Conformément à l'art. 149 du Règlement sur le personnel de l’Université, l'assistant-e exerce des activités d'enseignement et de recherche sous la direction d'un-e professeur-e, d'un-e maître d'enseignement et de recherche ou d'un-e chargé-e de cours. Il/elle complète ainsi sa formation scientifique et pédagogique et prépare une thèse de doctorat et/ou d'autres publications scientifiques.
L'aménagement et le contenu de la fonction tiennent compte des charges familiales.

Pour être engagé-e en tant qu'assistant-e, il faut être titulaire d'une maîtrise universitaire ou d'un titre équivalent.
Des équivalences peuvent être accordées pour une formation autre totalisant un minimum de 4 ans d'études ou de 240 crédits ECTS.
Il est également possible d’engager en tant qu’assistant-e un-e étudiant-e en master pour autant que celui/celle-ci ait déjà obtenu 240 crédits ECTS, que son mémoire de diplôme soit sur le point d’être terminé et qu’il/elle obtienne son master au plus tard à la prochaine session d’examen suivant son engagement. Dans l’intervalle, l’engagement sera effectué sous statut de suppléant et ne sera renouvelé qu’en cas de réussite du Master.

Pour être engagé-e en tant qu'assistant-e, il faut être immatriculé-e conformément aux indications données dans la procédure 0017 - Constituer son dossier d'immatriculation.

Les assistant-e-s sont engagé-es au minimum en classe 8/4

Il est fortement recommandé aux professeur-e-s de tenir compte du cursus académique et des perspectives professionnelles de la personne concernée lors d'un engagement au-delà de 35 ans.

Sur fonds provenant du budget de l'Etat

• Le taux d'activité de l'assistant-e est fixé à 70% au moins d'un temps complet. Ce taux d'activité peut résulter du cumul de plusieurs fonctions. Sur la base d'une justification et par décision du Rectorat, ce taux peut être de 50% au cours de la première année d'engagement. Sur demande de l'assistant-e, le taux minimal d'engagement peut être réduit.

Sur fonds provenant de l'extérieur

• L'assistant-e engagé-e dans la préparation d'une thèse de doctorat exerce sa fonction à raison de 70% au moins d'un temps complet.

• L'assistant-e qui complète sa formation scientifique dans le cadre de l'activité de recherche pour laquelle il/elle a été engagé-e et/ou qui prépare d'autres publications scientifiques exerce sa fonction à raison de 50% au moins d'un temps complet.
   
  Dans tous les cas le taux d'activité contractuel doit correspondre au taux d'activité effectif et au taux de rémunération.

L'assistant-e dispose d'au moins 40% de son temps pour la préparation d'une thèse de doctorat, pour  compléter sa formation scientifique dans le cadre de l'activité de recherche pour laquelle il/elle a été engagé-e et/ou pour préparer d'autres publications scientifiques.
Ce taux est à considérer au prorata du taux d'activité.
A titre d'exemple, si un-e assistant-e est engagé-e à 70%, environ 30% ETP (équivalent temps plein) sera consacré à la thèse (0.4 x 70% = 28%) et le solde aux activités de l'UPER/UER.

La première année de la fonction constitue une période d'essai au cours de laquelle il peut être mis fin aux rapports de service moyennant le respect d'un délai de résiliation de 3 mois pour la fin d'un mois.

Le renouvellement du mandat est conditionné par l'avancement du travail de thèse, respectivement des travaux scientifiques, attesté par le/la professeur-e sous l'autorité duquel/de laquelle l'assistant-e est engagé-e.
Il est également déterminé par les aptitudes scientifiques et pédagogiques de l'assistant-e révélées dans l'exercice de la fonction ainsi que les besoins de l'UPER ou de l'UER découlant du plan d'étude et par les disponibilités budgétaires.

Une prolongation exceptionnelle d'une année peut être accordée lors d'une demande dûment motivée, pour l'achèvement de la thèse de doctorat ou d'autres travaux de recherche. Dans ce cas, la prolongation est conditionnée par l'engagement du/de la directeur/trice de thèse à ce que l'assistant-e soutienne sa thèse durant la 6ème année, et pour autant qu'une dérogation par rapport à son immatriculation ait été accordée au/à la candidat-e par le Rectorat.
Une dérogation permettant une prolongation de deux années supplémentaires peut être obtenue si l'assistant-e a effectué préalablement au début de sa thèse des travaux de recherche non liés à son travail de doctorat. Ces motifs distincts ne sont pas cumulables. La durée de financement sur un mandat financé par le budget de l'Etat reste limitée à 6 ans maximum. Tout dépassement de cette durée implique obligatoirement un financement par fonds institutionnels.
D'autre part, une prolongation exceptionnelle jusqu'à 3 ans peut être acceptée lorsque la fonction a été exercée durablement à temps partiel à cause de charges familiales, pour autant que l'octroi d'un temps de travail réduit ait été en son temps motivé dans ce sens.
Le Rectorat recommande de terminer la thèse en 4 ans.

Un cahier des charges est établi à l'engagement.

La cahier des charges doit être actualisé lorsque l'assistant-e atteint 24 mois et 48 mois d'activité, et être fourni à la DIRH à ces échéances lors des renouvellements de mandat (fonds provenant du budget de l'Etat) ou des prolongations de contrats (fonds provenant de l'extérieur).

A ces mêmes échéances, il est procédé à une évaluation des prestations de l'assistant-e.

Conformément à l'article 4, lettre o du R-Pers, le/la candoc engagé-e sur des subsides du FNS relève des directives relatives à l'utilisation des subsides édictées par le FNS.
Le/la candoc réalise un travail de doctorat dans le cadre du projet de recherche pour lequel il/elle a été engagé-e.

Pour être engagé-e en tant que candoc, il faut être titulaire d'une maîtrise universitaire ou d'un titre équivalent. Des équivalences peuvent être accordées pour une formation autre totalisant un minimum de 4 ans d'études ou de 240 crédits ECTS.

Pour être engagé-e en tant que candoc, il faut être immatriculé-e conformément aux indications donnés dans la procédure 0017 - Constituer son dossier d'immatriculation.

Le salaire à l'engagement est déterminé selon le barème FNRS

Il est fortement recommandé aux professeur-es de tenir compte du cursus académique et des perspectives professionnelles de la personne concernée lors d'un engagement au-delà de 35 ans.

Un mandat de candoc financé par le  FNS correspond  à un salaire équivalent à 70%, permettant un éventuel engagement complémentaire maximum de 30%. Un min. de 60% du temps de travail (calculé sur un temps plein de 100%) doit être réservé à l'élaboration de la thèse ( i.e. min. 86% de l'activité lorsqu'un contrat à 70% entièrement financé par le FNS est établi). Dans le taux d'occupation supérieur au "protected time" de 60%, les doctorant-es ne peuvent pas être engagé-es à hauteur de plus de 20% dans d'autres activités de l'institution dans le cadre du taux d'occupation financé par le FNS dépassant le "protected time".
 
Le taux d'activité contractuel doit correspondre au taux d'activité effectif.

Selon les règles du FNS, la durée maximale d'un engagement en tant que candoc est d'au maximum 4 ans après l'immatriculation pour le doctorat.
Le Rectorat recommande de terminer la thèse en 4 ans.

Le contrat peut avoir une période d'essai d'une durée de 3 mois au plus. Pendant cette période le délai de résiliation est d'un mois pour la fin d'un mois.

Un cahier des charges est établi à l'engagement.

Le cahier des charges doit être actualisé lorsque le/la candoc atteint 24 mois d’activité, et être fourni à la DIRH à cette échéance, lors de la prolongation de contrat pour la 3ème année.

Un cahier des charges actualisé doit également être fourni pour les 48 mois d’activité en cas de prolongation de l’engagement pour une 5ème année.

A ces mêmes échéances, il est procédé à une évaluation des prestations du/de la candoc.

• cahier des charges
• curriculum vitae
• copie d'une pièce d'identité valable
• copie des diplômes, le cas échéant certifiés conformes par l'UPER/UER concernée et traduits par un traducteur officiel
• questionnaire d'état civil
• copie de la carte AVS ou copie de la carte d'assurance maladie ou formulaire de demande de carte
• justificatif du compte bancaire
• ressortissant-es étranger-es : la copie de l'autorisation de séjour/travail valable ou le dossier de demande d'autorisation, constitué conformément aux indications données dans la procédure 0168 - Demander ou renouveler un permis de travail/séjour pour un-e assistant-e / un-e post-doctorant-e
• exposé des motifs en cas d'engagement à un taux inférieur à 70% (pour les assistant-es)

L'UPER/UER transmet l'avenant à la DIRH (ou un nouveau contrat en cas de changement de fonction) via l'outil GDE, accompagné des pièces suivantes :

• en cas de modification des activités, un cahier des charges actualisé
• l'avis de mutation du FNS, si applicable

 L'UPER/UER transmet à la DIRH :

Lors de chaque renouvellement du mandat	un cahier des charges actualisé et un formulaire d'évaluation, soit au terme de la deuxième et de la quatrième année
Lors d'une demande de prolongation exceptionnelle du mandat pour une 6ème année	une attestation du/de la professeur-e responsable s'engageant à ce que l'assistant-e soutienne sa thèse durant la 6ème année accordée ou termine ses travaux scientifiques ou d'autres travaux de recherche
Lors d'une demande de prolongation exceptionnelle du mandat en raison de charges familiales	la demande écrite de la personne
Lors d'une demande de dérogation pour une prolongation supplémentaire si l'assistant-e a effectué préalablement au début de sa thèse des travaux de recherche non liés à son travail de doctorat	un exposé des motifs