Les porteurs/euses de projet informent le CFCD du projet de création de programme.

Un exposé des motifs doit être rédigé. L'aide du CFCD peut être sollicitée pour cette étape. Une demande de soutien financier au fonds FIA peut être soumise à ce stade. 

Une trame d'exposé des motifs est mise à disposition par le CFCD :

• Trame exposé des motifs unique - création

Sur la base de l'exposé des motifs, les porteurs/euses de projet doivent obtenir deux préavis, ou, dans le cas d'une demande de soutien financier du fonds FIA, trois préavis :

1. Le préavis du/de la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre: les porteurs/euses de projet soumettent l'exposé des motifs au/à la décanat/direction.
2. Le préavis du Rectorat : la direction du CFCD pose un point à l'ordre du jour de la séance du Rectorat sur la base de l'exposé des motifs, du préavis du/de la Faculté/Institut/Centre. Le CFCD informe les porteurs/euses de projet de la décision du Rectorat et les accompagne dans le suivi de la décision.
3. Dans le cas d'une demande de soutien financier du FIA., le préavis de la Commission interfacultaire pour la formation continue et à distance (ci-après CIFFCD): Le CFCD informe les porteurs/euses de projet de la décision de la CIFFCD.
   Les critères d'attribution sont décrits au point 2.8.11.

Le CFCD accompagne les porteurs/euses de projets dans l'élaboration du budget, l'attribution de crédits ECTS, la rédaction de règlements et plans d'études et la passation des documents dans les instances de décision et informe sur les principes pédagogiques pour la formation continue.

2.2.2. Règlements-cadre d'études et règlements d'études spécifiques

2.2.2.1. Introduction
Les CAS et DAS peuvent être soumis à un règlement-cadre d'études, applicable dès son entrée en vigueur à tous les nouveaux programmes de la Faculté/Institut/Centre. Pour toutes les formations antérieures à l’adoption du règlement-cadre, les règlements d'études des programmes concernés s'appliquent.
Les MAS, DAPS et les programmes conjoints font toujours l'objet d'un règlement d'études spécifique.

Quatre cas de figure peuvent se présenter :

1. S'il existe un règlement-cadre CAS-DAS dans le/la Faculté/Institut/Centre (FTI, FPSE, SDS, GSEM, CUI), la procédure à suivre pour la validation d'un CAS ou DAS est décrite au point 2.2.2.2
2. S'il n'existe pas de règlement-cadre dans le/la Faculté/Institut/Centre (Sciences, Droit, Théologie, Lettres, ISE, CIDE, GSI, IUFE, GFRI) la procédure à suivre pour les CAS ou DAS est décrite au point 2.2.2.3.
3. Pour les MAS et les DAPS, la procédure à suivre est décrite au point 2.2.2.3
4. Pour les programmes conjoints à plusieurs Hautes Ecoles ou en partenariat avec des institutions publiques ou privées, la procédure à suivre est celle décrite au point 5.

2.2.2.2. Procédure dans les Facultés/Instituts/Centres AVEC règlement-cadre pour CAS et DAS (FTI, FPSE, SDS, GSEM, CUI)

1. Constitution du dossier
   Le règlement-cadre est adopté en dernière instance par le Rectorat. Pour chaque nouveau programme ou modification de programme, un dossier est constitué par le/la directeur/trice de programme, qui contient:
   • une copie du règlement-cadre (avec date d'entrée en vigueur),
   • le plan d’études mentionnant le titre exact du programme et sa traduction anglaise figurant sur le titre délivré, ainsi que d'autres renseignements répondant aux exigences du règlement-cadre (voir une trame de plan d'études spécifique),
   • l'exposé des motifs élaboré pour la phase de préavis, complété, notamment en faisant mention de l’existence du règlement-cadre avec date d'entrée en vigueur,
   • un budget prévisionnel (voir trame de budget), et
   • la composition du Comité directeur.
      
2. Procédure de validation par étapes
   Le/la directeur/trice de programme présente, selon l'ordre ci-dessous, la copie du règlement-cadre propre au/à la Faculté/Institut/Centre, le plan d'études, l'exposé des motifs complété, le budget prévisionnel et la composition du Comité directeur :
   • au/à la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre pour préavis,
   • au/à la Doyen/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre pour passation dans les instances.

Le/la Doyen-ne/Directeur ou Directrice:

• transmet la copie du règlement-cadre, le plan d'études, l'exposé des motifs complété, la composition du Comité directeur et le budget prévisionnel au Collège des professeur-es ou équivalent pour préavis,
• transmet la copie du règlement-cadre, le plan d'études, l'exposé des motifs complété, la composition du Comité directeur et le budget prévisionnel au Conseil participatif ou équivalent pour adoption, et
• transmet la copie du règlement-cadre, le plan d'études, l'exposé des motifs complété, la composition du Comité directeur et le budget prévisionnel au/à la directeur/trice de programme et au CFCD avec mention du préavis et de l'adoption des deux instances, du résultat des votes et des dates de séances.

La direction du CFCD:

• assure le suivi du dossier auprès du Rectorat en déposant un point à l’ordre du jour de la séance du Rectorat.

Le/la conseiller/ère juridique du CFCD :

• informe le/la Doyen-ne/Directeur ou Directrice, le/la directeur/trice de programme du résultat de la procédure et des éventuelles modifications.

Le/la directeur/trice de programme:

• après adoption par le Rectorat, introduit les éventuelles modifications dans le plan d'études,
• ajoute la date d’adoption par le Rectorat sur le plan d'études,
• transmet la version finalisée du plan d'études au décanat/à la direction et au CFCD, et
• met à disposition des participant-es le règlement-cadre SANS le détail des dates d'approbation par les instances et le plan études. Le règlement d'études-cadre doit être publié sur le site internet du/de la Faculté/Institut/Centre pour pouvoir être opposable aux candidat-es et aux étudiant-es.

2.2.2.3 Facultés/Instituts/Centres SANS règlement-cadre (Faculté des sciences – Faculté de médecine – Faculté de droit – Faculté de théologie – Faculté des lettres – CIDE  –  GFRI – GSI - ISE – IUFE)

a. Constitution du dossier

Pour chaque nouveau programme ou modification de programme, un dossier doit être constitué par le/la directeur/trice du programme. Le dossier contient:

• l'exposé des motifs élaboré pour la phase de préavis, complété 
• un règlement d’études, voir:
  • Trame de règlement d'études de CAS
  • Trame de règlement d'études de DAS
  • Trame de règlement d'études de DAS intégrant un CAS
  • Trame de règlement d'études de MAS
  • Trame de règlement d'études de MAS intégrant un CAS ou DAS.
• un plan d’études mentionnant le titre exact du programme (voir trames de règlement d'études), et
• un budget prévisionnel (voir trame de budget), et
• la composition du Comité directeur (voir trames de règlement d'études).

b. Procédure de validation par étapes

Le/la directeur/trice de programme présente, selon l'ordre ci-dessous, l'exposé des motifs, le règlement d'études, le plan d'études, le budget prévisionnel et la composition du Comité directeur :

• au/à la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre pour préavis,
• au/à la conseiller/ère juridique du CFCD pour conformité légale, et
• au/à la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre pour passation dans les instances.

Le/la Doyenne/Directeur ou Directrice :

• transmet le règlement d'études, le plan d'études, l'exposé des motifs et le budget prévisionnel au Collège des professeur-es ou équivalent pour préavis,
• transmet le règlement d'études, le plan d'études, l'exposé des motifs et le budget prévisionnel au Conseil participatif ou équivalent pour approbation /adoption, et
• transmet au/à la directeur/trice du programme et au CFCD le règlement d'études et le plan d'études avec mention du préavis et de l'approbation / adoption des deux instances, du résultat des votes et des dates de séances.

Le/la conseiller/ère juridique du CFCD :

• effectue une dernière relecture avant que la direction du CFCD assure le suivi du dossier auprès du Rectorat en posant un point à l'ordre du jour de la séance du Rectorat, et
• informe le/la Doyen-ne/Directeur ou Directrice, la/la directeur/trice de programme du résultat de la procédure et des éventuelles modifications.

Le/la directeur/trice de programme:

• après adoption par le Rectorat, introduit les éventuelles modifications dans le règlement d'études et le plan d'études,
• ajoute la date d'adoption finale par le Rectorat sur le règlement d'études et la date d'adoption finale par le Conseil participatif ou équivalent sur le plan d'études,
• transmet la version finalisée du règlement d'études et du plan d'études au/à la décanat/direction et au CFCD,
• met à disposition des participant-es la version finale du règlement d'études et du plan d'études SANS le détail des dates d'approbation par les instances. Les règlements d'études doivent être publiés sur le site internet du/de la Faculté/Institut/Centre pour pouvoir être opposables aux candidat-es et aux étudiant-es.

Le Centre InZone est un acteur clé dans la création de COS. Les porteurs/euses de projet informent le Centre InZone qui les accompagne.
Un exposé des motifs doit être rédigé (voir Trame exposé des motifs unique - création).

2.3.1. Préavis

1. Sur la base de l’exposé des motifs, les porteurs/euses de projet doivent obtenir trois préavis :
2. Le préavis du/de la Doyen-ne/Directeur/trice du/de la Faculté/Institut/Centre : les porteurs/euses de projet soumettent l'exposé des motifs au/à la décanat/direction,
3. Une fois ce premier préavis obtenu, les porteurs/euses de projet informent le Centre InZone et le CFCD qui l’adresse au Directoire des COS, lequel vérifie l’adéquation du projet aux critères pertinents, demande les éventuels compléments ou clarifications,
4. Une fois ce second préavis obtenu, le CFCD pose un point à l’ordre du jour de la séance du Rectorat pour obtenir un préavis. Le CFCD informe les porteurs/euses de projet et le Centre InZone de la décision du Rectorat.

2.3.2. Validation

a. Constitution du dossier
 Une fois ces trois préavis obtenus, les porteurs/euses de projet doivent :

• Introduire les compléments ou modifications sollicités dans le projet ;
• Finaliser le plan d’études en attribuant des crédits ECTS à la formation et à ces différentes composantes ;
• Mettre en place un Comité directeur ;
• Compléter le Règlement d’études cadre aux espaces prévus, sans modifier le reste du document (voir Règlement d’études cadre des COS)
• Constituer le dossier à faire valider par les instances facultaires comprenant la copie du Règlement d’études cadre, le plan d’études mentionnant le titre exact du programme et sa traduction anglaise figurant sur le titre délivré, l’exposé des motifs élaboré pour les préavis, un budget prévisionnel, la composition du Comité directeur ;
• Transmettre le dossier au/à la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre pour passation dans les instances.

b. Procédure de validation par étapes

La Doyen-ne/Directeur/trice doit :

• Transmettre la copie du règlement-cadre, le plan d'études, l'exposé des motifs complété, la composition du Comité directeur et le budget prévisionnel au Collège des professeur-es ou équivalent pour préavis,
• Transmettre la copie du règlement-cadre, le plan d'études, l'exposé des motifs complété, la composition du Comité directeur et le budget prévisionnel au Conseil participatif ou équivalent pour adoption, et
• Transmettre le dossier complet au CFCD avec mention du préavis et de l'adoption des deux instances, les résultats des votes et les dates de séances.

Le CFCD doit ensuite :

• Déposer un point à l’ordre du jour de la séance du Rectorat, et
• Informer le/la Doyen-ne/Directeur ou Directrice, le/la directeur/trice de programme et le Centre InZone du résultat de la procédure et des éventuelles modifications.

Le Centre InZone doit ensuite :

• Accompagner les porteurs/euses de projet dans l’opérationnalisation du projet sur le terrain,
• Accompagner les porteurs/euses de projet dans la gestion financière et administrative du projet et
• Accompagner les porteurs/euses de projet dans la gestion des participant-es.

Lorsque l'étape de validation est achevée, le/la directeur/trice de programme a la responsabilité :

• d'ouvrir un fonds FO pour la gestion financière,
• de rechercher et désigner un-e coordinateur/trice et/ou un-e collaborateur/trice administratif/ive,
• d'obtenir un accès à la base de données Oracle FCO pour l’enregistrement des participant-es,
• d'obtenir un code diplôme pour les MAS (voir Créer une formation et son code), et
•  d'obtenir les accès à l'ensemble des outils nécessaires à la gestion financière du programme (divers SI) (voir Fiche pratique Application de gestion des dépenses).

La procédure de refonte (ou modification) d'un programme suit la procédure de création de programme avec trois étapes (préavis, validation, opérationnalisation) telle que décrite au point 2 lorsque la modification est conséquente, notamment en cas :

1. d’implication sur le règlement d’études (structure, format, titre de la formation, nombre total de crédits, ajout/suppression de modules, ajout/suppression du travail de fin d’études, durée des études, critères d’admission, introduction de possibilité d’équivalence, structure du comité directeur), et potentielle demande FIA, ou
2. d’implication sur le plan d’études pour les faculté/centre/institut avec règlement-cadre (structure, format, titre de la formation, nombre total de crédits, ajout/suppression de modules, ajout/suppression du travail de fin d’études, durée des études, critères d’admission, introduction de possibilité d’équivalence, structure du comité directeur) et potentielle demande FIA, et/ou
3. de partenariat ou collaboration ayant un impact sur une convention.

Les autres types de modifications peuvent suivre un processus allégé, sans étape de validation par le rectorat. Par exemple, en cas de modification du plan d’études (nombre de modules, intitulés des modules, nombre de crédits par module) ou du/de la directeur/trice de programme, les deux instances du/de la Faculté/Institut/Centre sont seules compétentes ; la validation par le Rectorat en dernière instance n’est pas nécessaire.

Un aide-mémoire rédigé le CFCD est à disposition sur demande pour identifier les étapes à suivre selon le type de modification.

Une d'exposé des motifs pour la refonte de programmes est mise à disposition par le CFCD :

• Trame exposé des motifs unique – refonte

Dans le cas d'une modification de règlement d'études, une présentation en tableau avec la version en vigueur à gauche et les propositions de modifications à droite, surlignées, précédées d'une courte introduction exposant les motifs de ces modifications est requise.

Ce qui est défini dans un règlement-cadre, comme la composition du Comité directeur (nombre de membres ou répartition par type de membres (enseignant-es et expert-es de terrain), ne peut être modifiée pour un programme. En outre, en cas de remplacement d’un-e membre du comité directeur par un-e autre membre du même type (enseignant-e universitaire ou expert-e de terrain), le règlement-cadre définit quelle est l’instance compétente pour approuver/nommer la/le nouvelle/eau membre.

La formation en collaboration est délivrée uniquement par une des institutions selon un règlement et un plan d'études adoptés uniquement par cette dernière et respectant sa propre réglementation. L'autre partie apporte un investissement, mais celui-ci est minime par rapport à celui de l'institution qui délivre la formation (par exemple: un seul enseignement à option).

Le titre (diplôme) est délivré par l'institution qui propose la formation. Il ne fait pas mention de la collaboration, et ne comprend ni le logo ni la signature de l'autre partie (cf. 5.2.).

Lorsque l'Université de Genève délivre la formation, la trame de convention de collaboration mise à disposition par le CFCD peut être utilisée. Lorsque c'est l'autre institution qui délivre la formation, il est possible qu'elle impose un modèle de convention qui devra être adapté, le cas échéant, en tenant compte des clauses prévues dans cette trame.

La formation en partenariat est délivrée par l'une des institutions selon un règlement et un plan d'études adoptés uniquement par cette dernière et respectant sa propre réglementation. L'autre partie apporte cependant un investissement important (par exemple: participation au Comité directeur, organisation des modules, implication substantielle dans l'enseignement).

Le titre (diplôme) est délivré par l'institution qui délivre la formation et fait mention du partenariat, mais il ne comprend pas le logo de l'autre partie (cf.11.3).

Lorsque l'Université de Genève délivre la formation, la trame de convention de partenariat mise à disposition par le CFCD peut être utilisée. Lorsque c'est l'autre institution qui délivre la formation, il est possible qu'elle impose un modèle de convention qui devra être adapté, le cas échéant, en tenant compte des clauses prévues dans cette trame. Les institutions impliquées sont clairement mentionnées. Le libellé du titre (en français et en anglais) ainsi que la mention du partenariat qui figurent sur le diplôme sont précisés dans le règlement d'études.

Dans une formation conjointe, les parties sont plus ou moins "à égalité" en termes d'investissement (scientifique, académique, logistique et financier). Cette formation nécessite un règlement et un plan d'études conjoints adoptés par chacune des autorités compétentes des parties.

Dans la mesure où la réglementation applicable au sein de chacune des institutions peut être considérablement différente, il est souvent difficile de les faire concorder pour mener à l'adoption d'un règlement et d'un plan d'études conjoints. C'est pourquoi ce type de formation n'est en général possible qu'avec une autre institution suisse.

Le titre (diplôme) délivré fait mention des deux parties et doit comprendre les logos et signatures des deux parties (cf.11.2.).

Une des institutions est identifiée comme leading house, c'est-à-dire qu'elle assume la gestion administrative et financière du programme, par délégation des autres institutions, ceci étant défini dans la convention. La pratique retenue entre les institutions suisses veut que la leading house propose sa trame de convention. Une trame de convention pour formation conjointe est mise à disposition par le CFCD. Cependant, dans la mesure où les parties sont sur un pied d'égalité, il est possible que l'autre institution intègre des éléments clé pour elle. Les institutions impliquées sont clairement mentionnées. Le libellé du titre (en français et en anglais) ainsi que les signatures et logos qui figurent sur le diplôme sont précisés dans la convention et le règlement d’études.

Pour la création de formations continues conjointes des universités de Genève, Lausanne et Neuchâtel, consulter le site du Triangle Azur.

Les garanties scientifiques et académiques de chaque programme de formation continue universitaire sont assurées par le/la directeur/trice de programme. Toute formation diplômante - COS, CAS, DAS, MAS, DAPS - est placée sous la responsabilité d'un-e membre du corps enseignant de rang professoral, en principe un-e professeur-e ordinaire, d'un-e Faculté/Institut/Centre de l'Université de Genève. De cas en cas, et très exceptionnellement pour les MAS, les maîtres d'enseignement et de recherche et les chargé-es de cours peuvent assurer la direction de ces programmes. Dans le cas de COS, CAS, DAS ou de formations courtes - sessions, journées, conférences -, la responsabilité peut être attribuée à un-e maître d'enseignement et de recherche, à un-e chargé de cours, à un privat-docent ou à un-e chargé-e d'enseignement.

Pour les formations diplômantes, le/la directeur/trice de programme s’appuie sur un Comité directeur. Le/la directeur/trice de programme préside ce comité. Le Comité directeur comprend des enseignant-es universitaires et des expert-es de terrain pour intégrer les évolutions des pratiques professionnelles et l’adéquation des compétences visées avec les besoins exprimés par les organisations du monde du travail. Le/la Président-e du Comité directeur étant le/la directeur/trice de programme, les enseignant-es universitaires sont toujours majoritaires. Le Comité directeur est placé sous la responsabilité du/de la Doyen-ne/Directeur ou Directrice du/de la Faculté/Institut/Centre.
Les compétences du Comité directeur sont décrites dans un document ad hoc: Compétences Comité directeur.

Pour les programmes conjoints à plusieurs Hautes Ecoles, les Hautes Ecoles sont représentées, en principe, à parité au sein du Comité directeur. Une co-direction peut être nommée.

Pour mémoire, la composition du Comité directeur (nombre des membres ou répartition par type de membres (enseignant-es et expert-es de terrain) étant définie dans le règlement d’études, il faut se référer aux articles 2 « Création d’un programme » et 3 « Refonte/Modification d'un programme existant » pour la procédure. Cependant, lorsque cette composition est définie dans un règlement-cadre, elle ne peut être modifiée pour un programme.

Tout changement de direction doit obligatoirement être communiqué au CFCD après validation par le décanat afin de pouvoir notamment ajuster les signataires des diplômes, les titulaires de fonds et les pages web des programmes concernés.

Le Comité directeur peut être assisté par un Conseil scientifique qui a une mission d'expertise et de conseil. Il contribue à la qualité du programme par son expertise du terrain.