Engager un-e assistant-e ou un-e candoc
- Réf. 0248
- Date de publication : 28/07/2022
Définition légale de la fonction d'assistant-e
L'aménagement et le contenu de la fonction tiennent compte des charges familiales.
Diplôme requis
Des équivalences peuvent être accordées pour une formation autre totalisant un minimum de 4 ans d'études ou de 240 crédits ECTS.
Il est également possible d’engager en tant qu’assistant-e un-e étudiant-e en master pour autant que celui/celle-ci ait déjà obtenu 240 crédits ECTS, que son mémoire de diplôme soit sur le point d’être terminé et qu’il/elle obtienne son master au plus tard à la prochaine session d’examen suivant son engagement. Dans l’intervalle, l’engagement sera effectué sous statut de suppléant et ne sera renouvelé qu’en cas de réussite du Master.
Obligation de s'immatriculer
Normes d'engagement
Age à l'engagement
Taux d'activité
Sur fonds provenant du budget de l'Etat
- Le taux d'activité de l'assistant-e est fixé à 70% au moins d'un temps complet. Ce taux d'activité peut résulter du cumul de plusieurs fonctions. Sur la base d'une justification et par décision du Rectorat, ce taux peut être de 50% au cours de la première année d'engagement. Sur demande de l'assistant-e, le taux minimal d'engagement peut être réduit.
Sur fonds provenant de l'extérieur
- L'assistant-e engagé-e dans la préparation d'une thèse de doctorat exerce sa fonction à raison de 70% au moins d'un temps complet.
- L'assistant-e qui complète sa formation scientifique dans le cadre de l'activité de recherche pour laquelle il/elle a été engagé-e et/ou qui prépare d'autres publications scientifiques exerce sa fonction à raison de 50% au moins d'un temps complet.
Dans tous les cas le taux d'activité contractuel doit correspondre au taux d'activité effectif et au taux de rémunération.
Répartition du temps de travail
Ce taux est à considérer au prorata du taux d'activité.
A titre d'exemple, si un-e assistant-e est engagé-e à 70%, environ 30% ETP (équivalent temps plein) sera consacré à la thèse (0.4 x 70% = 28%) et le solde aux activités de l'UPER/UER.
Durée de la fonction
L'assistant-e est nommé-e pour une première période de 2 ans, renouvelable pour deux périodes successives, respectivement de 2 ans et 1 an. Lorsque la durée totale de l'assistanat n'est pas atteinte au cours de l'une de ces trois périodes, le mandat est renouvelable pour autant que sa durée totale n'excède pas 5 ans.
Les interruptions en cours d'activité n'ont pas d'impact sur la durée totale de la fonction; les situations particulières d'interruption de très longue durée sont examinées au cas par cas. En revanche, toute période de congé (congé maternité, congé parental, congé scientifique) est déduite de la durée de la fonction, comme précisé dans la directive 0146 : Congés pour le corps enseignant.
Fonds provenant de l'extérieur
La durée de la fonction dépend du financement, mais n'excédera pas 5 ans.
La durée de la fonction est indépendante :
- de l'origine des fonds (DIP, FNS, etc.)
- par exemple, en cas de passage d'un poste rémunéré par des fonds institutionnels à un poste rémunéré par le DIP, les années effectuées dans le 1er poste sont prises en compte pour l'établissement du mandat. Ainsi, si le poste sur fonds a duré 1 année, le mandat DIP sera établi pour 1 an. En revanche, si le poste sur fonds a duré 2 années, le mandat DIP sera établi pour 2 ans afin de retrouver la synchronisation avec la séquence "2+2+1", le renouvellement suivant étant alors de 1 an)
- de la structure d'engagement
- des suppléances
- du taux d'activité
Pour calculer la durée maximale du mandat, il y a donc cumul de l'ensemble des engagements quel que soient l'origine des fonds, la structure d'engagement, le statut (ex : suppléance), la fonction (assistant-e, candoc, chercheur/euse Marie-Curie) ainsi que le taux d'activité.
Période d'essai
Renouvellement du mandat
Il est également déterminé par les aptitudes scientifiques et pédagogiques de l'assistant-e révélées dans l'exercice de la fonction ainsi que les besoins de l'UPER ou de l'UER découlant du plan d'étude et par les disponibilités budgétaires.
Prolongation du mandat
Une dérogation permettant une prolongation de deux années supplémentaires peut être obtenue si l'assistant-e a effectué préalablement au début de sa thèse des travaux de recherche non liés à son travail de doctorat. Ces motifs distincts ne sont pas cumulables. La durée de financement sur un mandat financé par le budget de l'Etat reste limitée à 6 ans maximum. Tout dépassement de cette durée implique obligatoirement un financement par fonds institutionnels.
D'autre part, une prolongation exceptionnelle jusqu'à 3 ans peut être acceptée lorsque la fonction a été exercée durablement à temps partiel à cause de charges familiales, pour autant que l'octroi d'un temps de travail réduit ait été en son temps motivé dans ce sens.
Le Rectorat recommande de terminer la thèse en 4 ans.
Cahier des charges et évaluation
Définition légale de la fonction de candoc
Le/la candoc réalise un travail de doctorat dans le cadre du projet de recherche pour lequel il/elle a été engagé-e.
Diplômes requis
Obligation de s'immatriculer
Normes d'engagement
Age à l'engagement
Taux d'activité
Le taux d'activité contractuel doit correspondre au taux d'activité effectif.
Durée de la fonction
Le Rectorat recommande de terminer la thèse en 4 ans.
Période d'essai
Cahier des charges et évaluation
L'UPER/UER transmet la demande à la DIRH via l'outil GDE, accompagné des pièces suivantes :
- cahier des charges
- curriculum vitae
- copie d'une pièce d'identité valable
- copie des diplômes, le cas échéant certifiés conformes par l'UPER/UER concernée et traduits par un traducteur officiel
- questionnaire d'état civil
- copie de la carte AVS ou copie de la carte d'assurance maladie ou formulaire de demande de carte
- justificatif du compte bancaire
- ressortissant-es étranger-es : la copie de l'autorisation de séjour/travail valable ou le dossier de demande d'autorisation, constitué conformément aux indications données dans la procédure 0168 - Demander ou renouveler un permis de travail/séjour pour un-e assistant-e / un-e post-doctorant-e
- exposé des motifs en cas d'engagement à un taux inférieur à 70% (pour les assistant-es)
Prolongation du contrat (sur des fonds provenant de l'extérieur)
L'UPER/UER transmet l'avenant à la DIRH (ou un nouveau contrat en cas de changement de fonction) via l'outil GDE, accompagné des pièces suivantes :
- en cas de modification des activités, un cahier des charges actualisé
- l'avis de mutation du FNS, si applicable
Constituer un dossier pour renouveler ou prolonger un mandat d'assistant-e (sur des fonds provenant du budget de l'Etat)
Lors de chaque renouvellement du mandat | un cahier des charges actualisé et un formulaire d'évaluation, soit au terme de la deuxième et de la quatrième année |
Lors d'une demande de prolongation exceptionnelle du mandat pour une 6ème année | une attestation du/de la professeur-e responsable s'engageant à ce que l'assistant-e soutienne sa thèse durant la 6ème année accordée ou termine ses travaux scientifiques ou d'autres travaux de recherche |
Lors d'une demande de prolongation exceptionnelle du mandat en raison de charges familiales | la demande écrite de la personne |
Lors d'une demande de dérogation pour une prolongation supplémentaire si l'assistant-e a effectué préalablement au début de sa thèse des travaux de recherche non liés à son travail de doctorat | un exposé des motifs |
Version | Objet de la modification | Date de publication |
---|---|---|
9 | Modification sur l'actualisation du cahier des charges et sur les documents à rassembler pour le dossier qui doit être transmis via GDE. | 28.07.2022 |
8 |
Modification du titre d'une procédure mise en lien (0168 Demander ou renouveler un permis de travail/séjour pour un-e assistant-e / un-e post-doctorant-e) |
01.04.2022 |
7 | Ajout d'une section sur l'obligation de s'immatriculer | 30.08.2017 |
6 | Suppression de la mention des chercheur-se-s Sciex | 21.06.2017 |
5 | Suppression de deux points du tableau en fin de procédure | 16.09.2015 |
4 | Ajout d'une mention sur le calcul de la durée maximale du mandat d'assistant-e | 13.03.2015 |
3 | Document contrôlé à jour en février 2014 Suppression des fonctions d'attaché de recherche I/II et doctorant |
15.04.2013 |
2 | Modifications concernant la durée et l'évaluation de la fonction d'attaché-e de recherche II | 09.05.2011 |
1 | Création | 06.12.2010 |
Vérificateur/trice | Vittoria Romano (Responsable RH) |
Approbateur/trice | Aude Thorel (Directrice RH) |