Le/la gestionnaire d'absence GDA annonce les absences maladie/accident des collaborateurs/trices via l'application GDA.

La gestion de ces absences est de la responsabilité du/de la responsable de l’unité concernée. Il/elle est tenu-e de signaler toute absence prolongée ou répétée au niveau supérieur. Tous les justificatifs (certificat médical, déclaration accident) doivent impérativement être adressés à l'administration facultaire/la subdivision en charge de leur enregistrement dans l'application GDA. Les originaux sont conservés une année en faculté/subdivision, le document scanné faisant foi.

• Un certificat médical doit être remis dès le 3ème jour d’absence, il peut toutefois être exigé dès le 1er jour d’absence.
• Toute absence indéterminée doit faire l’objet d’un certificat de reprise.
• Si l’absence se prolonge, un certificat doit être fourni au moins une fois par mois.
• Les jours fériés ne sont pas remplacés en cas de maladie ou accident.
• Le/la collaborateur/trice au bénéfice d’un certificat médical d’arrêt de travail, sauf autorisation de déplacement écrite de son médecin traitant, doit être atteignable par son employeur.
• Les déplacements à l'étranger doivent faire l'objet d'une autorisation du médecin traitant. Pour les personnes au bénéfice d'un contrat financé par un fonds extérieur, l'autorisation du médecin traitant doit être transmise à l'employeur pour approbation et ensuite adressée à l'assureur perte de gain (Groupe Mutuel). Le déplacement ne pourra être effectif qu'une fois l'autorisation de l'assureur obtenue. Le non-respect de cette procédure entraînera la suspension de la couverture perte de gain et donc la suspension du salaire.
• Les absences maladie/accident sont comptées en jours civil. Le taux d'activité n'entre pas en ligne de compte dans le calcul de la durée de l'absence.
• Consulter aussi la procédure Mémento 0153 - Droit au salaire en cas de maladie.
• Pour tout accident (professionnel ou non) : consulter la directive 0027 - Déclarer un accident (collaborateurs/trices).

Droit au traitement en cas d’absence maladie durant la première année de service pour le personnel payé par des fonds de l'Etat

En cas d’absence pour maladie pendant la première année, le droit au traitement peut être réduit, voire supprimé dans les conditions suivantes :

 1. réduit de moitié en cas d’absence continue ou discontinue pour cause de maladie justifiée excédant :

• 2 semaines de travail durant les trois premiers mois ;
• 8 semaines de travail dès le 4ème mois sans imputation de la période prévue au point précédent.

 2. supprimé après 3 mois d’absence continue ou discontinue.

Les absences doivent être signalées à la  Division des ressources humaines au plus vite, par l’entité concernée, afin d’assurer le suivi de la situation et pouvoir gérer l’éventuelle diminution ou suppression du droit au traitement.

Droit au traitement en cas d’accident (dès le premier jour de collaboration) ou de maladie dès la deuxième année pour le personnel payé par des fonds de l'Etat

• Moyennant une prime retenue sur le salaire de l’employé-e dès la deuxième année, l’Etat garantit la totalité du traitement à concurrence de 730 jours civils.
• La durée des prestations ne peut dépasser 730 jours civils au total sur une période d’observation de 1095 jours civils, sauf en cas d’accident professionnel où la fin des prestations est déterminée par l’assureur ou une décision de l’AI.

Droit au traitement en cas de maladie ou d’accident pour le personnel payé par un fonds extérieur
Dès le premier jour d’engagement, le/la collaborateur/trice bénéficie, en cas de maladie ou d’accident, d’une couverture salariale intégrale de 730 jours civils au total.
Comme dans les autres cas, les absences doivent être signalées, par la voie de service, à la Division des ressources humaines. Outre le suivi de la personne, la DIRH annoncera l’absence à l’assureur perte de gain pour le remboursement du salaire au titulaire de fonds (dès le 3ème jour en cas d'accident et dès le 61ème jour en cas de maladie avec un taux d'incapacité d'au moins 25%).
Le droit aux prestations d'assurance ne peut être garanti que sur présentation des pièces justificatives (certificat médical et/ou "feuille-accident LAA", demande d'allocation maternité/adoption, réponse aux demandes d'informations de l'assureur). En l'absence de production de ces pièces, le versement du salaire peut être suspendu.

Maladie/accident survenant pendant les vacances (fonds de l'Etat et fonds extérieurs)

Les jours d’incapacité de travail pour cause de maladie ou d’accident, attestés par un certificat médical et survenant durant une période de vacances, ne sont pas décomptés comme jours de vacances.

Le/la membre du personnel concerné-e est tenu-e :

• d’informer son/sa chef-fe de service par téléphone ou par courriel dans un délai de 48 heures,
• de transmettre sous 3 à 4 jours un certificat médical couvrant la période d’incapacité.

Le calcul des jours d’absence pour maladie ou accident est effectué sur la base des jours civils (365 jours par année).

Prise de vacances durant une incapacité de travail (maladie ou accident)

En cas d’incapacité de travail totale ou partielle attestée par un certificat médical, la prise de vacances n’est possible qu’avec l’accord écrit du médecin traitant.

Deux situations peuvent se présenter :

• Certificat de reprise de travail : le médecin autorise la reprise ; l’absence pour maladie ou accident est interrompue et les vacances sont prises normalement.

• Certificat médical autorisant la prise de vacances : le médecin atteste que l’état de santé permet la prise de vacances sans reprise de travail ; le certificat d’incapacité continue à produire ses effets. La demande de vacances accompagnée d’une copie du certificat médical (préalablement enregistré dans GDA s’il s’agit d’une nouvelle période d’absence) doit alors être transmise par mail à la hiérarchie. L’entité fera suivre à la DIRH, à l’attention du/de la gestionnaire RH en charge du dossier pour enregistrement.

Dans les deux cas, les jours de vacances sont décomptés normalement, sur la base du taux d’activité contractuel, et non du taux d’incapacité de travail.

Séjour hors domicile

• Le médecin traitant peut établir un certificat autorisant le/la collaborateur/trice à séjourner temporairement hors de son domicile à des fins de convalescence.
• Tout séjour hors domicile pour convenance personnelle au-delà d’un rayon de 200 km pendant un arrêt de travail doit être préalablement autorisé par le médecin traitant et soumis à l’accord de l’assureur couvrant la perte de gain. La demande d’autorisation de déplacement de l’assuré-e est transmise à l’assurance par la DIRH, accompagnée du certificat médical fourni. Le séjour ne peut être entrepris qu’après réception de l’autorisation de l’assureur.

Dans les deux cas, le certificat médical d’incapacité de travail continue à produire ses effets, et ces situations ne constituent pas une prise de vacances.

Décès d’un-e proche survenant pendant les vacances

En cas de décès d’un-e proche durant une période de vacances, le/la collaborateur/trice peut, pour les jours concernés, se prévaloir des jours de congés spéciaux, lesquels se substituent aux jours de vacances initialement planifiés (par annulation de la demande initiale, dépôt du congé spécial ainsi qu’éventuellement du dépôt d’une nouvelle demande de congés adaptée aux circonstances).

Réduction du droit aux vacances

Conformément à l’article 28 RPAC, en cas de service militaire, de service civil, de maladie ou d’accident non professionnel :

• le droit aux vacances annuelles est réduit proportionnellement après cinq mois d’absence, indépendamment du taux d'incapacité,
• il s’éteint après une année d’absence continue.

En cas de maternité, l’intéressée a droit à un congé maternité pour autant qu’elle exerce une activité régulière faisant l’objet d’une rétribution mensuelle. La durée du congé est fixée :

• Pendant les 6 premiers mois, à 16 semaines. Demeurent réservées les dispositions relatives à l’assurance maternité.
• Au-delà du 6ème mois, à 20 semaines.

En cas d’hospitalisation ininterrompue du nouveau-né durant 2 semaines au moins immédiatement après sa naissance, la durée du congé est prolongée d’une durée équivalente à celle de l’hospitalisation, mais de 8 semaines au plus.

Le jour de l’accouchement est compté dans la période de congé maternité.

Sitôt après la naissance de l’enfant, le parent biologique adressera à son/sa responsable un certificat de naissance lequel sera transmis dans les meilleurs délais à la  Division des ressources humaines afin que les démarches administratives (assurance maternité, allocations familiales, assurance perte de gain, etc.) puissent être entreprises.

L’adoption est traitée par analogie avec la maternité pour autant qu’il s’agisse de l’adoption d’enfants qui ne soient pas âgés de plus de 10 ans. En cas de recours à la gestation pour autrui, par analogie avec le congé maternité, un congé de naissance avec traitement est accordé au membre du personnel qui est le parent biologique.
 

Temps réservé à l'allaitement
Les mères qui le souhaitent doivent disposer du temps nécessaire à l’allaitement (art. 35a al. 2 LTr). Au cours de la première année de la vie de l’enfant, l’allaitement est comptabilisé comme temps de travail rémunéré dans les limites suivantes (art. 60 al. 2 OLT1) :

• a. pour une journée de travail jusqu’à 4 heures : 30 minutes;
• b. pour une journée de travail de plus de 4 heures : 60 minutes;
• c. pour une journée de travail de plus de 7 heures : 90 minutes.

8.1 Congé parental

Art. 34C B 5 05.01

Un congé parental de 10 jours avec traitement (communément appelé « congé paternité ») est accordé durant les 6 mois qui suivent la naissance, l’adoption ou l’accueil d’un ou de plusieurs enfants pour l'autre parent ne bénéficiant pas du congé maternité (paternité), d’adoption ou de naissance en cas de gestation pour autrui.

Le/la membre du personnel a droit à un congé parental supplémentaire de 10 jours non rémunéré, sur demande auprès de sa hiérarchie. Ce congé parental supplémentaire sans traitement de 10 jours doit être pris durant l’année qui suit la naissance.

En cas de naissance ou d’adoption multiple ou d’accueil simultané de plusieurs enfants, le/la membre du personnel ne peut prétendre qu’une seule fois au congé parental.

Ces informations se retrouvent également dans la directive 0057 Congés officiels et congés spéciaux , sous « Naissance d’un enfant, adoption ou accueil (pour l'autre parent ne bénéficiant pas du congé maternité ou de naissance en cas de gestation pour autrui) ».

8.2 Congé parental  sans traitement

Art. 34D B 5 05.01

Art. 37 B 5.05.01

Se renseigner auprès de l'administrateur/trice / chef-fe de service ou de la Division des ressources humaines.

• Les responsables hiérarchiques planifient et contrôlent les présences/absences de leurs collaborateurs/trices
• Les applications RH permettent le suivi des absences du PAT :
  • GDA : demande et validation des absences
    • vues agenda pour le suivi du planning des absences
    • formulaire de demande avec les soldes simulés
  • GDI : consultation des absences/soldes validé-e-s par les collaborateurs/trices
  • GRH-Absences : accès réservés à l'administration des facultés/subdivisions
    • enregistrement/modification des droits aux vacances
    • consultation/suppression des absences/soldes

_{n.b. les prestations offertes en matière d'utilisation des applications RH sont accessibles via le site web "Support RH" (voir notamment le guide GDA - collaborateur/trice).}