir d’une durée de stage supérieure à 5 jours.

Aucune convention de stage n’est requise, mais celle-ci doit néanmoins être fournie si elle existe.

Ces stages ont une durée maximum d'un mois et ne sont pas rémunérés.

Les stages obligatoires prévus pour les élèves de 3ème et seconde du système scolaire français sont considérés comme un stage d’observation et de découverte.

Enfin, les ressortissant-es de Pays Tiers ne disposant pas d’une autorisation de séjour valable (telle qu’un permis C ou un permis B pour regroupement familial avec activité autorisée) ne peuvent pas être engagé-es dans le cadre d’un stage d’observation et de découverte. Les permis B ou L pour formation ne sont pas considérés comme valables à cet effet.

Les stagiaires sont soumis-e-s à l'obligation de couverture LAA (couverture assurance accident) par le biais de l'employeur auprès duquel ils/elles effectuent leur stage, leur couverture est par conséquent assurée par l'assureur privé de l'Université de Genève (Groupe Mutuel). 

En cas d'accident, la procédure d'usage doit être suivie en mentionnant "stagiaire non rémunéré-e" dans le formulaire. 

Les dossiers d’engagement complets doivent être transmis à la DIRH dans les temps impartis, à savoir :

• 1 mois avant le début du stage pour les candidat-e-s suisses ou titulaires d’un permis C, et pour les candidate-e-s européen-ne-s pouvant bénéficier d’une annonce de séjour de courte durée à l’OCPM (demande ODM < 90 jours, cf. section « V. Demander un permis/autorisation de travail »)
• 2 mois avant le début du stage pour les candidat-e-s européen-ne-s ne pouvant pas bénéficier d’une annonce de séjour de courte durée à l’OCPM (demande ODM < 90 jours) (cf. section « V. Demander un permis/autorisation de travail »)

Le dossier d’engagement doit comporter :

• Formulaire de déclaration d’un stage d’observation et de découverte dûment complété et signé
• Copie couleur de la pièce d’identité (recto/verso pour les cartes d’identité)
• Copie du permis C le cas échéant
• Si nécessaire, dossier de demande de permis/autorisation de travail constitué selon les instructions figurant au point « V. Demander un permis/autorisation de travail » 
• CV et diplômes
• Lettre de motivation/candidature de l’intéressé-e
• Copie de toute convention de stage si existante
• Pour les élèves de 3ème et seconde du système scolaire français en stage d’observation d’une ou deux semaine, copie de la convention de stage tripartite. Aucune demande de permis n’est nécessaire pour ce stage spécifique.
• Attestation des parents autorisant le stage si le/la stagiaire est mineur-e (<18ans)

Les stages académiques concernent des étudiant-e-s immatriculé-es dans une autre université qui se rendent à l’Université de Genève dans le cadre d'un échange ou d'une mobilité académique pour une durée inférieure ou égale à 3 mois. Les mobilités académiques de plus longue durée dépendent du Service de la Mobilité Académique de l’UNIGE.

Le/la stagiaire doit être en possession d'une lettre d'invitation établie et/ou signée par une faculté/subdivision, et doit attester de son affiliation à son université ou haute école d’origine.

Aucune convention de stage n’est requise. La procédure d’engagement est obligatoire.

Les stages académiques ne sont pas rémunérés.

Les titulaires d'un doctorat ne peuvent pas être engagé-es en tant que stagiaires académiques.

Les stagiaires sont soumis-e-s à l’obligation de couverture LAA (couverture assurance accident) par le biais de l’employeur auprès duquel ils/elles effectuent leur stage, leur couverture est par conséquent assurée par l’assureur privé de l’Université de Genève (Groupe Mutuel).

En cas d'accident, la procédure d'usage doit être suivie en mentionnant "stagiaire non rémunéré-e" dans le formulaire.

Attention ! Les stages académiques relevant du programme "Swiss European Mobility" (Ex-Erasmus), de Movetia, du programme STREAM ou de bourses d'excellence, dont les durées dépassent deux mois, doivent être annoncés auprès du service de la Mobilité Académique de l’Université de Genève en suivant leurs instructions et non auprès de la DIRH.

Les dossiers d’engagement complets doivent être transmis à la DIRH dans les temps impartis, à savoir :

• 1 mois avant le début du stage pour les candidat-e-s suisses ou titulaires d’un permis C, et pour les candidate-e-s européen-ne-s pouvant bénéficier d’une annonce de séjour de courte durée à l’OCPM (demande ODM < 90 jours, cf. section « V. Demander un permis/autorisation de travail »)
• 2 mois avant le début du stage pour les candidat-e-s européen-ne-s ne pouvant pas bénéficier d’une annonce de séjour de courte durée à l’OCPM (demande ODM < 90 jours) et pour les candidat-e-s extra-européen-ne-s déjà titulaires d’un permis de séjour (permis B pour formation p.ex.) (cf. section « V. Demander un permis/autorisation de travail »)
• 4 mois avant le début du stage pour les candidat-e-s extra-européen-ne-s non titulaires d’un permis de séjour (cf. section « V. Demander un permis/autorisation de travail »)

Le dossier d’engagement doit comporter :

• Formulaire de déclaration d’un stage académique dûment complété et signé
• Copie couleur de la pièce d’identité (recto/verso pour les cartes d’identité)
• Copie du permis C le cas échéant
• Si nécessaire, dossier de demande de permis/autorisation de travail constitué selon les instructions figurant au point « V. Demander un permis/autorisation de travail ». Attention aux importantes restrictions, notamment financières, concernant les ressortissant-e-s de Pays Tiers. Le stage ne peut commencer sans accord préalable de l’OCPM
• CV, diplômes et plan de formation
• Lettre de motivation/candidature de l’intéressé-e
• Lettre officielle d’invitation de l’entité engageante (pour les ressortissant-e-s de Pays Tiers, utiliser le modèle fourni, selon explications se trouvant au point « V. Demander un permis/autorisation de travail »)
• Attestation de l’institut d’origine du/de la stagiaire confirmant son affiliation et autorisant le déplacement pour la durée déterminée du stage

Le présent chapitre traite des stages intra-cursus effectués à l’Université de Genève.

Un stage intra-cursus est un stage effectué dans le cadre des études et figurant dans le plan d’études de l’étudiant-e. Le stage intra-cursus peut revêtir un caractère obligatoire ou optionnel, mais permet obligatoirement à l’étudiant-e d’obtenir un avantage académique : son diplôme, des crédits ECTS ou une validation de module.

L’Université de Genève peut être à la fois l’entité formatrice qui a prévu le stage dans le plan d’étude de l’étudiant-e (si celui/celle-ci est un-e étudiant-e de l’Université de Genève) et à la fois l’employeur qui va accueillir le/la stagiaire.

La durée maximale d’un stage intra-cursus est de 1 an, quel que soit le taux d’activité exercé durant le stage. Dans tous les cas, la durée maximale du stage ne peut excéder plus de la moitié de la durée du plan d’étude.

Une procédure d’engagement est obligatoire.

Les caractéristiques et objectifs du stage intra-cursus sont régis par une convention de stage tripartite (stagiaire/université ou haute école d’origine du stagiaire /employeur UNIGE) rédigée par l’université ou la haute école d’origine. Cette convention de stage précise notamment les avantages académiques qu’octroiera le stage (diplôme, crédits ECTS ou validation de module), les objectifs du stage, sa durée, le taux d’activité et le montant de la rémunération due.

Seule l’université ou la haute école d’origine détermine si le stage doit être rémunéré ou non. En cas de rémunération, l’université ou la haute école d’origine peut déterminer un montant minimum de rémunération ou laisser la décision du montant de la rémunération à l’Université de Genève.

Tout stage intra-cursus rémunéré doit impérativement respecter les normes de rémunération fixées par l’Office du personnel de l’Etat (cf. Mémento directive 0309 Normes de rémunération des stages à l’Université).

L’intégralité du financement de l’engagement est à la charge de l’entité engageante.

Le traitement des stages rémunérés se calcule sur 12 mois (il n’y a pas de 13ème salaire).

Les stagiaires bénéficient d’un droit aux vacances au prorata temporis de leur temps de stage et de leur taux d’activité, sur la base de 5 semaines annuelles. Ce droit est calculé et saisi dans Oracle par la DIRH au moment de la validation de l’engagement, lorsque le stage est rémunéré. Si le stage n’est pas rémunéré, le droit aux vacances est calculé et géré par l’entité engageante. Les vacances sont à prendre avant la fin du stage.

Les stagiaires rémunéré-e-s et non rémunéré-e-s sont soumis-e-s à l’obligation de couverture LAA (couverture assurance accident) par le biais de l’employeur auprès duquel ils/elles effectuent leur stage.

En cas d'accident, la procédure d'usage doit être suivie en mentionnant "stagiaire rémunéré-e" ou "stagiaire non rémunéré-e", selon le cas, dans le formulaire.

Les dossiers d’engagement complets doivent être transmis à la DIRH dans les temps impartis, à savoir :

• 1 mois avant le début du stage pour les candidat-e-s suisses ou titulaires d’un permis C, et pour les candidate-e-s européen-ne-s pouvant bénéficier d’une annonce de séjour de courte durée à l’OCPM (demande ODM < 90 jours, cf. section « V. Demander un permis/autorisation de travail »)
• 2 mois avant le début du stage pour les candidat-e-s européen-ne-s ne pouvant pas bénéficier d’une annonce de séjour de courte durée à l’OCPM (demande ODM < 90 jours) et pour les candidat-e-s extra-européen-ne-s déjà titulaires d’un permis de séjour (permis B pour formation p.ex.) (cf. section « V. Demander un permis/autorisation de travail »)
• 4 mois avant le début du stage pour les candidat-e-s extra-européen-ne-s non titulaires d’un permis de séjour (cf. section « V. Demander un permis/autorisation de travail »)

Le dossier d’engagement doit comporter :

• Copie couleur de la pièce d’identité (recto/verso pour les cartes d’identité)
• Copie du permis C le cas échéant
• Si nécessaire, dossier de demande de permis/autorisation de travail constitué selon les instructions figurant au point « V. Demander un permis/autorisation de travail ». Le stage ne peut commencer sans accord préalable de l’OCPM
• Copie de la convention de stage tripartite signée par toutes les parties
• Attestation d’immatriculation à jour de l’étudiant-e
• Si le stage n’est pas rémunéré, rajouter : 
  • Formulaire de déclaration d’un stage intra-cursus non rémunéré dûment complété et signé
• Si le stage est rémunéré, rajouter : 
  • Formulaire de demande d’engagement d’un-e stagiaire intra-cursus rémunéré-e dûment complété et signé
  • Questionnaire d’état civil complété et signé par le/la stagiaire
  • Copie carte AVS ou carte d’assurance maladie suisse OU Demande de carte AVS pour les étrangers sans numéro d’AVS
  • Copie de la carte bancaire ou postale suisse (ou tout justificatif bancaire comportant l’IBAN suisse)
  • Formulaire impôt source s’il y a lieu (stagiaire habitant à l’étranger ou stagiaire étranger, hors permis C, habitant en Suisse), complété et signé
  • Contrat bleu PAT avec un numéro de contrat, complété et signé par toutes les parties, en cas de financement sur fonds privés

Le présent chapitre traite des stages extra-cursus effectués à l’Université de Genève.

Un stage extra-cursus est un stage effectué en parallèle des études, et ne figurant donc pas dans le plan d’étude de l’étudiant-e. A ce titre, il ne donne lieu à aucun avantage académique (diplôme, crédits ECTS ou validation de module).

Ce type de stage doit être en lien direct avec le domaine d'études suivies du/de la stagiaire et vise l'acquisition d'une expérience professionnelle en cohérence avec sa formation.

La durée maximale d’un stage extra-cursus est fixée à 6 mois, indépendamment du taux d’activité exercé durant le stage.

Le taux d’activité minimal d’un stage extra-cursus est de 30%.

Les caractéristiques et objectifs du stage extra-cursus sont régis par une convention de stage bipartite (stagiaire/entité engageante) rédigée par l’entité engageante. Cette convention de stage doit notamment préciser les objectifs du stage, les compétences à acquérir, les bénéfices attendus pour le/la stagiaire, sa durée, le taux d’activité ainsi que la rémunération prévue.

Afin de garantir la conformité du stage extra-cursus, en particulier quant à son lien avec les études suivies, le projet de convention de stage extra-cursus doit être soumis pour validation préalable à la Division des ressources humaines de l’Université de Genève. Ce projet doit être accompagné :

• du plan d’études officiel de l’étudiant-e (en français ou en anglais) ;
• d’une lettre de motivation exposant, du point de vue du/de la candidat-e, les apports du stage pour sa formation et son projet professionnel.

Tout stage extra-cursus doit obligatoirement être rémunéré  dans le respect des minimas légaux fixés par la direction générale de l’Office cantonal de l’inspection et des relations du travail (OCIRT) du Département de l’économie et de l’emploi du Canton de Genève.

Le montant du salaire minimum mensuel (calculé sur une base de 12 mois et en fonction de l’horaire hebdomadaire) est déterminé à l’aide de la calculette officielle mise à disposition sur le site dédié de la République et canton de Genève.

L’intégralité du financement de l’engagement incombe à l’entité engageante.

Le traitement salarial est calculé sur 12 mois (sans 13ème salaire).

Les stagiaires bénéficient d’un droit aux vacances au prorata de la durée du stage et du taux d’activité, sur la base de 5 semaines annuelles. Ce droit est calculé et saisi dans Oracle par la DIRH au moment de la validation de l’engagement. Les vacances doivent être prises avant la fin du stage.

Conditions relatives aux autorisations de séjour/travail pour les ressortissant-es de Pays Tiers :

Selon la position de l’Office cantonal de l’inspection et des relations du travail (OCIRT), les stages extra-cursus sont dorénavant assimilés à une activité lucrative et relèvent par conséquent du droit de l’emploi, et non du régime des stages de formation.

En conséquence, les ressortissant-es de Pays Tiers ne disposant pas d’une autorisation de séjour valable (du type permis C ou permis B délivré au titre du regroupement familial avec activité autorisée) ne peuvent plus être engagé-es dans le cadre d’un stage extra-cursus. Les permis B ou L délivrés pour formation ne sont pas valables à cet effet.

Les stagiaires rémunéré-e-s sont soumis-e-s à l’obligation de couverture LAA (couverture assurance accident) par le biais de l’employeur auprès duquel ils/elles effectuent leur stage, leur couverture est par conséquent assurée par l’assureur privé de l’Université de Genève ou de l'OPE en cas d'engagement sur des fonds publics.

En cas d'accident, suivre la procédure d'usage en mentionnant "stagiaire rémunéré-e" dans le formulaire.

Les dossiers d’engagement complets doivent être transmis à la DIRH dans les temps impartis, à savoir :

• 1 mois avant le début du stage pour les candidat-e-s suisses ou titulaires d’un permis C, et pour les candidate-e-s européen-ne-s pouvant bénéficier d’une annonce de séjour de courte durée à l’OCPM (demande ODM < 90 jours, cf. section « V. Demander un permis/autorisation de travail »)
• 2 mois avant le début du stage pour les candidat-e-s européen-ne-s ne pouvant pas bénéficier d’une annonce de séjour de courte durée à l’OCPM (demande ODM < 90 jours) (cf. section « V. Demander un permis/autorisation de travail »)

Le dossier d’engagement doit comporter :

• Formulaire de demande d’engagement d’un-e stagiaire extra-cursus dûment complété et signé
• Copie couleur de la pièce d’identité (recto/verso pour les cartes d’identité)
• Copie du permis C le cas échéant
• Si nécessaire, dossier de demande de permis/autorisation de travail constitué selon les instructions figurant au point « Demander un permis/autorisation de travail ». 
• CV et diplômes
• Lettre de motivation de l’intéressé-e expliquant, de son point de vue, les avantages et bénéfices du stage sur sa formation
• Copie de la convention de stage bipartite, préalablement validée par la Division des ressources humaines, signée par toutes les parties
• Plan d’étude officiel (en français ou en anglais)
• Attestation d’immatriculation à jour de l’étudiant-e
• Questionnaire d’état civil complété et signé par le/la stagiaire
• Copie carte AVS ou carte d’assurance maladie suisse OU  Demande de carte AVS pour les étrangers sans numéro d’AVS
• Copie de la carte bancaire ou postale suisse (ou tout justificatif bancaire comportant l’IBAN suisse)
• Formulaire impôt source s’il y a lieu (stagiaire habitant à l’étranger ou stagiaire étranger, hors permis C, habitant en Suisse), complété et signé
• Contrat bleu PAT avec un numéro de contrat, complété et signé par toutes les parties, en cas de financement sur fonds privés

• Ressortissant-e UE/AELE résidant en Suisse et déjà titulaire d’un permis B Formation :
  • Formulaire E complété et signé. Au point 1, cocher "Etudiant", puis :
    • Cocher « Stage dans le cadre des études »
    • Cocher « Assentiment » si l’étudiant-e habite dans un autre canton
  • Copie couleur d'une pièce d'identité en cours de validité
    • (recto/verso pour les cartes d’identité)
  • Copie du permis B Formation en cours de validité
    • (si autre type de permis, nous consulter)
• Ressortissant-e UE/AELE travaillant moins de 90 jours par an, allant résider en Suisse ou en zone frontalière, mais non titulaire d’un permis :
  • Formulaire ODM complété et signé. Merci de consulter la directive 0178
  • Copie couleur d'une pièce d'identité en cours de validité (recto/verso pour les cartes d’identité)
• Ressortissant-e UE/AELE non titulaire de permis et allant résider dans le canton de Genève : 
  • Formulaire M complété et signé. 
    • Au point 1 : Cocher « Activitée salariée » ; ceci, même si le stage n’est pas rémunéré 
    • Au point 10.2 "Engagé(e) en qualité de..." : Compléter la rubrique avec Stagiaire dans le cadre de ses études
  • Copie couleur d'une pièce d'identité en cours de validité (recto/verso pour les cartes d’identité)
  • Justificatif des ressources financières ou attestation de prise en charge (Formulaire O)
• Ressortissant-e UE/AELE frontalier-ère travaillant plus de 90 jours par an :

Les demandes de permis frontalier doivent obligatoirement s’effectuer en ligne sur le site de l’OCPM par les futur-es stagiaires eux/elles-mêmes.

Afin de permettre aux intéressé-es d’effectuer cette démarche correctement et en toute sérénité, l’entité engageante doit leur envoyer au préalable un email explicatif type prérédigé par la DIRH contenant les informations essentielles pratiques, accompagné d’un exemple de formulaire en ligne prérempli comme aide au remplissage. Ces deux documents sont disponibles sur demande à la DIRH.

Les stagiaires devront également être en possession de leur convention de stage signée qu’il-elles devront obligatoirement charger sur le site de l’OCPM lorsqu’il-elles effectueront leur demande de permis frontalier.

Il leur sera également demandé de fournir :

• Copie couleur d'une pièce d'identité en cours de validité (recto/verso pour les cartes d’identité)
• 1 photo format passeport dématérialisée
• CV et copie des diplômes

Important : La demande de permis frontalier doit être impérativement effectuée préalablement ou simultanément à l’envoi du dossier d’engagement à la DIRH. Un rapprochement entre l’OCPM et la DIRH sera ensuite effectué pour vérifier que la demande de permis a bien été effectuée auprès de l’OCPM. L’engagement ne pourra être validé sans ce prérequis.

• Stages d’observation et découverte et Stages extra-cursus :

Les ressortissant-es de Pays Tiers (extra-européen-nes) ne disposant pas d’une autorisation de séjour valable (telle qu’un permis C ou un permis B pour regroupement familial avec activité autorisée) ne peuvent pas être engagé-es dans le cadre d’un stage d’observation et de découverte ou dans le cadre d’un stage extra-cursus. Les permis B ou L pour formation ne sont pas considérés comme valables à cet effet.

• Stages académiques et Stage intra-cursus non rémunérés :

Aucun permis n’est délivré aux ressortissant-es de Pays Tiers (extra-européen-nes) pour des stages académiques et intra-cursus non rémunérés, à moins que l’entité engageante accueillant le/la stagiaire pour un stage non rémunéré ne fournisse une attestation, également signée par le/la stagiaire, stipulant que l’Université de Genève payera une indemnité mensuelle de 2’660 frs durant le stage sous forme de PER DIEM.

En effet, l'octroi d'une autorisation par l’OCIRT est conditionné à un revenu mensuel minimal de 2’660 frs. Ce montant, déterminé par l’Hospice Général, est considéré par les autorités comme le minimum vital pour subvenir aux frais de déplacement, logement et repas.

Les justificatifs de ressources financières de la famille et/ou de l’intéressé-e, ou encore les attestations de prise en charge financière ne sont pas acceptés pour remplacer cette attestation.

L’attestation doit être ajoutée à la liste des documents à fournir énumérée ci-dessous. Le modèle de lettre d’invitation/attestation en français et en anglais mis à disposition doit être utilisé.

Dans l’hypothèse où le/la stagiaire de Pays Tiers non rémunéré-e touche une bourse d’étude, l’entité engageante pourra déduire le montant de la bourse sur l’attestation si elle le souhaite. Le montant annoncé sera alors le différentiel entre le montant de la bourse d’étude et l’indemnité mensuelle légale de 2’660 frs. La somme des montants de la bourse et de l’indemnité devra être au moins égale à 2'660 frs. Une preuve du versement de la bourse d’étude doit être jointe au dossier.

Cette condition ne s’applique pas aux ressortissant-es de Pays Tiers déjà au bénéfice d’un permis B pour formation en Suisse.

Rappel important : Le stage ne peut pas commencer sans obtention de l’accord de l’OCPM !

• Ressortissant-e Pays Tiers résidant en Suisse et déjà titulaire d’un permis B Formation :
  • Formulaire E complété et signé. Au point 1, cocher « Etudiant », puis :
    • Cocher « Stage dans le cadre des études »
    • Cocher « Assentiment » si l’étudiant-e habite dans un autre canton
  • Copie couleur du passeport en cours de validité
  • Copie du permis Etudiant (Formation) en cours de validité (si autre type de permis, nous consulter)
  • Attestation d’immatriculation du semestre en cours
  • CV
  • Copie du contrat de travail pour les stages intra-cursus et extra-cursus rémunérés (établi par la DIRH)

• Ressortissant-e Pays Tiers non titulaire d’un permis et allant résider dans le canton de Genève :
  • Formulaire E complété et signé. Au point 1, cocher "Etudiant", puis :
    • Cocher « 1ère demande »
    • Cocher « Stage dans le cadre des études »
  • Copie couleur du passeport en cours de validité
  • 1 photo format passeport (avec nom et prénom au verso)
  • CV et lettre de motivation indiquant les intentions au terme du stage
  • Copie du contrat de travail pour les stages intra-cursus et extra-cursus rémunérés (établi par la DIRH)
  • Pour les stages académiques et les stages intra-cursus non rémunérés :
    • Attestation/lettre d’invitation justifiant du versement des 2'660 frs (selon modèle fourni)
    • Preuve du versement d’une éventuelle bourse venant diminuer ou compléter l’obligation de versement des 2'660 frs

• Ressortissant-e Pays Tiers domicilié-e en zone frontalière :

Il est impossible d'engager un-e stagiaire ressortissant-e de Pays Tiers qui réside en zone frontalière