Gérer les absences du PAT

  • Réf. 0070
  • Date de publication : 17/03/2022

Table des matières

1. Règles d'application et de gestion

Tout-e collaborateur/trice empêché-e de travailler doit informer son/sa responsable dans les meilleurs délais.
 
Toute absence du PAT doit être signalée via l'application de gestion des absences GDA :
  • la liste de la ou des personnes associées au processus de validation électronique des absences (dont la hiérarchie des collaborateurs/trices) est définie par la direction des entités/subdivisions concernées.
  • la qualité des documents et justificatifs électroniques joints à la déclaration d'une absence doit garantir la lisibilité des informations qu'ils contiennent.
  • chaque collaborateur/trice est tenu-e d'autoriser sa hiérarchie à visualiser dans l'agenda GDA le libellé de ses absences (ex. maladie, vacances, congés spéciaux),
Les prestations offertes en matière d'utilisation des applications RH sont accessibles via le site web "Support RH" (voir notamment le Guide GDA - collaborateur/trice).

2. Annoncer une absence ou des heures supplémentaires/complémentaires

Le/la collaborateur/trice annonce son absence ou ses heures supplémentaires via l'application GDA.

3. Vacances

Consulter la procédure Mémento 0071 - Vacances

4. Maladie/Accident

Le/la gestionnaire d'absence GDA annonce les absences maladie/accident des collaborateurs/trices via l'application GDA.

La gestion de ces absences est de la responsabilité du/de la responsable de l’unité concernée. Il/elle est tenu-e de signaler toute absence prolongée ou répétée au niveau supérieur. Tous les justificatifs (certificat médical, déclaration accident) doivent impérativement être adressés à l'administration facultaire/la subdivision en charge de leur enregistrement dans l'application GDA. Les originaux sont conservés une année en faculté/subdivision, le document scanné faisant foi.

  • Un certificat médical doit être remis dès le 3ème jour d’absence, il peut toutefois être exigé dès le 1er jour d’absence.
  • Toute absence indéterminée doit faire l’objet d’un certificat de reprise.
  • Si l’absence se prolonge, un certificat doit être fourni au moins une fois par mois.
  • Les jours fériés ne sont pas remplacés en cas de maladie ou accident.
  • Le/la collaborateur/trice au bénéfice d’un certificat médical d’arrêt de travail, sauf autorisation de déplacement écrite de son médecin traitant, doit être atteignable par son employeur.
  • Les déplacements à l'étranger doivent faire l'objet d'une autorisation du médecin traitant. Pour les personnes au bénéfice d'un contrat financé par un fonds extérieur, l'autorisation du médecin traitant doit être transmise à l'employeur pour approbation et ensuite adressée à l'assureur perte de gain (Groupe Mutuel). Le déplacement ne pourra être effectif qu'une fois l'autorisation de l'assureur obtenue. Le non-respect de cette procédure entraînera la suspension de la couverture perte de gain et donc la suspension du salaire.
  • Les absences maladie/accident sont comptées en jours civil. Le taux d'activité n'entre pas en ligne de compte dans le calcul de la durée de l'absence.
  • Consulter aussi la procédure Mémento 0153 - Droit au salaire en cas de maladie.

Droit au traitement en cas d’absence maladie durant la première année de service pour le personnel payé par des fonds de l'Etat

En cas d’absence pour maladie pendant la première année, le droit au traitement peut être réduit, voire supprimé dans les conditions suivantes :

 1. réduit de moitié en cas d’absence continue ou discontinue pour cause de maladie justifiée excédant :

  • 2 semaines de travail durant les trois premiers mois ;
  • 8 semaines de travail dès le 4ème mois sans imputation de la période prévue au point précédent.

 2. supprimé après 3 mois d’absence continue ou discontinue.

Les absences doivent être signalées à la  Division des ressources humaines au plus vite, par l’entité concernée, afin d’assurer le suivi de la situation et pouvoir gérer l’éventuelle diminution ou suppression du droit au traitement.

 

Droit au traitement en cas d’accident (dès le premier jour de collaboration) ou de maladie dès la deuxième année pour le personnel payé par des fonds de l'Etat

  • Moyennant une prime retenue sur le salaire de l’employé-e dès la deuxième année, l’Etat garantit la totalité du traitement à concurrence de 730 jours civils.
  • La durée des prestations ne peut dépasser 730 jours civils au total sur une période d’observation de 1095 jours civils, sauf en cas d’accident professionnel où la fin des prestations est déterminée par l’assureur ou une décision de l’AI.


Droit au traitement en cas de maladie ou d’accident pour le personnel payé par un fonds extérieur
Dès le premier jour d’engagement, le/la collaborateur/trice bénéficie, en cas de maladie ou d’accident, d’une couverture salariale intégrale de 730 jours civils au total.
Comme dans les autres cas, les absences doivent être signalées, par la voie de service, à la Division des ressources humaines. Outre le suivi de la personne, la DIRH annoncera l’absence à l’assureur perte de gain pour le remboursement du salaire (dès le 61ème jour) au titulaire de fonds.
Le droit aux prestations d'assurance ne peut être garanti que sur présentation des pièces justificatives (certificat médical et/ou "feuille-accident LAA", demande d'allocation maternité/adoption, réponse aux demandes d'informations de l'assureur). En l'absence de production de ces pièces, le versement du salaire peut être suspendu.

Maladie/accident survenant pendant les vacances (fonds de l'Etat et fonds extérieurs)

  • Les jours de maladie/accident attestés par certificat médical durant la période des vacances sont comptabilisés en jours de maladie/accident.
  • Le/la membre du personnel malade ou accidenté pendant ses vacances doit en informer le plus rapidement possible son/sa responsable par téléphone, fax ou e-mail dans un délai de 3 à 4 jours et faire parvenir à la  Division des ressources humaines un certificat médical sous pli fermé confidentiel. Celui-ci doit mentionner la nature de la gêne ressentie ou de l’affection médicale ainsi que la durée du problème. La DIRH adressera ce document tel quel, toujours sous pli fermé, au médecin-conseil pour avis.

5. Service militaire - Protection civile - Service civil

Le formulaire ad hoc complété par le/la membre du personnel doit être transmis à la Division des ressources humaines par la voie de service.

6. Congés officiels et congés spéciaux (avec traitement)

Consulter la procédure Mémento 0057 - Congés officiels et congés spéciaux

7. Congé maternité (paternité) - Congé d'adoption - Congé de naissance

En cas de maternité, l’intéressée a droit à un congé maternité pour autant qu’elle exerce une activité régulière faisant l’objet d’une rétribution mensuelle. La durée du congé est fixée :

  • Pendant les 6 premiers mois, à 16 semaines. Demeurent réservées les dispositions relatives à l’assurance maternité.
  • Au-delà du 6ème mois, à 20 semaines.

En cas d’hospitalisation ininterrompue du nouveau-né durant 2 semaines au moins immédiatement après sa naissance, la durée du congé est prolongée d’une durée équivalente à celle de l’hospitalisation, mais de 8 semaines au plus.

Le jour de l’accouchement est compté dans la période de congé maternité.

Sitôt après la naissance de l’enfant, le parent biologique adressera à son/sa responsable un certificat de naissance lequel sera transmis dans les meilleurs délais à la  Division des ressources humaines afin que les démarches administratives (assurance maternité, allocations familiales, assurance perte de gain, etc.) puissent être entreprises.

L’adoption est traitée par analogie avec la maternité pour autant qu’il s’agisse de l’adoption d’enfants qui ne soient pas âgés de plus de 10 ans. En cas de recours à la gestation pour autrui, par analogie avec le congé maternité, un congé de naissance avec traitement est accordé au membre du personnel qui est le parent biologique.
 

Temps réservé à l'allaitement
Les mères qui le souhaitent doivent disposer du temps nécessaire à l’allaitement (art. 35a al. 2 LTr). Au cours de la première année de la vie de l’enfant, l’allaitement est comptabilisé comme temps de travail rémunéré dans les limites suivantes (art. 60 al. 2 OLT1) :

  • a. pour une journée de travail jusqu’à 4 heures : 30 minutes;
  • b. pour une journée de travail de plus de 4 heures : 60 minutes;
  • c. pour une journée de travail de plus de 7 heures : 90 minutes.

8. Congé parental

8.1 Congé parental

Art. 34C B 5 05.01

Un congé parental de 10 jours avec traitement (communément appelé « congé paternité ») est accordé durant les 6 mois qui suivent la naissance, l’adoption ou l’accueil d’un ou de plusieurs enfants pour l'autre parent ne bénéficiant pas du congé maternité (paternité), d’adoption ou de naissance en cas de gestation pour autrui.

Le/la membre du personnel a droit à un congé parental supplémentaire de 10 jours non rémunéré, sur demande auprès de sa hiérarchie. Ce congé parental supplémentaire sans traitement de 10 jours doit être pris durant l’année qui suit la naissance.

En cas de naissance ou d’adoption multiple ou d’accueil simultané de plusieurs enfants, le/la membre du personnel ne peut prétendre qu’une seule fois au congé parental.

Ces informations se retrouvent également dans la directive 0057 Congés officiels et congés spéciaux , sous « Naissance d’un enfant, adoption ou accueil (pour l'autre parent ne bénéficiant pas du congé maternité ou de naissance en cas de gestation pour autrui) ».

 

8.2 Congé parental  sans traitement

Art. 34D B 5 05.01

Un congé parental sans traitement de 2 ans maximum, par naissance, adoption ou accueil d’un ou de plusieurs enfants, peut être accordé au/à la membre du personnel à partir de la fin du congé maternité. D'entente avec la hiérarchie, une activité à temps partiel peut être conservée. A l'expiration du congé, la réintégration dans la même fonction est garantie; l'augmentation ordinaire du traitement par le jeu des annuités est garantie de la même manière que pour les personnes en activité.

  • Le congé parental ne s'applique en principe pas aux personnes rétribuées par des fonds institutionnels ou le FNRS. En effet, les projets financés par ces fonds sont limités par des échéances précises qui ne permettent pas l'octroi d'un congé impliquant un report de la date de fin d'engagement. Demeurent réservées les situations de congé parental de courte durée s'inscrivant à l'intérieur du contrat à durée déterminée et qui feront l'objet d'un examen individuel. En cas d'accord, aucun report de l'échéance du contrat n'est garanti.

9. Congé extraordinaire

Le/la supérieur-e hiérarchique peut accorder un congé extraordinaire, sans traitement, n'excédant pas 3 mois.

10. Congés sans salaire d'un an

Art. 37 B 5.05.01

Se renseigner auprès de l'administrateur/trice / chef-fe de service ou de la Division des ressources humaines.

11. Heures supplémentaires/complémentaires - Travail de nuit et de week-end

12. Planifier, gérer, consulter les présences et absences

  • Les responsables hiérarchiques planifient et contrôlent les présences/absences de leurs collaborateurs/trices
  • Les applications RH permettent le suivi des absences du PAT :
    • GDA : demande et validation des absences
      • vues agenda pour le suivi du planning des absences
      • formulaire de demande avec les soldes simulés
    • GDI : consultation des absences/soldes validé-e-s par les collaborateurs/trices
    • GRH-Absences : accès réservés à l'administration des facultés/subdivisions
      • enregistrement/modification des droits aux vacances
      • consultation/suppression des absences/soldes

n.b. les prestations offertes en matière d'utilisation des applications RH sont accessibles via le site web "Support RH" (voir notamment le guide GDA - collaborateur/trice).


Version Objet de la modification Date de publication
26 Adaptation du paragraphe sur le congé parental 17.03.2022
25 Intégration du planning 2022 02.02.2022
24 Ajout d'informations sur le congé de naissance 02.03.2021
23 Intégration du planning 2021 22.01.2021
22 Harmonisation de la présentation avec les autres procédures traitant du sujet, mise en évidence de l'application GDA, indication de la non évolution du planning des présences/absences Excel 24.08.2020
21 Intégration de l'illustration "autoriser sa hiérarchie à visualiser le libellé de ses absences" 27.01.2020
20 Intégration du planning 2020, ajout du lien vers le nouveau guide GDA collaborateur-trice 09.12.2019
19 Intégration du planning 2019 28.01.2019
18 Redirection vers le site internet du Support RH dans l'annonce des absences/HS 10.07.2018
17 Mise à jour des aspects légaux concernant le temps réservé à l'allaitement 29.05.2018
16 Intégration du tableau 2018 05.12.2017
15 Mise à jour en fonction de GDA portail / intégration du document 0072 (annoncer une absence) 13.07.2017
14 Mise à jour mineure 23.12.2016
13 Intégration du tableau 2017 13.12.2016
12 Intégration de précisions concernant les documents et justificatifs au point 12 27.06.2016
11 Intégration point 12 (GDA - portail) 31.05.2016
10 Insertion du tableau 2016 02.12.2015
9 Intégration du contenu du guide pour le contrôle des présences et absences dans la procédure et harmonisation des informations avec les autres procédures traitant des absences. 29.01.2015
8 Insertion du tableau 2015 / ajout d'une mention dans le guide concernant le report du solde vacances 06.10.2014
7 Insertion du tableau 2014 11.11.2013
6 Insertion du tableau 2013 13.11.2012
5 Ajout d'une mention au temps réservé à l'allaitement 24.01.2012
4 Insertion du tableau 2012 23.11.2011
3 Mise à jour de la terminologie de désignation du congé 29.03.2011
2 Insertion du tableau 2011. 23.11.2010
1 Changement de système. Fait suite et remplace : D 10-51-03 : PAT: guide pour le contrôle des présences/absences & F 10-51-01 : PAT/PE : planning pour le contrôle des présences/absences 18.02.2010

 

Vérificateur/trice Yves Leuenberger (Responsable du SCGSI)
Approbateur/trice Aude Thorel (Directrice RH)

Dernières modifications : 17/03/2022