Formation continue: création et gestion de programmes

  • Réf. 0191
  • Date de publication : 18/03/2022

Table des matières
  •  La création/modification d’un programme de formation continue répond à plusieurs conditions répertoriées ci-dessous selon les règles et procédures de l'Université de Genève.
  •  Le Centre pour la formation continue et à distance - CFCD - accompagne et met à disposition son expertise, ses outils et ses ressources pour la création, la modification et la gestion des programmes. Voir Espace Collaborateurs FC
  •  La suppression d'un programme de formation continue répond à plusieurs conditions selon les règles et procédures de l'Université de Genève.

1.1. Structure des offfres

Le CFCD accompagne les porteurs/eues de projets de formation continue dans la définition de l'offre grâce à son expertise en formation continue.

L'Université de Genève propose plusieurs types d'offre de formation continue, répartis en deux catégories : les formations diplômantes menant à un titre de l'Université de Genève et les formations qualifiantes menant à une attestation de présence (ou de réussite).

Les titres de CAS, DAS et MAS sont harmonisés au niveau suisse (Ordonnance du Conseil des hautes écoles sur la coordination de l'enseignement dans les hautes écoles suisses) :

Formations diplômantes

  • Doctorat professionnel de formation continue - Diploma of Advanced Professional Studies (DAPS)
  • Maîtrise universitaire d'études avancées - Master of Advanced Studies (MAS) : minimum 60 crédits ECTS
  • Diplôme de formation continue - Diploma of Advanced Studies (DAS) : minimum 30 crédits ECTS dont 300 heures de contact
  • Certificat de formation continue - Certificate of Advanced Studies (CAS): minimum 10 crédits ECTS dont 150 heures de contact
  • Certificat d'études ouvertes - Certificate of Open Studies (COS)

Formations qualifiantes

  •  Sessions, - sous certaines conditions, certaines sessions peuvent donner droit à des crédits ECTS.
  • Journées ou cycles de conférences
  • Formations sur mesure : des formations à la carte sont créées sur demande pour des institutions, entreprises ou groupes de personnes.
    • Recommandations pour la création d'offres à la carte (sur mesure).
  • MOOCS
     

La place des CAS, DAS, MAS dans le paysage suisse de l'enseignement supérieur est illustrée dans le diagramme: Le système d'enseignement supérieur suisse.

1.2. Etapes de création / modification d'un programme

Schéma de la procédure de création d'un programme : Schéma procédure création offre FC.

La création de COS suit une procédure ad hoc, détaillée sous 1.4.5 ainsi que sur le schéma de la procédure de création d'un COS.

La procédure de modification d'un programme suit la procédure de création avec quelques allègements. Se référer aux points 1.3. et 1.4. pour le détail.

Le CFCD accompagne les équipes de programmes de formation continue pour l'analyse de la demande de formation, la cartographie des formations existantes, l'ingénierie pédagogique et techno-pédagogique, l'élaboration de budgets, l'attribution des crédits ECTS, la rédaction de règlements d'études et de conventions, avec l'expertise de son/sa conseiller/ère juridique et en collaboration avec le Service des Relations internationales et partenariats. Il conseille pour la constitution d'un Comité directeur. Il renseigne les collaborateurs/trices quant à la gestion financière et administrative des participant-es et des intervenant-es. Il forme les collaborateurs/trices à l'utilisation de l'application FCO.

Création d'un programme
Les différentes étapes de la création d'un programme sont les suivantes:

  • L'étape de préavis
  • L'étape de validation
  • L'étape d'opérationnalisation

Pour les sessions, seules les étapes de préavis et d'opérationnalisation sont nécessaires. L'étape de validation tombe puisqu'elle ne fait pas l'objet de règlement d'études.

Pour les journées et conférences une simple information au CFCD est requise. 

 
Modification d'un programme existant
Lors de modifications majeures du contenu du programme, de la structure, du format, éventuellement accompagnées d'une demande FIA, d'un changement règlementaire important, d'un nouveau partenariat ou collaboration ayant un impact sur une convention, les deux, voire trois, préavis sont sollicités, comme pour une création de programme. On parle alors aussi de "refonte" de programme.

Dans le cas de modifications mineures, les préavis ne sont pas nécessaires. Se référer directement à l'étape de validation.

Sont considérées comme modifications mineures ne nécessitant pas les préavis : les changements de titre du programme, de nombre total de crédits ECTS, de directeur/trice, de composition du comité directeur, de plan d'études (nombre de modules, intitulés des modules, nombre d'heures d'enseignement, nombre de crédits par module). Ils nécessitent de passer par l'étape de validation, selon le type de changements et l'existence ou non d'un règlement-cadre.

1.3. Etape de préavis

Les porteurs/euses de projet informent le CFCD du projet de création ou de modifications majeures de programme.

Un exposé des motifs doit être rédigé. L'aide du CFCD peut être sollicitée pour cette étape. Une demande de soutien financier au fonds FIA peut être faite à ce stade. 

Des trames d'exposé des motifs sont mises à disposition par le CFCD

Création de programmes

Refonte d'un programme existant

Sur la base de l'exposé des motifs, les porteurs/euses de projet doivent obtenir deux préavis, voire trois dans le cas d'une demande de soutien financier au fonds FIA :

  1. Le préavis du/de la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre: les porteurs/euses de projet soumettent l'exposé des motifs au/à la décanat/direction.
  2. Dans le cas d'une demande de soutien financier au fonds FIA., le préavis de la Commission interfacultaire pour la formation continue et à distance - CIFFCD: les porteurs/euses de projet adressent leur demande au CFCD qui vérifie l'adéquation aux critères d'attribution, demande les éventuels compléments ou clarifications et transmet à la Commission interfacultaire pour la formation continue et à distance - CIFFCD pour préavis.
    Les critères d'attribution sont décrits au point 2.11.
  3. Le préavis du Rectorat: La direction du CFCD pose un point à l'ordre du jour de la séance du Rectorat sur la base de l'exposé des motifs, du préavis du/de la Faculté/Institut/Centre et s'il y a lieu du préavis de la Commission interfacultaire pour la formation continue et à distance - CIFFCD. Le CFCD informe les porteurs/euses de projet de la décision du Rectorat et les accompagne dans le suivi de la décision.

1.4. Etape de validation

Une fois les deux (ou trois) préavis obtenus, les porteurs/eueses de projet de création ou de modification de programme, selon les modifications envisagées :

  • identifient et proposent un-e directeur/trice, un-e coordinateur/trice et/ou un-e collaborateur/trice administratif/ve,
  • complètent l'exposé des motifs élaboré pour la phase de préavis
  • élaborent un budget prévisionnel précisant le montant des finances d'inscription et le nombre de participant-es prévu-es. Une trame de budget est mise à disposition par le CFCD
  • attribuent des crédits ECTS à la formation et aux différentes composantes de la formation

Pour les formations diplômantes - CAS, DAS, MAS - sont également nécessaires :

  • la mise en place d’un Comité directeur,
  • la rédaction d'un règlement d'études et d'un plan d'études, transmis pour relecture au CFCD qui les transmet ensuite à son/sa conseiller/ère juridique avant leur passation dans les différentes instances de décision. En cas de modification du règlement d'études, une présentation en tableau avec la version en vigueur à gauche et les propositions de modifications à droite, précédé d'une courte introduction exposant les motifs de ces modifications est requise.

Le CFCD seconde les porteurs/euses de projets dans l'élaboration du budget, l'attribution de crédits ECTS, la rédaction de règlements et plans d'études et la passation des documents dans les instances de décision.

Tout CAS, DAS ou MAS fait l'objet d'un règlement d’études fixant notamment les conditions d’admission et d’obtention du titre.

Les CAS et DAS peuvent être soumis à un règlement-cadre d'études. Les MAS et les programmes conjoints font toujours l'objet d'un règlement d'études spécifique.

Quatre cas de figure peuvent se présenter:

  • S'il existe un règlement-cadre CAS-DAS dans le/la Faculté/Institut/Centre (FTI. FPSE, SDS, GSEM, CUI), la procédure à suivre pour la validation d'un CAS ou DAS est décrite aux points 1.4.1. et 1.4.2.
  • S'il n'existe pas de règlement-cadre dans le/la Faculté/Institut/Centre (Sciences, Droit, Théologie, Lettres, ISE, CIDE, GSI, IUFE, GFRI) la procédure à suivre pour les CAS, DAS et MAS est décrite aux points 1.43 et 1.4.4.
  • Pour les MAS , la procédure à suivre et décrite aux points 1.4.3. et 1.4.4.
  • Pour les programmes conjoints à plusieurs Hautes Ecoles ou en partenariat avec des institutions publiques ou privées, la procédure à suivre est celle décrite au point 1.6.

 

1.4.1. Facultés/Instituts/Centres AVEC règlement-cadre (CAS et DAS)

Facultés/Instituts/Centres concernés/ées: FTI - FPSE - SDS - GSEM - CUI

Le règlement-cadre, propre à un-e Faculté/Institut/Centre, est adopté en dernière instance par le Rectorat. Il s’applique à tous les nouveaux programmes de CAS et de DAS mis en place dans le/la Faculté/Institut/Centre concerné-e.

Pour chaque nouveau programme ou modification de programme hébergé dans les Facultés/Instituts/Centres ayant adopté un règlement-cadre, un dossier est constitué par le/la directeur/trice de programme. Le dossier contient:

  • une copie du règlement-cadre (avec date d'entrée en vigueur),
  • le plan d’études mentionnant le titre exact du programme et sa traduction anglaise figurant sur le titre délivré, ainsi que d'autres renseignements répondant aux exigences du règlement-cadre - le CFCD met à disposition une trame de plan d'études spécifique
  • l'exposé des motifs élaboré pour la phase de préavis, complété, notamment en faisant mention de l’existence du règlement-cadre (avec date d'entrée en vigueur) - une trame d'exposé des motifs pour l'étape de validation est mise à disposition par le CFCD,
  • un budget prévisionnel - une trame de budget est mise à disposition par le CFCD,
  • la composition du Comité directeur.

Pour toutes les formations antérieures à l’adoption du règlement-cadre, les règlements d'études des programmes concernés s'appliquent.

 

1.4.2. Procédure dans un-une Faculté/Institut/Centre AVEC règlement-cadre (CAS et DAS)

Le/la directeur/trice de programme présente, selon l'ordre ci-dessous, la copie du règlement-cadre propre au/à la Faculté/Institut/Centre, le plan d'études, l'exposé des motifs complété, le budget prévisionnel et la composition du Comité directeur:

  • au/à la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre pour préavis;
  • au/à la conseiller/ère juridique du CFCD pour conformité légale;
  • au/à la Doyen/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre pour passation dans les instances.

Le/la Doyen-ne/Directeur ou Directrice:

  • transmet la copie du règlement-cadre, le plan d'études, l'exposé des motifs complété, la composition du Comité directeur et le budget prévisionnel au Collège des professeur-es ou équivalent pour préavis;
  • transmet la copie du règlement-cadre, le plan d'études, l'exposé des motifs complété, la composition du Comité directeur et le budget prévisionnel au Conseil participatif ou équivalent pour adoption;
  • transmet la copie du règlement-cadre, le plan d'études, l'exposé des motifs complété, la composition du Comité directeur et le budget prévisionnel au/à la directeur/trice de programme et au CFCD avec mention du préavis et de l'adoption des deux instances, du résultat des votes et des dates de séances.

Le/la conseiller/ère juridique du CFCD

  • effectue une dernière relecture avant que la direction du CFCD assure le suivi du dossier auprès du Rectorat en déposant un point à l'ordre du jour de la séance du Rectorat;
  • informe le/la Doyen-ne/Directeur ou Directrice, le/la directeur/trice de programme du résultat de la procédure et des éventuelles modifications.

Le/la directeur/trice de programme:

  • après adoption par le Rectorat, introduit les éventuelles modifications dans le plan d'études;
  • ajoute la date de ratification finale par le Rectorat sur le plan d'études;
  •  transmet la version finalisée du plan d'études au décanat/à la direction et au CFCD;
  • met à disposition des participant-es le règlement-cadre SANS le détail des dates d'approbation par les instances et le plan études. Le règlement d'études-cadre doit être publié sur le site internet du/de la Faculté/Institut/Centre pour pouvoir être opposable aux candidat-es et aux étudiant-es.


Spécificités de la procédure en cas de modification/suppression d'un programme

En cas de modification du plan d’études (nombre de modules, intitulés des modules, nombre de crédits par module) ou du/de la directeur/trice de programme, les deux instances du/de la Faculté/Institut/Centre sont seules compétentes. La validation par le Rectorat en dernière instance n'est pas nécessaire.

En cas de modification du titre du programme ou du nombre total des crédits ECTS du CAS ou du DAS, la procédure ci-dessus s'applique et ces modifications doivent être approuvées/validées par le Collège des professeur-es et le Conseil participatif ou équivalent du/de la Faculté/Institut/Centre et par le Rectorat en dernière instance.

La composition du Comité directeur (nombre des membres ou répartition par type de membres (enseignant-es et expert-es de terrain) étant définie dans le règlement-cadre, elle ne peut être modifiée pour un programme.

En cas de remplacement d'un membre du Comité directeur par un autre du même type de membre (enseignant-e universitaire ou expert-e de terrain), le règlement-cadre définit quelle est l'instance compétente pour approuver/nommer le nouveau membre.

En cas de suppression du programme, Cf. 1.9.

 

1.4.3 Facultés/Instituts/Centres SANS règlement-cadre (CAS - DAS) ou MAS

Faculté des sciences – Faculté de médecine – Faculté de droit – Faculté de théologie – Faculté des lettres - ISE - CIDE - GSI - IUFE - GFRI

Pour chaque nouveau programme ou modification de programme, un dossier doit être constitué par le/la directeur/trice du programme. Le dossier contient:

1.4.4 Procédure légale dans un/une Faculté/Institut/Centre SANS règlement-cadre

Le/la directeur/trice de programme présente, selon l'ordre ci-dessous, l'exposé des motifs, le règlement d'études, le plan d'études, le budget prévisionnel et la composition du Comité directeur :

  • au/à la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre pour préavis;
  • au/à la conseiller/ère juridique du CFCD pour conformité légale;
  • au/à la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre pour passation dans les instances.

Le/la Doyenne/Directeur ou Directrice:

  • transmet le règlement d'études, le plan d'études, l'exposé des motifs et le budget prévisionnel au Collège des professeur-es ou équivalent pour préavis;
  • transmet le règlement d'études, le plan d'études, l'exposé des motifs et le budget prévisionnel au Conseil participatif ou équivalent pour approbation /adoption;
  • transmet au/à la directeur/trice du programme et au CFCD le règlement d'études et le plan d'études avec mention du préavis et de l'approbation / adoption des deux instances, du résultat des votes et des dates de séances.

Le/la conseiller/ère juridique du CFCD :

  • effectue une dernière relecture avant que la direction du CFCD assure le suivi du dossier auprès du Rectorat en posant un point à l'ordre du jour de la séance du Rectorat;
  • informe le/la Doyen-ne/Directeur ou Directrice, la/la directeur/trice de programme du résultat de la procédure et des éventuelles modifications.

Le/la directeur/trice de programme:

  • après adoption par le Rectorat, introduit les éventuelles modifications dans le règlement d'études et le plan d'études;
  • ajoute la date d'adoption finale par le Rectorat sur le règlement d'études et la date d'adoption finale par le Conseil participatif ou équivalent sur le plan d'études;
  • transmet la version finalisée du règlement d'études et du plan d'études au/à la décanat/direction et au CFCD;
  • met à disposition des participant-es la version finale du règlement d'études et du plan d'études SANS le détail des dates d'approbation par les instances. Les règlements d'études doivent être publiés sur le site internet du/de la Faculté/Institut/Centre pour pouvoir être opposables aux candidat-es et aux étudiant-es.
     

Spécificités de la procédure en cas de modification/suppression de programme

En cas de modification du plan d'études (nombre de modules, intitulés des modules, nombre de crédits par module) ou de directeur/trice de programme, les deux instances du/de la Faculté/Institut/Centre sont seules compétentes. La validation par le Rectorat en dernière instance n'est pas nécessaire.

En cas de modification de règlement d'études, l'approbation par les deux instances du/de la Faculté/Institut/Centre est suivie par la validation par le Rectorat en dernière instance. Un changement de titre du programme, du nombre total de crédits ECTS ou de la composition du Comité directeur (nombre ou répartition par types de membres - enseignant-e et expert-e de terrain) est considéré comme une modification du règlement d'études.

Le remplacement d'un membre du Comité directeur par un autre du même type de membre (enseignant-e universitaire ou expert-e de terrain) est validé uniquement par le/la doyen-ne du/de la Faculté/Institut/Centre.

En cas de suppression du programme, cf 1.9.

 

1.4.5. Etapes de la création d’un COS

Le Centre InZone est un acteur clé dans la création de COS. Les porteurs/euses de projet informent le Centre InZone qui les accompagne.

Un exposé des motifs doit être rédigé. Une trame est mise à disposition par le CFCD et le Centre InZone : Trame exposé des motifs – nouveau programme – version française

Sur la base de l’exposé des motifs, les porteurs/euses de projet doivent obtenir trois préavis :

  •  Le préavis du/de la Doyen-ne/Directeur/trice du/de la Faculté/Institut/Centre : les porteurs/euses de projet soumettent l'exposé des motifs au/à la décanat/direction Une fois ce premier préavis obtenu, les porteurs/euses de projet informent le Centre InZone et le CFCD qui l’adresse au Directoire des COS, lequel vérifie l’adéquation du projet aux critères pertinents, demande les éventuels compléments ou clarifications ;
  •  Une fois ce second préavis obtenu, le CFCD pose un point à l’ordre du jour de la séance du Rectorat pour obtenir un préavis. Le CFCD informe les porteurs/euses de projet et le Centre InZone de la décision du Rectorat

 Une fois ces trois préavis obtenus, les porteurs/euses de projet doivent :

  •  Introduire les compléments ou modifications sollicités dans le projet ;
  •  Finaliser le plan d’études en attribuant des crédits ECTS à la formation et à ces différentes composantes ;
  • Mettre en place un Comité directeur ;
  • Compléter le Règlement d’études cadre aux espaces prévus, sans modifier le reste du document : Règlement d’études cadre des COS
  • Constituer le dossier à faire valider par les instances facultaires comprenant la copie du Règlement d’études cadre, le plan d’études mentionnant le titre exact du programme et sa traduction anglaise figurant sur le titre délivré, l’exposé des motifs élaboré pour les préavis, un budget prévisionnel, la composition du Comité directeur ;Transmettre le dossier au/à la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre pour passation dans les instances ;

La Doyen-ne/Directeur/trice doivent :

  • Transmettre la copie du règlement-cadre, le plan d'études, l'exposé des motifs complété, la composition du Comité directeur et le budget prévisionnel au Collège des professeur-es ou équivalent pour préavis;
  • Transmettre la copie du règlement-cadre, le plan d'études, l'exposé des motifs complété, la composition du Comité directeur et le budget prévisionnel au Conseil participatif ou équivalent pour adoption;
  • Transmettre le dossier complet au CFCD avec mention du préavis et de l'adoption des deux instances, les résultats des votes et les dates de séances.

Le CFCD doit ensuite :

  • Déposer un point à l’ordre du jour de la séance du Rectorat ;
  • Informer le/la Doyen-ne/Directeur ou Directrice, le/la directeur/trice de programme et le Centre InZone du résultat de la procédure et des éventuelles modifications.

Le Centre InZone doit ensuite :

  • Accompagner les porteurs/euses de projet dans l’opérationnalisation du projet sur le terrain ;
  • Accompagner les porteurs/euses de projet dans la gestion financière et administrative du projet qui ne suit pas les règles habituelles pour les programmes de formation continue, mais celles régissant les projets du Centre InZone ;
  • Accompagner les porteurs/euses de projet dans la gestion des participant-es.
     

En cas de modification du plan d’études (nombre de modules, intitulés des modules, nombre de crédits par module) ou du/de la directeur/trice de programme, les deux instances du/de la Faculté/Institut/Centre sont seules compétentes. La validation par le Rectorat en dernière instance n’est pas nécessaire.

En cas de modification du titre du programme ou du nombre total de crédits ECTS du CAS ou du DAS, la procédure ci-dessus s'applique et ces modifications doivent être approuvées/validées par le Collège des professeur-es et le Conseil participatif ou équivalent du/de la Faculté/Institut/Centre et par le Rectorat en dernière instance.

La composition du Comité directeur (nombre de membres ou répartition par type de membres (enseignant-es et expert-es de terrain) étant définie dans le règlement-cadre, elle ne peut être modifiée pour un programme. 

En cas de remplacement d’un membre du comité directeur par un autre du même type de membre (enseignant-e universitaire ou expert-e de terrain), le règlement-cadre définit quelle est l’instance compétente pour approuver/nommer le nouveau membre.

1.5. Etape d'opérationnalisation

Lorsque l'étape de validation est achevée, le/la directeur/trice de programme a la responsabilité : 

1.6. Collaboration, partenariat ou programme conjoint : conventions

Une convention dans le cadre d'un programme de formation continue lie l'Université de Genève et une institution publique ou privée afin de définir les modalités de mise en place et/ou d'organisation d'une formation en collaboration, en partenariat ou conjointe. En amont de la rédaction d'une convention, l'étape de préavis doit être passée dans chaque institution selon les règles en vigueur dans l'institution. A l'Université de Genève, l'étape de préavis est décrite ci-dessus. La convention est mentionnée dans le règlement d'études.

Le CFCD facilite la mise en place des conventions en mettant à disposition des trames qui se basent sur les standards en vigueur au niveau de l'Université de Genève. Le Service des affaires juridiques assure la finalisation du document et accompagne la signature des conventions par le/la Vice-Recteur-trice et la/la Doyen-ne concerné-e.

Avant d'initier le travail de rédaction d'une convention, il convient aux porteurs/euses de projet de déterminer au préalable la relation liant l'Université de Genève et l'autre partie à la convention. Le type de relation dépend du degré d'investissement des parties. A l'Université de Genève, les distinctions suivantes sont faites: 
 

1.6.1. Formation en collaboration

La formation en collaboration est délivrée uniquement par une des institutions selon un règlement et un plan d'études adoptés uniquement par cette dernière et respectant sa propre réglementation. L'autre partie apporte un investissement, mais celui-ci est minime par rapport à celui de l'institution qui délivre la formation (par exemple: un seul enseignement à option). Le titre (diplôme) est délivré par l'institution qui propose la formation. Il ne fait pas mention de la collaboration, et ne comprend ni le logo ni la signature de l'autre partie Cf. 5.2. Lorsque l'Université de Genève délivre la formation, la trame de convention de collaboration mise à disposition par le Centre pour la formation continue et à distance peut être utilisée. Lorsque c'est l'autre institution qui délivre la formation, il est possible qu'elle impose un modèle de convention qui devra être adapté, le cas échéant, en tenant compte des clauses prévues dans cette trame. 

1.6.2. Formation en partenariat

La formation en partenariat est délivrée par l'une des institutions selon un règlement et un plan d'études adoptés uniquement par cette dernière et respectant sa propre réglementation. L'autre partie apporte cependant un investissement important (par exemple: participation au Comité directeur, organisation des modules, implication substantielle dans l'enseignement). Le titre (diplôme) est délivré par l'institution qui délivre la formation et fait mention du partenariat, mais il ne comprend pas le logo de l'autre partie Cf. 5.2. Lorsque l'Université de Genève délivre la formation, la "trame de convention de partenariat" mise à disposition par le CFCD peut être utilisée. Lorsque c'est l'autre institution qui délivre la formation, il est possible qu'elle impose un modèle de convention qui devra être adapté, le cas échéant, en tenant compte des clauses prévues dans cette trame. Les institutions impliquées sont clairement mentionnées. Le libellé du titre (en français et en anglais) ainsi que la mention du partenariat qui figurent sur le diplôme sont précisés dans le règlement d'études. 

1.6.3. Formation conjointe

Dans une formation conjointe, les parties sont plus ou moins "à égalité" en termes d'investissement (scientifique, académique, logistique et financier). Cette formation nécessite un règlement et un plan d'études conjoints adoptés par chacune des autorités compétentes des parties. Dans la mesure où la réglementation applicable au sein de chacune des institutions peut être considérablement différente, il est souvent difficile de les faire concorder pour mener à l'adoption d'un règlement et d'un plan d'études conjoints. C'est pourquoi ce type de formation n'est en général possible qu'avec une autre institution suisse. Le titre (diplôme) délivré fait mention des deux parties et doit comprendre les logos et signatures des deux parties Cf. 5.2. Une trame de convention de formation conjointe est mise à disposition par le CFCD. Cependant, dans la mesure où les parties sont sur un pied d'égalité, il est possible que l'autre institution impose un modèle de convention qui devra être adapté, le cas échéant, en tenant compte des clauses prévues dans la trame de convention de formation conjointe susmentionnée. Les institutions impliquées sont clairement mentionnées. Le libellé du titre (en français et en anglais) ainsi que les signatures et logos qui figurent sur le diplôme sont précisés dans le règlement d'études. Une des institutions est identifiée comme leading house, c'est-à-dire qu'elle assume la gestion administrative et financière du programme, par délégation des autres institutions, ceci étant défini dans la convention. 

Pour la création de formations continues conjointes dans le cadre du Triangle Azur (Universités de Genève, Lausanne et Neuchâtel).

1.7. Direction scientifique

Les garanties scientifiques et académiques de chaque programme de formation continue universitaire sont assurées par le/la directeur/trice de programme. Toute formation diplômante - COS, CAS, DAS, MAS, DAPS - est placée sous la responsabilité d'un membre du corps enseignant de rang professoral, en principe un-e professeur-e ordinaire, d'un-e Faculté/Institut/Centre de l'Université de Genève. De cas en cas et tout à fait exceptionnellement pour les MAS, les maîtres d'enseignement et de recherche et les chargé-es de cours peuvent assurer la direction de ces programmes. Dans le cas de COS, CAS, DAS ou de formations qualifiantes - sessions, journées, conférences -, la responsabilité peut être attribuée à un-e maître d'enseignement et de recherche, à un-e chargé de cours, à un privat-docent ou à un-e chargé-e d'enseignement.

Pour les formations diplômantes, le/la directeur/trice de programme s’appuie sur un Comité directeur. Le/la directeur/trice de programme préside ce comité. 

Le Comité directeur comprend comme membres des enseignant-es universitaires et des expert-es de terrain. Les enseignant-es universitaires sont toujours majoritaires. Pour les programmes conjoints à plusieurs Hautes Ecoles, les Hautes Ecoles sont représentées, en principe, à parité au sein du Comité directeur. Une co-direction peut être nommée. 

Le Comité directeur est placé sous la responsabilité du/de la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre. 

Les compétences du Comité directeur sont décrites dans un document ad hoc: Compétences Comité directeur.

Le Comité directeur peut être assisté par un Conseil scientifique qui a une mission d'expertise et de conseil. Il contribue à la qualité du programme par son expertise du terrain.

1.8. Crédits ECTS

Le CFCD conseille les directeurs/trices de programmes dans le calcul des crédits ECTS.

Tout programme diplômant de formation continue universitaire s'inscrit dans le système ECTS - European Credits Transfer and Accumulation System. Les crédits ECTS mesurent le volume de travail que le participant fournit au cours de son cursus de formation pour atteindre les objectifs de formation. Le calcul des crédits pour les programmes de formation continue est établi dans chaque Faculté/Institut/Centre. Selon les recommandations de la Conférence des recteurs des universités suisses - CRUS - de 2003, un crédit ECTS équivaut à 25-30 heures de formation - incluant enseignement et travail personnel. La page du site de swissuniversities sur les ECTS vous renseigne.

L'Association suisse de formation continue universitaire - Swissuni - a rédigé des Recommandations sur l'application du système ECTS en formation continue universitaire.

1.9. Suppression d'une offre de formation continue

Le CFCD conseille dans le processus de suppression d'une offre de formation continue.

Le principe de la suppression d'une offre de formation continue diplômante (session, CAS, DAS, MAS) est une procédure miroir de celle qui existe pour la création d'une offre. La suppression d'une offre doit être préavisée par le Collège des professeur-es ou équivalent du/de la Faculté/Institut/Centre concerné/e, approuvée par le Conseil participatif ou équivalent, sur proposition du/de la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre. En outre, elle est validée par le Rectorat. Il n'y a pas de préavis à requérir. 

Le dossier contient: un exposé des motifs expliquant les raisons de la fermeture/suppression de l'offre de formation, le règlement d'études, le plan d'études et la liste des membres du Comité directeur en fonction à ce moment-là. 

Le/la conseiller/ère juridique du CFCD informe le/la Doyen-ne/Directeur ou Directrice, le/la directeur/trice de programme du résultat de la procédure devant le Rectorat.

Les éventuelles conventions avec d'autres Hautes Ecoles doivent être dénoncées.

Le CFCD assiste les équipes de programmes dans la gestion financière des programmes de formation continue. Il renseigne et soutient les collaborateurs/trices dans cette tâche.

La formation continue universitaire répond à un principe d'autofinancement réalisable par la perception d'émoluments ou finances d'inscription.

Les fonds de la formation continue sont gérés selon les normes de la comptabilité de l'Université de Genève. Ils enregistrent uniquement des dépenses et des recettes liées à la formation continue universitaire, et uniquement celles-ci.

2.1. Comptabilité

Le CFCD renseigne les collaborateurs/trices des programmes de formation continue sur les outils et pratiques de l'Université de Genève en matière de gestion comptable.

Un fonds est ouvert pour chaque programme à l'antenne Formation continue - FO - à la Comptabilité de l'Université. L'ouverture et la gestion d'un fonds sont réglementés par la procédure Ouvrir et gérer un fonds institutionnel. La Comptabilité de l'Université enregistre toutes les dépenses et toutes les recettes liées au programme.

Le/la directeur/trice du programme est responsable des crédits et débits enregistrés. Il/elle doit pouvoir présenter, sur demande de la hiérarchie, un compte d'exploitation par édition pour chacune des formations qu'il/elle dirige.

2.2. Ouverture d'un fonds

Le CFCD facilite l'ouverture de fonds pour les programmes de formation continue.

Tout programme doit faire l'objet d’une demande d'ouverture de fonds. 

Un nouveau fonds doit être ouvert pour chaque édition d’un programme diplômant - CAS, DAS ou MAS. Ce fonds doit enregistrer toutes les dépenses et toutes les recettes liées à l'édition concernée. Il sert de compte d'exploitation à l'édition.

Pour les formations qualifiantes - sessions, journées, conférences - qui sont organisées régulièrement, un fonds unique peut être ouvert et réutilisé pour chaque édition.

La demande d’ouverture d’un fonds doit être adressée au CFCD et accompagnée, pour les MAS, DAS et CAS, d'un budget prévisionnel mis à jour à chaque nouvelle édition.

Le CFCD structure les fonds selon les centres financiers liés à la formation continue et transmet les demandes d'ouverture de fonds à la Comptabilité de l'Université.

2.3. Clôture d'un fonds et constitution de réserves

Le CFCD conseille en matière de constitution et de gestion de réserves et de clôture de fonds.

Le solde positif à la fin de chaque édition d’un programme doit être transféré dans un fonds de regroupement lié au programme, ceci sous la responsabilité du/de la directeur/trice de programme. La réserve ainsi constituée est requise pour assurer le départ de l’édition suivante et la prise en charge d'éventuels déficits lors d'éditions futures.

Les fonds de regroupement sont soumis à la "règle des trois ans", selon laquelle, en vertu de l'article 9, al.3 du Règlement sur les finances de l'Université, les fonds propres affectés par l'Université qui ne sont pas utilisés durant une période consécutive de trois ans - "fonds dormants" - sont attribués par le Rectorat, en fin de chaque exercice comptable, à la réserve pour le fonds d'innovation et de développement - FID.

2.4. Budget

Le CFCD aide à l'élaboration de budgets pour les programmes de formation continue. Il met à disposition une trame de budget.

Budget prévisionnel
Pour chaque programme, un budget prévisionnel équilibré – c'est-à-dire où les recettes et les dépenses s'équilibrent entre elles - doit être soumis pour validation au Rectorat lors de la première édition et actualisé pour chaque édition.

Un budget actualisé pour chaque édition est validé par le/la directeur/trice ou le Comité directeur du programme et transmis au CFCD en lien avec l'ouverture de fonds. 

Budget révisé
Un budget révisé, mis à jour après la clôture des inscriptions en fonction des inscriptions effectives, doit être présenté au CFCD au plus tard avant le début de chaque édition. Ce budget sera inscrit dans SAP par la Comptabilité de l'Université.

2.5. Politique de financement des déficits

Les dépenses d'un programme doivent être couvertes par les recettes.

Si une première édition doit être annulée en raison d'un manque de participant-es, le CFCD peut, à condition qu'il ait approuvé le budget avant le lancement du programme, couvrir les frais de préparation et de mise en marché à hauteur maximale de CHF 5'000.- pour les formations qualifiantes (sessions, journées, conférences) et CHF 10'000.- pour les formations diplômantes (CAS, DAS, MAS).

Si un déficit non programmé apparaît en cours de première édition, le CFCD doit en être immédiatement averti pour entrer en matière sur une éventuelle prise en charge.

Si, lors des éditions successives, un déficit apparaît dans le budget prévisionnel de l'édition, le déficit ne doit pas être supérieur au montant des réserves.

2.6. Paiement des factures et gestion des dépenses

Le CFCD renseigne les collaborateurs/trices des programmes de formation continue sur les outils et pratiques de l'Université de Genève en matière de paiement des factures et gestion des dépenses.

Le paiement des factures et la gestion des dépenses et recettes sont gérés selon les règles en vigueur à l'Université. Le/la directeur/trice du programme dispose de la signature et de la possibilité de donner une délégation. Cf. Procédure : Ouvrir et gérer un fonds institutionnel.

2.7. Emoluments - finances d'inscription

Le CFCD conseille en matière de budget, notamment pour la définition du montant des finances d'inscription.

L’Université perçoit des émoluments - finances d'inscription - pour les programmes de formation continue. Les finances d'inscription sont fixées selon les coûts induits par les enseignements, par la mise en marché et la gestion du programme et tenant compte des prix sur le marché de la formation continue universitaire et de la formation continue. Pour chaque programme, le montant de cette finance d'inscription est prévu à l'élaboration du budget.

2.8. Chèque annuel de formation

L'Université, par l'intermédiaire du CFCD, permet aux participant-es contribuables genevois d'accéder au soutien financier du Canton de Genève (chèque annuel de formation) en soumettant à la certification les programmes de formation continue auprès des autorités cantonales. Cf. Procédure Chèque annuel de formation

Comme condition préalable à l'éligibilité des formations pour le chèque annuel de formation, la formation continue de l'Université de Genève dans son ensemble est certifiée eduQua.

Les responsables de programmes certifiés s'engagent à utiliser des listes de présence et des questionnaires d'évaluation de la satisfaction remplis par les participant-es et doivent être en mesure de présenter ces documents en tout temps dans le cadre d'audit de l'OFPC. 

Les responsables de programme s'engagent également à annoncer toutes modifications pertinentes au CFCD qui relaye l'information auprès des autorités cantonales (titre, nombre et intitulés des modules, nombre d'heures d'enseignement en présence, horaires, prix de la formation et/ou des modules, notamment).

2.9. Abandon des créances

Les conditions d'annulation doivent figurer sur les formulaires d'inscription. En principe, tout abandon pendant la formation ne donne pas droit à un remboursement. Des cas de force majeure, maladie, accident, décès, etc. peuvent être pris en compte. Tout abandon de créances est placé sous la responsabilité du/de la directeur/trice de programme, en adéquation avec le règlement d'étude.

2.10. Overhead formation continue

Toute finance d'inscription est soumise à un prélèvement de 7,5% pour l’Université de Genève. De cette somme, la moitié couvre les services offerts par l'Université de Genève et le CFCD et l'autre moitié est utilisée dans le cadre du Fonds d’Innovation et d’Appui - FIA - pour mutualiser les efforts d'investissement pour le lancement et le soutien de projets innovants en formation continue.

2.11. Subside FIA

Un subside du FIA peut être sollicité à tout moment, dès lors que la demande répond aux critères suivants:

  • Pertinence par rapport aux objectifs du Plan stratégique "L'Université de Genève à l'horizon 2025" et des axes de développement stratégique de la formation continue,
  • Innovation et transférabilité de l'innovation à d'autres formations,
  • Opportunité de dialogue approfondi entre divers programmes et la création de réseaux d'expertise,
  • Impact financier et social,
  • Faisabilité (ressources internes disponibles, public, concurrence)
  • Mobilisation d'autres fonds (de réserve, facultaire).

La procédure est décrite au point 1.3.


L'exposé des motifs doit impérativement comporter le montant sollicité et la description de son utilisation (par exemple cahier des charges pour un-e collaborateur/trice si le salaire doit être couvert par le FIA). Des trames d'exposés des motifs sont mises à disposition par le CFCD:

3.1. Engagement et paiement du personnel

Le CFCD conseille en matière de procédure d'engagement et de paiement du personnel. Il aide à constituer les dossiers d'engagement.

Les engagements se font selon les règles en vigueur à l'Université de Genève:

3.2. Dépenses exploitation

Les dépenses d’exploitation sont réglementées par les normes en vigueur à l’Université de Genève.

Le mémento de l'Université renseigne sur les procédures concernant les frais de déplacement et de réception : Payer ou rembourser des frais de déplacement, de réception, de repas et des petits frais
Le cursus des participant-es de formation continue est géré dans le même esprit que celui des étudiant-es de la formation de base et approfondie, selon les pratiques du/de la Faculté/Institut/Centre en charge de la gestion du programme. Les participant-es des formations diplômantes sont soumis au règlement d'études du programme dans lequel ils/elles sont inscrit-es. Toutes les décisions formelles sont prises selon le règlement d'études et communiquées aux participant-es selon les pratiques du/de la Faculté/Institut/Centre concerné-e.
Les règles en matière de protection des données personnelles des participant-es doivent être scrupuleusement respectées:
 

4.1. Communication avec les participant-es

Les courriers adressés aux participant-es des formations diplômantes (CAS, DAS, MAS) qui sont considérés comme des décisions ont une valeur juridique. C'est sur la base de ces courriers que le/la participant-e peut s'opposer à la décision. C'est pourquoi ils doivent être rédigés selon des règles strictes. 

Les courriers concernés sont, notamment (non exhaustif): 

  • les décisions d'admission ou de refus d'admission (incluant, le cas échéant, les équivalences accordées), 
  • les pv de notes (intermédiaires et final),
  • les décisions relatives aux demandes de prolongations du délai d'études/de report de formation ou toute autre demande de dérogation relative au cursus de l'étudiant-e,
  • les décisions d'élimination de la formation ou du/de la Faculté/Institut/Centre.

Toutes ces décisions sont similaires aux décisions prises en matière de formations de base et approfondies (BA, MA, doctorat, etc.). C'est pour cette raison qu'il incombe à chaque Faculté/Institut/Centre de veiller à ce que les consignes et pratiques facultaires ou de l'Institut/Centre pour les formations de base et approfondies soient également appliquées en matière de formations continues.

4.2. Inscription des participant-es

Les participant-es de formation continue sont enregistré-es dans la base de données Oracle (FCO) et inscrit-es à un programme de formation continue. L'ensemble de participant-es aux programmes doivent être inscrit-es au début de leur formation et au plus tard le 10 novembre de la première année du programme. La responsabilité de cet enregistrement incombe au/à la  directeur/trice du programme.

La demande d'accès à l'application FCO est à adresser au CFCD: users-formcont(at)unige.ch.

Les informations obligatoires sont celles du formulaire d'inscription.(rubrique Processus d'inscription et types de formulaire). Des trames en format Word et des exemples en format pdf sont mis à disposition par le CFCD sur l'Espace collaborateurs. 

L'exemple de formulaire pour les formations qualifiantes comprend un nombre réduit de questions. En ce qui concerne les formations qualifiantes, au minimum le nombre total de participant-es est exigé dans l'application FCO. Il est à noter que pour utiliser les fonctionnalités de facturation de l'application Oracle FCO, le wifi et la plateforme d'enseignement en ligne MOODLE,  il est indispensable d'inscrire nominalement les participant-es.

 

Usage des données
Le CFCD édite les formulaires d'inscription, rappelle les exigences en termes d'informations concernant l'enregistrement des participant-es et forme les collaborateurs/trices à l'utilisation des outils de gestion des participant-es.

Sur la base de l'enregistrement des participant-es:

L'exactitude des données relève de la responsabilité du/de la directeur/trice de programme.

4.3. Attribution d'un numéro SIUS

Le CFCD informe sur les procédures à suivre en termes d'attribution d'un numéro SIUS pour les participant-es des programmes de formation continue de 60 crédits ECTS et plus.

L'ensemble des participant-es des programmes de 60 crédits ECTS et plus sont enregistrés à l'Université de Genève dans le programme concerné, selon une formule d'"immatriculation light" et reçoivent ainsi un numéro d'immatriculation SIUS. (Cf. Procédure Numéro SIUS et numéro AVS pour la formation continue)

Exemples de formulaire d'inscription au point 4.2.

A la fin de leur cursus, ils/elles doivent être exmatriculé-es.

4.4. Numéro AVS

Au moment de l'inscription, le numéro AVS des participant-es aux programmes de 60 ECTS et plus doit être renseigné sur l'application FCO. Cf. Procédure Numéro SIUS et numéro AVS pour la formation continue .
 
Depuis l'année universitaire 2012-2013, au niveau fédéral, le numéro d'identification des étudiant-es des universités et écoles polytechniques fédérales suisses est basé sur le numéro AVS (numéro AVS à 13 chiffres = nAVS13). L'Ordonnance fédérale sur les relevés statistiques stipule expressément le caractère obligatoire de cette donnée pour tous les degrés de la formation. L'objectif est ainsi de répondre aux besoins de données pour la recherche.

Les étrangers/ères n'ayant jamais résidé/étudié/travaillé en Suisse n'ont pas de numéro AVS. Un numéro leur est attribué automatiquement sur la base des informations figurant sur le formulaire d'inscription.

4.5. Inscription en ligne

Le CFCD est à disposition pour mettre en place la fonctionnalité d'inscription et de paiement en ligne pour les programmes.

4.6. Carte multiservices

Le CFCD renseigne sur la procédure à suivre pour la commande de cartes multiservices: users-formcont(at)unige.ch.

Les participant-es des formations continues diplômantes - CAS, DAS, MAS - ont droit à une carte multiservices. La mention figurant sur la carte est "Etudiant de FC" pour les MAS et "Formation continue" pour les CAS et DAS. La distribution de la carte est sous la responsabilité du/de la directeur/trice de programme. En cas de besoin spécifique, une carte multiservices peut également être délivrée aux participant-es des sessions.

Fiche descriptive cartes multiservices: Carte multiservices UNIGE pour les étudiants et participants de formation continue et renseignements sur le catalogue des services numériques : Carte multiservices

4.7. Accès aux ressources informatiques

Le CFCD renseigne les collaborateurs/trices sur la marche à suivre pour attribuer des accès informatiques aux participant-es.

Les participant-es des programmes de formation continue disposent d'un accès ISI permettant d'utiliser les ressources informatiques standards de l'UNIGE telles que le réseau wifi, l'accès VPN à distance, ou encore la plateforme d'enseignement virtuel MOODLE. Les formations de 60 crédits ECTS et plus sont en outre au bénéfice d'une adresse email @etu.unige.ch. L'accès à ces ressources n'est actif que le temps de la formation et est automatiquement désactivé à son terme.

Ces accès sont nécessairement créés pour les participant-es des CAS, DAS, MAS et selon besoin pour les participant-es aux sessions. Ces accès sont générés par le/la gestionnaire dzu programme depuis l'application Oracle FCO. Renseignements auprès du CFCD : users-formcont(at)unige.ch ou sur l'Espace collaborateurs FC.

 

4.8. Bibliothèques

Les participant-es de formation continue ont accès aux bibliothèques de l'Université de Genève.

Pour les participant-es des CAS, DAS et MAS, la carte multiservices fait office de carte de lecteur/trice.

Pour les participant-es des formations qualifiantes - session, journées, conférences :

  • domicilié-es dans le canton de Genève: la carte de lecteur/trice est délivrée sur présentation de leur carte d'identité dans une bibliothèque du Réseau des bibliothèques genevoises
  • non résidant sur le canton de Genève: la carte de lecteur/trice est délivrée sur demande écrite du/de la directeur/trice de programmes à présenter dans l'une des bibliothèques de l'Université de Genève ou en déposant une caution.

Renseignements auprès des Bibliothèques de l'Université

4.9. Exmatriculation

En miroir avec la procédure d'attribution d'un numéro SIUS, la procédure d'exmatriculation concerne:

- les participant-es inscrit-es aux MAS

- les participant-es inscrit-es aux DAS de 60 ECTS et plus

- et les participant-es inscrit-es à des modules isolés de ces programmes de 60 ECTS et plus.

Les participant-es de ces programmes reçoivent en début de formation un numéro d'immatriculation SIUS "immatriculation light". A la fin de leur cursus, ils/elles doivent être exmatriculé-es.

Ils/elles sont automatiquement exmatriculé-es un mois après la réussite de leur diplôme. Les cas d'abandon, d'élimination ou de formation terminée sans délivrance de titre doivent être documentés dans l'application FCO pour que l'exmatriculation soit ensuite effective. L'exmatriculation intervient 30 jours après la date de réussite et 10 jours après un abandon.

Les formations diplômantes - COS, CAS, DAS, MAS , DAPS - donnent droit à des titres officiels de l'Université de Genève.

Le titre (diplôme) est délivré à un-e participant-e lorsque l'ensemble des conditions requises par le règlement d'études sont remplies et que la réussite est prononcée par le/la Doyen-e/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre sur proposition du Comité directeur. 

 Un dossier académique est remis à l'étudiant-e. Il est constitué des documents suivants :

  • le titre (diplôme) 
  • le procès-verbal - (PV) de notes, sur le modèle des procès-verbaux de notes du/de la Faculté/Institut/Centre, signé par le/la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre et le/la directeur/trice du programme et
  • Pour les MAS, et dans certains cas pour les CAS ou DAS, le supplément au diplôme - ou Diploma Supplement - DS.
     

5.1. Edition des titres FCU

Les MAS sont édités par le Bureau des diplômes.

Les COS, CAS, DAS et DAPS sont édités par le CFCD.

Une fois les conditions de réussite remplies part les participant-es, les titres sont édités sur demande du/de la directeur/trice de programme selon les procédures suivantes:

Cumul des titres: un-e participant-e ne peut pas se prévaloir de deux titres liés au même programme d'études. Par exemple, lorsqu'un CAS ou un DAS constitue une partie du programme d'un MAS, le/la participant-e doit rendre le CAS ou le DAS avant de se voir délivrer le MAS. Les diplômes rendus doivent être adressés au CFCD. Ces dispositions sont prévues dans le règlement d'études.

Dans le cas des réimpressions de titres (en cas de changement de sexe par exemple), il est demandé, en plus de rendre son titre, de signer une attestation selon laquelle cette personne ne fera plus usage de ces documents à l'avenir.

5.2. Signature des titres FCU

Les MAS sont signés par le/la Recteur/trice, le/la Secrétaire général-e et par le/la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre hébergeant le programme.

Les CAS et les DAS sont signés par le/la Secrétaire général-e de l’Université, le/la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre hébergeant le programme ainsi que par le/la directeur/trice du programme.

Les signatures sont numérisées avec l'accord des personnes concernées.

Dans le cas d'un programme conjoint à plusieurs universités, les universités partenaires signent le titre selon les modalités fixées dans le règlement d'études et la convention de programme.

La mention d'un éventuel partenariat figure sur le titre, sans logo ni signature. La mention d'une éventuelle collaboration ne figure pas sur le titre. La différence entre collaboration, partenariat et programme conjoint est décrite au point 1.6. 

Une attestation de participation peut être délivrée sur demande pour les formations qualifiantes – sessions, journées, conférences ainsi que pour les modules de CAS, DAS ou MAS suivis isolément. Elle est signée par le/la directeur/trice du programme.

5.3. Relevé de notes

Un relevé de notes final listant les éléments du plan d'études ayant été acquis, les crédits ECTS, le mode de calcul des crédits ECTS et les voies d'opposition est édité et remis au/à la participant-e avec le diplôme et le supplément au diplôme. Il est signé par le/la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre ainsi que par le/la directeur/trice du programme. Il s'agit de décisions émanant de l'application des règlements d'études qui ouvrent la voie aux oppositions (RIO-UNIGE), c'est pourquoi il est nécessaire de se calquer précisément sur les pratiques du/de la Faculté/Institut/Centre concerné-e.

5.4. Diploma supplement-DS

Le CFCD accompagne la mise en place des premiers suppléments au diplôme pour une nouvelle formation. Il est nécessaire de se prévoir un délai de 1 mois, comme pour l'édition des titres. Contactez Jasmine Sansonnens.
 

5.4.1. DS pour les MAS

Il s'agit d'un document basé sur le modèle européen bilingue contenant un nombre précis d'informations sur la nature, le niveau, le contenu et le statut des études établies dans le but d'améliorer la transparence internationale des diplômes et la reconnaissance académique des qualifications. Il est utile avant tout aux employeurs et aux autres universités. Selon les recommandations de la Conférence des recteurs des universités suisses(CRUS) , un Supplément au diplôme - ou Diploma Supplement (DS) - est établi et annexé à chaque MAS. Le site www.swissuniversities.ch renseigne sur le Diploma Supplement.

Le DS MAS est édité par le Bureau des diplômes, sur la base d'un masque sur l'application Oracle FCO à compléter par les responsables de programmes. Il est signé par les mêmes instances institutionnelles que le titre.

Dans le cas de programmes conjoints à plusieurs universités, le diplôme, le Supplément au diplôme (DS) et le procès-verbal des notes sont édités par l'Université qui gère le programme selon ses propres procédures. Pour les formations conjointes dont la leading house est l'UNIGE, seuls les signataires UNIGE signent le DS et seul le logo UNIGE figure. Les partenaires sont mentionnés dans le contenu du document.

5.4.2 Complément au diplôme pour les CAS-DAS-COS

Dans ce même esprit, pour les DAS, CAS et COS, un complément au diplôme plus détaillé peut être établi et annexé au titre. Les responsables du programme créent, éditent et impriment ce complément au diplôme qui est signé par le/la directeur/trice du programme et éventuellement par les partenaires. Le CFCD fournit des trames :

5.5. Copie conforme et duplicata

Sur demande du/de la participant-e et présentation de l'original d'un diplôme, un tampon "certifié conforme à l'original" est apposé sur la copie. Le coût de l'établissement d'une copie conforme est de CHF 10.- par copie.

En cas de vol ou perte de diplôme, un duplicata  peut être émis sur la base d'une demande écrite et dûment justifiée (p.ex. récépissé de plainte pour vol; déclaration de sinistre), et d'une copie de la pièce d'identité. Seul le diplômé peut faire la demande pour son propre diplôme. Le coût d'un duplicata est de CHF 25.-. En principe, un seul duplicata est édité par diplôme et par personne.Voir la directive Obtenir un duplicata de diplôme.

Ces frais peuvent être réclamés conformément à la législation applicable à l'Université de Genève. (Articles 16 et 17 du Règlement interne relatif aux taxes universitaires et aux émoluments).

Pour les CAS et DAS

Pour les MAS

5.6 Réimpression des diplômes

En cas de changement de prénom, nom et/ou genre, la demande doit répondre aux conditions définies dans la Politique de l'UNIGE sur la réimpression de diplômes et suppléments aux diplômes en cas de changement officiel du prénom, nom et/ou genre".

Pour informer et prévenir le plagiat des participant-es voire, au besoin, le sanctionner, les droits et devoirs de chaque membre de la communauté universitaire sont précisés dans la directive: Plagiats des étudiant-es. Cette directive existe également en anglais sur le même site.

Le site de l'Université de Genève informe sur l'intégrité académique dans les études.

Voir également : La relation éthique-plagiat dans la réalisation des travaux personnels par les étudiants (rapport de la Commission Ethique-Plagiat)".

7.1. Evaluation

Les programmes de formation continue doivent être évalués par le biais d'une enquête de satisfaction des participant-es, selon la procédure d'évaluation des enseignements à l'Université de Genève.

Les programmes sont également évalués tous les dix ans, selon la procédure d'évaluation des programmes de formation.
 

Le CFCD conseille en matière d'évaluation de l'impact des formations continues à court, moyen et long terme.

7.2. Qualité

Le CFCD accompagne les programmes selon les standards qualité en vigueur. Il conseille la mise en place et l'évolution des programmes dans une perspective d'amélioration continue.
 
Il promeut les 13 principes pédagogiques de la formation continue de l'Université de Genève.

Il suit les recommandations pour le développement qualité des programmes de formation continue universitaire élaborées par Swissuni en partenariat avec l'Agence suisse d'accréditation et d'assurance qualité - AAQ (disponibles en français, anglais et allemand).

Le CFCD est membre du Bureau Qualité de l'Université de Genève qui a la charge de proposer et de garantir la mise en oeuvre de la politique institutionnelle de la qualité.

7.3. Accréditations et certifications

Le CFCD accompagne les programmes dans les processus d'accréditations et de certifications, notamment liées à un cadre légal comme la Loi fédérale sur les professions  relevant du domaine de la psychologie (LPsy; RS 935.81), ou des démarches volontaires en vue d'augmenter la qualité et la visibilité des programmes.

La formation continue de l'Université de Genève est certifiée eduQua depuis 2003. Depuis cette date, le CFCD est responsable du processus lié à cette démarche pour les renouvellements tous les trois ans et les suivis annuels.

En accord avec ses textes de lois, chartes et règlements, l'UNIGE décide d'adopter une rédaction inclusive et épicène dans l'ensemble de ses documents officiels, nouveaux ou en révision, en particulier dans ses règlements, directives, rapports, offres d'emploi.

Elle promeut également la rédaction épicène et inclusive dans l'ensemble de sa communication (journaux, magazines, newsletters, sites internet).

Elle encourage l'utilisation du langage épicène et inclusif dans toute communication interpersonnelle (email, courrier)-.

Le Rectorat de l'UNIGE demande à l'ensemble de la communauté universitaire de rédiger selon les principes de base 1 à 5 énoncés dans la directive Rédaction inclusive et épicène à l'UNIGE.

 

 


Version Objet de la modification Date de publication
14 Ajustement de la directive suite à l'ouverture d'un poste juridique au CFCD 18.03.2022
13 Ajustement du langage épicène, ajout des points 1.4.5,5.4.1 , 5.4.2 et 8, et mise à jour des annexes 05.07.2021
12 Tous les points ont été mis à jour. Les points suivants sont nouveaux : 1.6, 2.8, 2.11, 4.1 08.09.2020
11 1.4., 1.4.1., 4.1.2 et 2.4. Mise à jour de la trame de budget
2.7. Mise à jour de la fiche pratique concernant le chèque annuel de formation
09.04.2019
10 1. Adaptation de la procédure de création de programmes avec intégration des sessions
1.4. Intégration de trames de règlements d'études
1.4.2. et 1.4.4. Précision sur la procédure en cas de modification de la composition du comité directeur, de modification de titre de la formation, de crédits ECTS totaux ou de plan d'études.
1.7. Précision sur la composition du comité directeur.
1.9. Précision du contenu du dossier requis pour la suppression d'une offre de fc
3.1. Ajout de liens vers les procédures d'engagement et de rémunération pour le personnel temporaire
5.4. Adaptation du prix du duplicata
31.08.2018
9 10.07.2018 : remplacement du fichier "trame de budget" hors processus de validation / CM
1.2., 1.3, 1.6. : Introduction de l'étape de préavis dans la procédure de création d'un programme, y compris lors d'une demande de soutien financier au fonds FIA
Ajustement de la numérotation entre 1.2 et 1.9.
1.4. et 2.4. Ajout de trames d'exposés des motifs et de budget
1.7. Introduction des compétences du Comité directeur
2.3. Ajout d'une information concernant les fonds de regroupement "dormants"
2.9. Ajout de la description des critères d'attribution du fonds FIA
23.05.2017
8 Adaptation du nom du Centre: Centre pour la formation continue et à distance - CFCD
Clarification de la formulation des points 1.2, 1.3, 1.7, 2, 4, 5.2, 7.2
En lien avec les chèques-formation, rappel de la nécessité d'annoncer toutes modifications du programme et d'utiliser des listes de présence au point 2.7
Ajout de la date limite pour l'enregistrement des participants au point 4.1
Reformulation du titre du point 4.6
Ajout du point 7.3: Accréditations et certifications
Mise à jour de certains liens avec sites web
14.12.2016
7 24.06.2016 : modification du fichier Carte multiservices hors processus de révision
Adaptation du nouveau nom du Centre: Centre universitaire de compétences en formation continue et à distance (Centre formation continue et à distance - CFCD)
Ajout du point 1.7. : Suppression d'une offre de formation continue
Ajout du point 4.1. Inscription des participants
Ajout du point 4.3. : Numéro AVS
Ajout du point 4.4. : Inscription en ligne
Ajout du point 4.8. : Exmatriculation
Renumérotation des points 4.2. Immatriculation; 4.5. Cartes multiservices; 4.6. Ressources informatiques; 4.7. Bibliothèques.
Reformulation du titre des points 2.9. et 3.1.
Précisions aux points 1.5., 2.7., 2.8., 2.9. et 7.1.
Précision du rôle du CFCD
Révisions mineures (liens, coquilles, acronymes, cosmétique).
21.12.2015
6

Suppression de la mention à l'ancienne faculté SES et ajout des nouvelles facultés SDS et GSEM au point 1.3 Cadre légal

Mise à jour du point 1.4 Formations conjointes à plusieurs Hautes Ecoles

Mise à jour de la procédure d'édition de la carte multiservices au point 4.2 Carte multiservices
Mise à jour de la procédure d'éditions titres MAS au point 5.1 Edition des titres FCU

Ajout du point 7.1. Evaluation

15.12.2014
5 Clarification de la notion de parité dans la composition du comité directeur au point 1.5 Direction scientifique
Intégration de la notion d'ex-matriculation au point 4.1
Ajout de la numérisation des signatures des diplômes au point 5.2
Ajout du point 5.4 Copie conforme et duplicata
03.09.2013
4 Ajout au point 1.5. sur la direction scientifique. 22.01.2013
3 Adaptation du point 1.3 Cadre légal, selon le nouveau Statut de l'Université.
Intégration des nouveautés telles que Inscription en ligne (au point 4) et Recommandations pour le développement qualité des programmes (au point 7).
Mise à jour du point 2.5 Politique de financement des déficits: la demande de prise en charge de déficits doit être faite avant le début du programme.
Mise à jour des procédures d'édition des titres (point 5.1) et des Suppléments au diplôme (DS) (points 5.3)
Mise à jour du lien sur le plagiat (point 6).
03.05.2012
2 Mise à jour du point 2.5. : Politique de financement des déficits: définition de montants maximums. Nouveaux modèles de formulaire d'inscription. Mise à jour du point 4.4. Bibliothèque: la carte multiservices fait office de carte de lecteur pour les étudiants des CAS et DAS dès la rentrée 2010, modification de la fiche descriptive. Ajout des  points 6. Plagiat et 7.Qualité 16.09.2010
1 Changement de système. Fait suite et remplace : D 20-23-01 : Formation continue: Création et gestion de programmes de formation continue universitaire 26.11.2009

 

Vérificateur/trice Ahidoba de Franchi (Responsable qualité du CFCD)
Approbateur/trice Sophie Huber (Directrice du CFCD)

Dernières modifications : 04/04/2022