Gérer les absences du PAT
- Réf. 0070
- Date de publication : 06/12/2023
1. Règles d'application et de gestion
- la liste de la ou des personnes associées au processus de validation électronique des absences (dont la hiérarchie des collaborateurs/trices) est définie par la direction des entités/subdivisions concernées.
- la qualité des documents et justificatifs électroniques joints à la déclaration d'une absence doit garantir la lisibilité des informations qu'ils contiennent.
- chaque collaborateur/trice est tenu-e d'autoriser sa hiérarchie à visualiser dans l'agenda GDA le libellé de ses absences (ex. maladie, vacances, congés spéciaux),
2. Annoncer une absence ou des heures supplémentaires/complémentaires
3. Vacances
4. Maladie/Accident
Le/la gestionnaire d'absence GDA annonce les absences maladie/accident des collaborateurs/trices via l'application GDA.
La gestion de ces absences est de la responsabilité du/de la responsable de l’unité concernée. Il/elle est tenu-e de signaler toute absence prolongée ou répétée au niveau supérieur. Tous les justificatifs (certificat médical, déclaration accident) doivent impérativement être adressés à l'administration facultaire/la subdivision en charge de leur enregistrement dans l'application GDA. Les originaux sont conservés une année en faculté/subdivision, le document scanné faisant foi.
- Un certificat médical doit être remis dès le 3ème jour d’absence, il peut toutefois être exigé dès le 1er jour d’absence.
- Toute absence indéterminée doit faire l’objet d’un certificat de reprise.
- Si l’absence se prolonge, un certificat doit être fourni au moins une fois par mois.
- Les jours fériés ne sont pas remplacés en cas de maladie ou accident.
- Le/la collaborateur/trice au bénéfice d’un certificat médical d’arrêt de travail, sauf autorisation de déplacement écrite de son médecin traitant, doit être atteignable par son employeur.
- Les déplacements à l'étranger doivent faire l'objet d'une autorisation du médecin traitant. Pour les personnes au bénéfice d'un contrat financé par un fonds extérieur, l'autorisation du médecin traitant doit être transmise à l'employeur pour approbation et ensuite adressée à l'assureur perte de gain (Groupe Mutuel). Le déplacement ne pourra être effectif qu'une fois l'autorisation de l'assureur obtenue. Le non-respect de cette procédure entraînera la suspension de la couverture perte de gain et donc la suspension du salaire.
- Les absences maladie/accident sont comptées en jours civil. Le taux d'activité n'entre pas en ligne de compte dans le calcul de la durée de l'absence.
- Consulter aussi la procédure Mémento 0153 - Droit au salaire en cas de maladie.
Droit au traitement en cas d’absence maladie durant la première année de service pour le personnel payé par des fonds de l'Etat
En cas d’absence pour maladie pendant la première année, le droit au traitement peut être réduit, voire supprimé dans les conditions suivantes :
1. réduit de moitié en cas d’absence continue ou discontinue pour cause de maladie justifiée excédant :
- 2 semaines de travail durant les trois premiers mois ;
- 8 semaines de travail dès le 4ème mois sans imputation de la période prévue au point précédent.
2. supprimé après 3 mois d’absence continue ou discontinue.
Les absences doivent être signalées à la Division des ressources humaines au plus vite, par l’entité concernée, afin d’assurer le suivi de la situation et pouvoir gérer l’éventuelle diminution ou suppression du droit au traitement.
Droit au traitement en cas d’accident (dès le premier jour de collaboration) ou de maladie dès la deuxième année pour le personnel payé par des fonds de l'Etat
- Moyennant une prime retenue sur le salaire de l’employé-e dès la deuxième année, l’Etat garantit la totalité du traitement à concurrence de 730 jours civils.
- La durée des prestations ne peut dépasser 730 jours civils au total sur une période d’observation de 1095 jours civils, sauf en cas d’accident professionnel où la fin des prestations est déterminée par l’assureur ou une décision de l’AI.
Droit au traitement en cas de maladie ou d’accident pour le personnel payé par un fonds extérieur
Dès le premier jour d’engagement, le/la collaborateur/trice bénéficie, en cas de maladie ou d’accident, d’une couverture salariale intégrale de 730 jours civils au total.
Comme dans les autres cas, les absences doivent être signalées, par la voie de service, à la Division des ressources humaines. Outre le suivi de la personne, la DIRH annoncera l’absence à l’assureur perte de gain pour le remboursement du salaire au titulaire de fonds (dès le 3ème jour en cas d'accident et dès le 61ème jour en cas de maladie avec un taux d'incapacité d'au moins 25%).
Le droit aux prestations d'assurance ne peut être garanti que sur présentation des pièces justificatives (certificat médical et/ou "feuille-accident LAA", demande d'allocation maternité/adoption, réponse aux demandes d'informations de l'assureur). En l'absence de production de ces pièces, le versement du salaire peut être suspendu.
Maladie/accident survenant pendant les vacances (fonds de l'Etat et fonds extérieurs)
- Les jours de maladie/accident attestés par certificat médical durant la période des vacances sont comptabilisés en jours de maladie/accident.
- Le/la membre du personnel malade ou accidenté pendant ses vacances doit en informer le plus rapidement possible son/sa responsable par téléphone, fax ou e-mail dans un délai de 3 à 4 jours et faire parvenir à la Division des ressources humaines un certificat médical sous pli fermé confidentiel. Celui-ci doit mentionner la nature de la gêne ressentie ou de l’affection médicale ainsi que la durée du problème. La DIRH adressera ce document tel quel, toujours sous pli fermé, au médecin-conseil pour avis.
5. Service militaire - Protection civile - Service civil
6. Congés officiels et congés spéciaux (avec traitement)
7. Congé maternité (paternité) - Congé d'adoption - Congé de naissance
En cas de maternité, l’intéressée a droit à un congé maternité pour autant qu’elle exerce une activité régulière faisant l’objet d’une rétribution mensuelle. La durée du congé est fixée :
- Pendant les 6 premiers mois, à 16 semaines. Demeurent réservées les dispositions relatives à l’assurance maternité.
- Au-delà du 6ème mois, à 20 semaines.
En cas d’hospitalisation ininterrompue du nouveau-né durant 2 semaines au moins immédiatement après sa naissance, la durée du congé est prolongée d’une durée équivalente à celle de l’hospitalisation, mais de 8 semaines au plus.
Le jour de l’accouchement est compté dans la période de congé maternité.
Sitôt après la naissance de l’enfant, le parent biologique adressera à son/sa responsable un certificat de naissance lequel sera transmis dans les meilleurs délais à la Division des ressources humaines afin que les démarches administratives (assurance maternité, allocations familiales, assurance perte de gain, etc.) puissent être entreprises.
L’adoption est traitée par analogie avec la maternité pour autant qu’il s’agisse de l’adoption d’enfants qui ne soient pas âgés de plus de 10 ans. En cas de recours à la gestation pour autrui, par analogie avec le congé maternité, un congé de naissance avec traitement est accordé au membre du personnel qui est le parent biologique.
Temps réservé à l'allaitement
Les mères qui le souhaitent doivent disposer du temps nécessaire à l’allaitement (art. 35a al. 2 LTr). Au cours de la première année de la vie de l’enfant, l’allaitement est comptabilisé comme temps de travail rémunéré dans les limites suivantes (art. 60 al. 2 OLT1) :
- a. pour une journée de travail jusqu’à 4 heures : 30 minutes;
- b. pour une journée de travail de plus de 4 heures : 60 minutes;
- c. pour une journée de travail de plus de 7 heures : 90 minutes.
8. Congé parental
8.1 Congé parental
Un congé parental de 10 jours avec traitement (communément appelé « congé paternité ») est accordé durant les 6 mois qui suivent la naissance, l’adoption ou l’accueil d’un ou de plusieurs enfants pour l'autre parent ne bénéficiant pas du congé maternité (paternité), d’adoption ou de naissance en cas de gestation pour autrui.
Le/la membre du personnel a droit à un congé parental supplémentaire de 10 jours non rémunéré, sur demande auprès de sa hiérarchie. Ce congé parental supplémentaire sans traitement de 10 jours doit être pris durant l’année qui suit la naissance.
En cas de naissance ou d’adoption multiple ou d’accueil simultané de plusieurs enfants, le/la membre du personnel ne peut prétendre qu’une seule fois au congé parental.
Ces informations se retrouvent également dans la directive 0057 Congés officiels et congés spéciaux , sous « Naissance d’un enfant, adoption ou accueil (pour l'autre parent ne bénéficiant pas du congé maternité ou de naissance en cas de gestation pour autrui) ».
8.2 Congé parental sans traitement
Un congé parental sans traitement de 2 ans maximum, par naissance, adoption ou accueil d’un ou de plusieurs enfants, peut être accordé au/à la membre du personnel à partir de la fin du congé maternité. D'entente avec la hiérarchie, une activité à temps partiel peut être conservée. A l'expiration du congé, la réintégration dans la même fonction est garantie; l'augmentation ordinaire du traitement par le jeu des annuités est garantie de la même manière que pour les personnes en activité.
- Le congé parental ne s'applique en principe pas aux personnes rétribuées par des fonds institutionnels ou le FNRS. En effet, les projets financés par ces fonds sont limités par des échéances précises qui ne permettent pas l'octroi d'un congé impliquant un report de la date de fin d'engagement. Demeurent réservées les situations de congé parental de courte durée s'inscrivant à l'intérieur du contrat à durée déterminée et qui feront l'objet d'un examen individuel. En cas d'accord, aucun report de l'échéance du contrat n'est garanti.
9. Congé extraordinaire
10. Congés sans salaire d'un an
Se renseigner auprès de l'administrateur/trice / chef-fe de service ou de la Division des ressources humaines.
11. Heures supplémentaires/complémentaires - Travail de nuit et de week-end
12. Planifier, gérer, consulter les présences et absences
- Les responsables hiérarchiques planifient et contrôlent les présences/absences de leurs collaborateurs/trices
- Les applications RH permettent le suivi des absences du PAT :
- GDA : demande et validation des absences
- vues agenda pour le suivi du planning des absences
- formulaire de demande avec les soldes simulés
- GDI : consultation des absences/soldes validé-e-s par les collaborateurs/trices
- GRH-Absences : accès réservés à l'administration des facultés/subdivisions
- enregistrement/modification des droits aux vacances
- consultation/suppression des absences/soldes
- GDA : demande et validation des absences
n.b. les prestations offertes en matière d'utilisation des applications RH sont accessibles via le site web "Support RH" (voir notamment le guide GDA - collaborateur/trice).